Tribunes

La maîtrise des dépenses en passe de franchir un nouveau cap

Au cours des années 90, les professionnels des achats n'avaient qu'un seul mot à la bouche : « l'e-Procurement ». Et plus récemment, la gestion des « achats par catégorie » a pris le dessus, reconnue pour son efficacité avérée. Mais grâce à la gestion prévisionnelle par catégorie de la maîtrise des dépenses (Spend Management Category Planning ou SMPC), la fonction Achats est aujourd'hui en passe de franchir un nouveau cap.

PublicitéAu fil des années, la fonction Achats est devenue de plus en plus stratégique, les directeurs financiers et les dirigeants d'entreprises étant plus nombreux à reconnaître la possibilité de réduire les coûts en améliorant la visibilité, la maîtrise et la conformité des dépenses. La dernière étude European Spend Agenda conduite par Ariba auprès de plus de 200 directeurs des achats, a révélé que 70 % d'entre eux travaillent désormais sous la responsabilité du conseil d'administration de leur entreprise, soit 20 % de plus qu'en 2004. Dans le même temps, la maîtrise des dépenses est passée d'un simple système d'enchères inversées et d'e-Procurement transactionnel à des processus end-to-end de maîtrise des dépenses en circuit fermé. La maîtrise des dépenses ne peut plus être considérée comme une activité ou un événement unique. Il s'agit désormais d'une tâche dense que l'on peut décomposer en plusieurs étapes clés, depuis l'identification initiale de l'opportunité jusqu'à l'achat et à son suivi. Au cours des 20 à 30 dernières années, l'évolution de la maîtrise des dépenses s'est faite en plusieurs phases. La maîtrise des dépenses a tout d'abord suivi une approche fonctionnelle, directement gérée par les parties prenantes ; ainsi, chaque division disposait de son propre département des achats. Les années 90 ont ensuite été marquées par un tournant décisif privilégiant une fonction Achats centralisée et rendant l'approche précédente obsolète. Pour accroître l'efficacité de leurs achats et améliorer leurs stratégies de sourcing, un nombre croissant d'entreprises a décidé d'adopter une approche d'achats par catégorie et de développer leur expertise dans certaines catégories spécifiques telles que l'informatique, les ressources humaines ou les services généraux. Cette approche s'est d'ailleurs avérée beaucoup plus efficace que les précédentes pour réaliser des économies (généralement de l'ordre de 5 à 15%) et pour adapter avec plus de précision chaque transaction de sourcing en fonction de l'article acheté. Nécessitant la mise en place d'un processus end-to-end dédié à chaque catégorie, cette approche consultative peut toutefois rendre l'achat très complexe. Une entreprise ayant entre 100 et 150 catégories de dépenses stratégiques ne peut pas raisonnablement entreprendre cette démarche. Il n'est donc pas étonnant que l'approche d'achats par catégorie n'ait pas fait l'unanimité. C'est à ce niveau que la SMPC (Spend Management Category Planning ou SMPC) entre en jeu. Par cette nouvelle approche, la maîtrise des dépenses franchit un nouveau cap en alliant l'efficacité de l'approche par catégorie à celle des processus et à la contribution des parties prenantes. La SMCP regroupe les catégories sur la base de critères communs, tout en intégrant les exigences des parties prenantes clés. L'association optimale de ces éléments permet aux entreprises d'adopter les meilleures pratiques pour une gestion efficace des achats par catégorie tout en réduisant le nombre de processus spécifiques à chaque catégorie. L'efficacité et l'évolutivité du processus s'en trouvent accrues. La SMCP prend en compte trois facteurs influant sur les décisions d'achats : la dynamique de marché externe, les processus peer-to-peer internes et les relations avec les parties prenantes. Expert dans le domaine des achats, Ariba a identifié 23 principaux groupes de catégories rattachés à la dynamique de marché externe et 16 principaux groupes de catégories liés aux processus peer-to peer internes. Les entreprises créent normalement à partir de ces principaux groupes leurs propres sous-groupes pour répondre aux spécificités de leurs organisations. Tout d'abord, les groupes de catégories rattachés à la dynamique de marché externe comprennent l'électronique, l'informatique, les métaux, le papier et l'emballage, les matières plastiques, les matières premières, les services de transport et les autres services. Ces groupes sont constitués sur la base de critères communs : base de fournisseurs, impact sur l'activité, comparatifs, historique des économies réalisées et expérience de sourcing. Toutes les catégories appartenant à un même groupe de marché peuvent ensuite être adaptées suivant une stratégie commune de sourcing et en fonction des modifications apportées au niveau de chaque catégorie. Ensuite, les groupes de catégories liés aux processus peer-to-peer internes incluent les catégories liées aux unités de stockage, les voyages et déplacements, les catégories associées à la main-d'oeuvre, les spécifications sur-mesure ou complexes, les services logistiques et assurés par des tiers. Chacun de ces groupes est lui-même composé de plusieurs sous-groupes. Suivant un processus unique peer-to-peer, toutes les catégories peuvent être placées dans un groupe spécifique de catégories lié aux processus peer-to-peer, avec quelques variations mineures au niveau de chaque catégorie. La complexité apparente de la SMCP tient au fait qu'elle prend en compte plus de variables et de processus qu'une personne normalement constituée ne peut traiter. Cela ne signifie pas pour autant que la SMCP est difficile à mettre en oeuvre ; sa mise en oeuvre ne nécessite en effet que des informations clés que la plupart des entreprises ont déjà stockées dans leurs systèmes. Il est important de souligner les multiples avantages qu'offre cette nouvelle approche. Avec la SMCP, les directeurs des achats n'ont plus à se perdre dans des conjectures sans fin et peuvent se concentrer sur la réalisation de leurs objectifs clairement définis, suivant des processus hautement efficaces et une structure organisationnelle optimale. La SMCP permet d'appliquer une approche exhaustive et « inclusive » à chaque niveau des achats, ce que les entreprises parviennent rarement à obtenir. A ce titre, la SMCP leur permet de réaliser davantage d'économies que toute autre approche de gestion des achats. Avec l'arrivée de la SMCP, la maîtrise des dépenses est en passe d'atteindre un nouveau stade de développement.