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La transformation numérique de GRDF repose aussi sur le SaaS

De gauche à droite : Patricia Magron (chargée de mission) et Pierre-François Hugon (Directeur Performance et Transformation de GRDF).

En déployant Microsoft Office 365 avec l'accompagnement de Lecko, GRDF a changé ses méthodes de travail au quotidien.

PublicitéDepuis plusieurs années, GRDF travaille avec le cabinet Lecko sur le développement des outils collaboratifs et la transformation des usages et des modes de travail induites. Témoignant à la demande du cabinet le 19 octobre 2017, Pierre-François Hugon, Directeur Performance et Transformation à la DRHT (Direction Ressources Humaines et Transformation) de GRDF s'est ainsi souvenu : « notre premier projet avec Lecko, c'était la migration de Microsoft Sharepoint 2010 en version 2013. » Quelques temps plus, est venue l'implémentation d'outils tels que Yammer et les autres briques de Office 365. « Nous avons dû faire cohabiter ces différents produits auprès de gens habitués à ne disposer que d'un seul logiciel » a relevé Pierre-François Hugon.
Que des fonctions similaires (comme le partage de fichiers) cohabitent dans différents produits est d'ailleurs l'une des difficultés relevées dans la quatrième édition du Guide non-officiel de Microsoft Office 365 présentée le 19 octobre 2017 par le cabinet Lecko (voir encadré). Ainsi, certains groupes utilisant Sharepoint ont été basculés sur Yammer, plus adapté dans ces cas précis. Et, si nécessaire, même si la DSI (qui pilote les outils) y est peu favorable, les utilisateurs peuvent choisir des outils externes à la suite de Microsoft. Pierre-François Hugon a insisté : « nous avons une vision critique de la plate-forme Office, ce qui nous aide à choisir les bons outils. L'essentiel est que ça marche. »

Les managers intermédiaires mis parfois en difficultés

Le déploiement d'outils tels que Yammer fait chuter l'emploi du mail. Mais pas si décider de ce déploiement a été fait de manière unilatérale, hiérarchique, imposée. Le développement du travail collaboratif peut cependant poser divers soucis aux managers intermédiaires. Ils peuvent ainsi se retrouver dépassés par des collaborateurs plus à l'aise voire créant des groupes spontanément. Il peut aussi arriver que le RSE soit mal appréhendé, par exemple qu'un manager voyant une question posée sur le fil Yammer envoie un mail à un subordonné pour lui donner l'ordre d'y répondre.
Certains managers, qui restent sur une logique hiérarchique, peuvent être réticents avec un mode « j'ai déjà assez de travail, je n'ai pas le temps ». Il faut alors montrer les apports qui justifient l'effort de travailler autrement, de changer les habitudes. Et ces apports sont importants quand les outils sont bien appréhendés. Pierre-François Hugon souligne ainsi la création de communautés autour d'un même métier partout sur le territoire.

Le partage plutôt que la rétention

L'existence d'un RSE implique aussi de passer d'une logique de rétention de l'information par la hiérarchie pour affirmer un pouvoir à une logique de partage réactif. A ce jour, plus de mille groupes Yammer (plus ou moins actifs) existent. « Il n'y a aucun intérêt à jouer au censeur, l'objectif étant que l'outil réponde aux attentes des utilisateurs » a insisté Pierre-François Hugon.
Même si GRDF a, grâce à Lecko, mis en place des tutoriels, Pierre-François Hugon a observé : « parfois, les utilisateurs challengent le prescrit ». La propagation de l'usage se réalise, dans les faits, par viralité.

Un mode d'emploi des outils de collaboration SaaS

Arnaud Rayrole, DG de Lecko, a introduit la présentation de la quatrième édition du guide non-officiel d'Office 365

« Nous sommes indépendants de chaque éditeur, position à laquelle nous tenons beaucoup » a insisté Arnaud Rayrole, DG de Lecko, en introduisant la présentation de la quatrième édition du Guide non-officiel de Microsoft Office 365 le 19 octobre 2017. Le cabinet de conseil Lecko, spécialisé dans le collaboratif et la transformation induite des entreprises, publie ainsi régulièrement des études sur divers outils, comme récemment sur la G-Suite de Google ou annuellement sur les outils de réseaux sociaux d'entreprise. L'objectif de ces guides est que les entreprises gagnent du temps sur la découverte et le choix des outils pour se consacrer -sans être déjà épuisées- à la transformation des usages.
Parmi les transformations induites par l'apparition de ces outils bureautiques et collaboratifs en SaaS tels que Microsoft Office 365 ou Google G-Suite, une des plus importantes est peut-être la généralisation de l'identité numérique pour tous les collaborateurs. Ainsi, des personnels de terrain, qui ne disposaient pas d'e-mail professionnels, se retrouvent avec un profil et souvent une connexion via Smartphone. La quatrième édition du Guide non-officiel de Microsoft Office 365 constate que l'offre est aujourd'hui mature même si elle s'est construite petit à petit, ces six dernières années, et reste composée de nombreuses briques dont les fonctions peuvent parfois se recouper. Les témoignages de Sodexo, Canal+ et GRDF, en particulier, ont été utilisés pour créer ce document de référence.

Avoir une vision commune de l'usage

Pour Arnaud Rayrole, Microsoft a réussi à attirer ses clients vers le cloud et le collaboratif en partout de clients lourds traitant des documents. Il n'en demeure pas moins que chaque entreprise doit réflechir à l'offre la plus pertinente pour elle et, ensuite, doit savoir choisir le bon outil parmi ceux disponibles dans chaque cas. Ce choix repose sur un débat des acteurs en présence dans l'entreprise pour atteindre une vision globale des usages. A cela s'ajoute une vision « trou noir » de Microsoft qui voudrait que l'on utilise systématiquement ses produits. Or, le but reste la productivité et, donc, il ne faut pas hésiter à chercher des briques mieux adaptées en dehors de l'offre de Microsoft. « Il n'y a pas de réponse technologique simple et la Digital Workplace reste un mythe, beaucoup de caractéristiques attendues restant à venir » a ainsi asséné Arnaud Rayrole. Celui-ci n'hésite pas à proclamer : « rêvons avec clairvoyance ! »
Surtout, la transformation concerne bien plus les modalités du travail quotidien voire de l'organisation des entreprises que la technique. Les chevauchements fonctionnels entre produits conçus successivement amènent parfois à hésiter dans l'emploi de tel ou tel outil (Teams, Sharepoint, OneDrive... pour partager un fichier par exemple), même si les Office Groups sont communs. Pour Lecko, il convient d'être guidé par les usages et découvrir par la pratique quel outil est le meilleur dans chaque cas, selon la vision de l'usage partagée entre les utilisateurs. Le cabinet a édité un petit outil en ligne gratuit pour aider à faire ce choix.

Plusieurs problèmes demeurent

Même si l'offre de Microsoft est riche et mature, plusieurs problèmes demeurent selon le cabinet Lecko, en dehors des promesses d'évolutions dans un avenir indéfini et l'absence de réponse technique simple à une véritable Digital Workplace intégrée. L'évolution constante des outils amène ainsi des problèmes de compétences internes à mettre à jour régulièrement alors que les collaborateurs ont avant tout des missions à remplir.
En deuxième lieu, le manque d'interopérabilité avec des outils complémentaires couvrant des fonctions pas encore intégrées ou avec des logiciels métiers amène à devoir prévoir un vrai travail d'intégration. Enfin, la question de la souveraineté des données par les utilisateurs n'est pas encore réglée.