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La Haute-Savoie s'équipe d'une GED où les utilisateurs sont autonomes

Patricia Mugnier, Chef de projet informatique au Pôle Innovation, Systèmes d'Information et Usages Numériques du département de la Haute-Savoie, voulait un outil simple permettant l'autonomie des utilisateurs.

Le département de la Haute-Savoie s'est équipée de la GED française GoFAST éditée par CEO-Vision pour permettre l'autonomie des métiers.

PublicitéDépartement alpin de 800 000 habitants répartis entre 279 communes, le département de la Haute-Savoie est une collectivité locale disposant de 3 000 agents. Ses principales missions concernent l'action sociale, les liaisons routières et la gestion des collèges. Les multiples métiers ont évidemment à échanger de grandes quantités de documents et d'informations et la collaboration numérique est impérative. Mais la solution en place, à base de Sharepoint, supposait une intervention de la DSI pour chaque paramétrage et donc chaque nouveau besoin, créant ainsi des tâches chronophages et de nombreux tickets d'intervention. Toutes les riches fonctionnalités de l'outil n'étaient ainsi pas pleinement utilisées, faute d'une formation et de droits suffisants des utilisateurs finaux. Pour contourner la difficulté, le département a décidé de se munir d'un nouvel outil plus simple permettant une large autonomie des utilisateurs métiers.

La DSI du département de la Haute-Savoie a ainsi choisi la GED française GoFast éditée par CEO-Vision. L'éditeur est un habitué du secteur public et sa disponibilité a été particulièrement appréciée de la DSI départementale. Pour faciliter l'adoption sans exiger une définition préalable exhaustive de besoin, la DSI a créé un démonstrateur en son sein, y a centralisé tous les documents et les a mis à disposition des utilisateurs finaux en leur demandant de tester le produit. Huit services ont d'abord montré leur intérêt. L'utilisation aisée (échanges rapides au sein ou hors d'une équipe, moteur de recherche, workflows de validation...) a été très appréciée. De plus, les liens vers les documents stockés centralement permettent de disposer d'une version unique stockée en un seul endroit au lieu de multiples versions échangées par mails. Après une formation de base opérée par l'éditeur et l'information réalisée par la DSI, une centaine d'utilisateurs réguliers a d'abord été enregistrée avant d'atteindre les 400 et, à terme, un objectif de 2000.