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La marque de chocolat bio Kaoka refond son système d'information autour d'un outil vertical

Guy Deberdt, directeur général de Kaoka : « La solution développée par Divalto et PG2i répond à 100% de nos besoins multimétiers, sur l’agroalimentaire, le commerce et la distribution. »

Pour orchestrer des processus métiers complexes, la marque de chocolat bio et éthique Kaoka, filiale du groupe Cémoi, a retenu une solution verticale Divalto infinity pour l'industrie agroalimentaire, développée par l'intégrateur PG2i. Filiale du groupe Prog'Info, ce dernier a également accompagné la mise en oeuvre.

PublicitéKaoka est une entreprise familiale créée par André Deberdt, spécialisée dans le chocolat bio et éthique depuis trente ans et filiale du groupe Cémoi depuis 1999. À la fois acheteur, vendeur, fournisseur, et producteur de cacao bio, comme matière première et comme produit fini, Kaoka s'appuie sur des processus métiers complexes, où la traçabilité et la gestion des stocks tiennent une place essentielle. Pour améliorer ces processus, elle a choisi en 2020 de mettre en place la solution verticale pour l'agroalimentaire Divalto infinity, accompagnée par l'intégrateur PG2i - groupe Prog'Info.

Pour s'approvisionner, Kaoka collabore avec près de 5 000 producteurs en Amérique du Sud et en Afrique, des filières qui fournissent 4315 tonnes de cacao bio par an. À l'autre bout de la chaîne, ses produits sont commercialisés dans 19 pays, à travers 300 clients et 3000 points de vente, dont ceux des enseignes Biocoop et Naturalia. Pour pérenniser son modèle, qui nécessite de s'engager auprès des agriculteurs en leur achetant la production avant même la récolte, l'entreprise est devenue filiale du groupe Cémoi en 1999. Ce dernier permet à l'entreprise d'avoir les fonds nécessaires, mais il intervient également sur la transformation du chocolat en poudre, tablettes ou pâte, des produits qui redeviennent en fin de chaîne la propriété de Kaoka. De son côté, la marque gère la matière première, la livraison et la relation clients. « Notre rapprochement stratégique avec le groupe Cémoi a pérennisé notre modèle, de même qu'il a fait naître de nouveaux besoins. Ces dernières années, la gestion manuelle des flux de données n'était plus satisfaisante. Chronophage et source d'erreurs, il fallait fiabiliser ces processus et avoir une visibilité temps réel de la production, de l'état de nos stocks ou encore de nos livraisons », souligne Guy Deberdt, directeur général de Kaoka.

Près de 2000 contrôles qualité à suivre

Selon son directeur, l'entreprise avait besoin d'un outil performant, permettant d'optimiser la gestion de flux complexes, en partie externalisés, mais dont la propriété restait entre ses mains. Il s'agissait également d'offrir une interconnexion fluide avec l'ensemble de ses parties prenantes. En effet, Kaoka gère un nombre grandissant de flux d'informations telles que factures fournisseurs, flux de commandes et logistique (bateaux, transit, etc.), mais également les contraintes liées à ses différentes certifications (bio, éthique, etc.) Cette importante quantité de données doit être sécurisée et facilement accessible par tous les services. Kaoka gère en particulier les assemblages de lots de fèves de cacao qui sont mis en oeuvre dans une des usines Cémoi. Chaque lot se voit attribuer des spécificités liées aux produits fabriqués et doit répondre aux exigences bio et éthiques qui font sa valeur. L'entreprise doit donc être en mesure de répondre à ces fortes exigences de traçabilité pour assurer le suivi et l'authenticité des matières premières commandées, mais aussi permettre d'optimiser sa gestion des stocks, en limitant les erreurs et les échanges inutiles. Par ailleurs, chez Kaoka, près de 2 000 contrôles qualité sont réalisés tout au long du processus de fabrication pour certifier et assurer la qualité du cacao bio ; autant de démarches et de documents qu'il faut être en mesure de garantir et sourcer.

PublicitéEn mars 2019, Kaoka a donc lancé un appel d'offres pour refondre son système de gestion en tenant compte de ces différentes exigences. Parmi les cinq éditeurs présélectionnés, son choix s'est porté sur la solution Divalto infinity pour l'industrie agroalimentaire, développée par l'intégrateur PG2i, filiale du groupe PROG'INFO et partenaire historique de l'éditeur. Le projet a été signé en 2020, dans le contexte de la crise sanitaire. Grâce aux équipes de PG2i, qui ont notamment mis en oeuvre des méthodes de travail agiles, la mise en oeuvre a pu se dérouler sans trop de perturbations. Après une phase d'analyse fin 2020, puis de déploiement, de tests et de formation des utilisateurs, la solution est opérationnelle depuis l'été 2021. L'intégrateur a assuré l'intégration de la totalité des données clés de l'entreprise dans le système d'information : 300 références produits (packaging, matière première, etc.), 300 fiches clients pour 3 000 points de vente, 50 fiches fournisseurs et 100 fois plus de fiches sur les producteurs. Tous ces documents et leurs informations associées peuvent maintenant être consultés et mis à jour en temps réel.

Gérer les détails critiques pour l'agroalimentaire

Grâce à la solution, Kaoka bénéficie aujourd'hui de plus de fluidité et de visibilité dans la gestion de ses stocks et de ses données relatives à la qualité. Avec la numérisation et l'automatisation de l'ensemble des processus de suivi, l'entreprise peut désormais accorder plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « La solution prend en compte la complexité de la propriété de nos produits (alternativement propriété de Kaoka et de Cémoi) et du nombre de références ainsi que les mentions spécifiques et les certifications obligatoires de certains. Sa capacité à gérer ce niveau de détail, critique dans l'agroalimentaire, a fini de nous convaincre », apprécie Guy Deberdt.