Projets

La qualité des produits avant tout !

PublicitéEn tant que traiteur de métier, la qualité des produits est un enjeu important pour Pierre Martinet. Une sélection rigoureuse des matières premières (cahier des charges strictes) et une exigence à toutes les étapes de la production (analyses régulières) s'imposent quotidiennement. Aujourd'hui, la société possède trois activités et trois sites de production en France, impliquant de nombreux échanges d'information. Deux d'entre eux sont déjà certifiés IFS. Quant au siège, il est en plus certifié ISO 9001. Pour la qualité de ses produits, Pierre Martinet assure donc un service assurance et contrôle qualité sur chacun des trois sites de production distants. Mais depuis peu, la société doit faire face à la gestion d'un volume croissant d'informations et de documentations liées à la qualité, ainsi qu'à des inégalités d'accès à l'information. Pour résoudre le problème, Pierre Martinet décide de se doter d'une solution permettant une meilleure diffusion de la politique qualité et une bonne maîtrise de l'information qualité. « La mise en place d'un outil favorisant le partage et la diffusion de l'information, l'organisation et la gestion documentaire, ainsi que le suivi des améliorations et du préventif devenait urgent » estime Christine Chappaz, directrice qualité et recherche du groupe. Différents outils du marché et offres d'intégrateurs sont alors comparés. A l'issue de l'étude, la proposition de Dimo Gestion avec la suite VDoc éditée par VDoc Software fut retenue. Car la société connaissait déjà l'éditeur. Au vue du pré-audit IFS annoncé, le projet démarre rapidement. Ce dernier débute par un énorme travail de bascule de plus de 2000 documents sur VDoc. Une organisation par famille (instructions, procédures, définition de fonction, ...) et une répartition par site ou par groupe est alors privilégié pour offrir un accès rapide à une information de qualité. Afin de mener à bien le projet, un comité de pilotage a été formé par Dimo Gestion. Il réunit trois responsables assurance qualité, le directeur informatique et la directrice qualité et recherche du groupe. Ces derniers ont pour rôle de garantir la formation auprès des utilisateurs. Au départ, 75 accès sont accordés et l'ensemble des services production, administratif, achat, commercial et qualité peuvent accéder au portail. Bilan positif : la solution a permis de modéliser les workflow qualité en définissant un flux de gestion de l'information et en automatisant les processus. Ainsi, lorsqu'un problème surgit, il est possible de saisir le descriptif du problème dans un formulaire électronique et ensuite l' envoyer de manière automatisée pour traitement. Fort de ce succès, le projet va se poursuivre. Prochaines étapes : définir le cycle de vie de chaque type de documents en vue, d'harmoniser, fiabiliser la gestion documentaire et accélérer la mise à disposition des documents au sein du groupe et l'intégration d'autres documents non codifiés dans le système qualité. "L'accessibilité au document par tous, trouver toujours le bon document au bon endroit est désormais posssible" se réjouit Christine Chappaz. "Dans cette optique, nous comptons octroyer 100 accès supplémentaires à VDoc d'ici l'année prochaine" conclut-elle.