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La SNCF informe ses partenaires commerciaux par un extranet sécurisé

Les réseaux internes de la SNCF ne peuvent pas être ouverts aux extérieurs pour des raisons de sécurité. Pour délivrer une information commerciale à ses partenaires, l'opérateur a mis en place une gestion documentaire dédiée.

PublicitéVoyageurs France Europe Partenaires (VFE-P) est une filiale à 100% de la SNCF avec un double rôle, d'une part de holding des filiales assurant une offre de voyages (Eurostar, Thalys...) ou de la distribution de telles offres, d'autre part un rôle de pilotage de la distribution internationale, notamment au travers du réseau Rail Europe. Les distributeurs étrangers des offres de voyage SNCF ont besoin d'accéder à toute une série de documents commerciaux et d'informations présents sur les intranets du groupe. Or, pour des raisons de sécurité, les réseaux propres aux applications internes de la SNCF ne sont jamais ouverts vers l'extérieur et les utilisateurs ne peuvent s'y connecter qu'en utilisant des procédures sécurisées. De plus, les présentations des informations destinées à des étrangers doivent être adaptées par rapport à ce qui est rédigé à l'attention du personnel de la SNCF (sur le fond, la forme et la langue). VFE-P a décidé de développer un extranet dédié aux partenaires commerciaux pour mettre à disposition les informations utiles. Auparavant, la seule solution était de diffuser par courriels les mises à jour documentaires, sans aucune garantie que toutes les informations seraient bien prises en compte par toutes les personnes en ayant effectivement besoin. « Nous avons exprimé nos besoins en mars 2007 et mis en production le site le 5 octobre 2007, deux jours avant l'ouverture de nouvelles offres tarifaires », se souvient Mélina Faye, responsable communication, animation des ventes et partenariats chez VFE-P. L'équipe de VFE-P adapte les informations internes de la SNCF et les met en ligne avec effet immédiat. Le système est prévu pour générer, en cas de besoin, des alertes en page d'accueil ou par mail auprès des inscrits. L'accès à l'extranet, via une connexion Internet HTTP-S, ne se fait bien entendu qu'après inscription préalable, avec affectation d'un profil donnant plus ou moins de droits d'accès sur les documents stockés. Suite Un choix technique reposant sur la convivialité VFE-P a choisi un serveur documentaire basé sur Microsoft Sharepoint Server. La mise en oeuvre a été réalisée par Fujitsu Services et l'hébergement du serveur par une filiale de la SNCF. Le coût global du projet (matériel, logiciel et service) est d'environ 75.000 euros, comprenant les licences Sharepoint pour approximativement 90 utilisateurs, nombre devant être à terme porté à près de 150. Les droits d'accès à chaque document ou à chaque famille de documents sont gérés par personne ou par profil. « La dernière version de Sharepoint Server est appréciable sur ce point car, désormais, les utilisateurs n'ont même plus connaissance de l'existence de documents auxquels ils n'ont pas accès », mentionne Fabrice Léoty, responsable du projet chez VFE-P. Cet outil a été choisi car il permet une grande autonomie des équipes de la SNCF. Fabrice Léoty indique ainsi : « l'outil dispose d'une interface très intuitive et très flexible dont nous avons appris à nous servir avec une seule journée de formation. A terme, nous pensons même pouvoir donner des droits aux équipes commerciales extérieures d'ajouter des documents dans le système, en gérant un circuit d'approbation. » De plus, contrairement à des produits concurrents, Sharepoint Server permet de partager des documents en formats natifs, sans conversion : documents Microsoft Word/Excel, PDF ou autres. Le système permet également de gérer des dates de validité : le document peut n'apparaître qu'à partir d'une certaine date et disparaître après une autre.