Projets

La Monnaie de Paris refond son informatique avec son statut

L'établissement a choisi de passer en comptabilité de droit privé avec le PGI Sage X3, accompagné par le cabinet Ineum.

PublicitéLa Monnaie de Paris était jadis une simple direction du Ministère des Finances soumise à une comptabilité publique avec ses principes très rigides malgré un chiffre d'affaires annuel de 126 millions d'euros, ses 500 salariés et ses deux sites industriels. Or son activité industrielle (production de monnaie fiduciaire métallique française ou étrangère, production de médailles officielles ou non) rendait ce statut très peu adapté. En 2007, cette structure est devenue un EPIC (établissement public industriel et commercial) doté d'une gestion de type privé. A cela s'est ajoutée la problématique de sa gestion de production et de clientèle, réalisé sur un logiciel spécifique à bout de souffle et obsolète.

Une refonte globale du système d'information s'imposait donc. La Monnaie de Paris s'est fait accompagner par un assistant à maîtrise d'ouvrage, le cabinet Ineum, choisi après un premier appel d'offres. Celui-ci reçoit la mission prioritaire de rédiger un cahier des charges pour le nouveau SI.

La cahier des charges est largement diffusé. Après un premier tri administratif, les différentes solutions proposées sont filtrées successivement sur des critères de plus en plus sévères, après des épreuves de plus en plus pointues : démonstrations, maquettes...

La première caractéristique du SI à construire était de devoir être parfaitement intégré et avec le moins de spécifique possible. Une solution progicielle de type PGI s'imposait donc. Mais la difficulté du projet reposait sur la grande variété des activités : séries importantes pour les monnaies, séries parfois très limitées et vente jusqu'à l'unité pour les médailles.

Au final quatre solutions sont retenues, présentées soit en direct par un éditeur, soit par un intégrateur s'appuyant sur un progiciel.

Parmi ces quatre, La Monnaie de Paris choisit finalement Sage ERP X3 Premium Edition, d'une part parce que sa couverture fonctionnelle répondait parfaitement aux attentes, notamment en terme de souplesse, d'autre part à cause de la qualité de la relation humaine avec l'équipe de l'éditeur. Gille de Gouyon, DAF de La Monnaie de Paris, se réjouit notamment de la possibilité d'un double suivi des stocks de métaux (souvent précieux) entre le poids théorique d'une médaille et son poids réel donné par la balance.

La mise ne production de la solution a eu lieu le 5 janvier 2009, au retour de la fermeture annuelle des unités industrielles pour les fêtes de fin d'années.

La formation des personnels s'est faite en mode pyramidal : d'abord des utilisateurs clés qui, ensuite, forment à leur tour les autres utilisateurs. Ce mécanisme est certes plus long mais facilite la gestion du changement et l'appropriation de l'outil en impliquant des échanges entre services. La refonte des procédures en a été facilitée. De plus, durant l'année 2009, cette mutation s'est accompagnée d'un travail de contrôle, nettoyage et complétion des données.