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La Fondation Mérieux unifie et digitalise ses processus grâce à un système d'information cloud

Nicolas Galliot, DSI de la Fondation Mérieux : « aujourd’hui, nous fournissons le support digital aux projets de la fondation. »

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°189 !

Même à l'heure du cloud, les infrastructures sont au coeur de l'IT

Certains DSI s'imaginent peut-être (sans doute) encore que recourir massivement au cloud public va les soulager de tous leurs soucis d'infrastructures. Rien n'est plus faux. Même à l'heure du cloud public à tous les niveaux, l'infrastructure demeure essentielle : il faut la gérer, la piloter, et...

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Pour accompagner le développement de ses activités, la Fondation Mérieux a décidé de mettre en place un système d'information dans le cloud, afin de standardiser ses processus métiers et de renforcer la collaboration. Dans le cadre de ce programme de transformation, l'ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central et la suite Office 365 ont été déployés, avec l'appui de Calixio et de l'intégrateur Cosmo Consult.

PublicitéEngagée dans la lutte contre les maladies infectieuses, la Fondation Mérieux opère dans un environnement exigeant, en évolution constante. Cette fondation familiale, comptant environ 170 collaborateurs, intervient dans plus d'une vingtaine de pays, dans lesquels elle mène des missions de santé publique avec ses partenaires : acteurs de santé locaux, organisations internationales, recherche académique, entreprises et ONG. Pour faciliter la collaboration, tant en interne qu'avec ses partenaires, et pour harmoniser ses processus métiers, la Fondation Mérieux a initié un grand programme de transformation de son système d'information autour de plusieurs piliers, dont la mise en place d'un système ERP et de la suite collaborative Office 365.

« Nos activités se sont fortement développées au cours des dernières années », souligne Nicolas Galliot, directeur des systèmes d'information de la Fondation Mérieux. « Pour s'outiller, les différentes directions avaient mis en place leurs propres solutions. Par exemple, deux logiciels différents étaient utilisés pour la gestion comptable. » Par ailleurs, la fondation ne possédait pas de département IT jusqu'à fin 2018. Les services informatiques étaient assurés par un partenaire, Elysium Security. « Quand je suis arrivé au poste de DSI, fin 2018, ma première mission a été de structurer l'IT, pour le build et le run », indique Nicolas Galliot. Au même moment, la fondation a lancé une réflexion sur son système d'information, pour savoir comment répondre aux besoins des utilisateurs de façon plus homogène. À l'issue de celle-ci, elle a décidé d'unifier les processus autour d'un seul outil, standard et capable d'accompagner l'ensemble des collaborateurs dans leurs activités. « Avant même de penser à un ERP, les directions se sont demandé ce qu'il fallait faire pour que tout fonctionne mieux », souligne le DSI. En appui de cette réflexion, un audit complet du système d'information et des processus en place a été réalisé, depuis la gestion des achats jusqu'à la relation avec les bailleurs de fonds ou encore le reporting financier. Cet audit a permis de bâtir une matrice croisant les dimensions IT et métiers, afin d'avoir une vision claire de la situation de départ. Il a débouché sur un programme de transformation autour de quatre axes. Le premier était la mise en place d'un système ERP pour standardiser et uniformiser les processus. Le deuxième axe portait sur la collaboration, un enjeu fort selon le DSI. « La fondation avait déjà une forte culture collaborative, qu'il s'agissait d'accentuer ». Un troisième axe portait sur la sécurité et le dernier concernait la maintenance du futur système d'information.

Un programme de transformation en quatre lots

Sur la base de ces préconisations, la Fondation Mérieux a lancé un programme de transformation dénommé Synapse. Elle a fait appel à la société de conseil Calixio, dirigée par Olivier Moser, afin de cadrer le programme et d'effectuer l'assistance à maîtrise d'ouvrage. Pour l'ERP, quatre solutions avaient été présélectionnées en amont. Un appel d'offres a été lancé au premier trimestre 2019 pour la mise en oeuvre, avec un budget d'environ 1,2 million d'euros. « Pour nous, cela représentait un projet structurant. Nous avons choisi de le découper en quatre lots reflétant les quatre axes », précise le DSI. Une petite dizaine de réponses ont été reçues. Parmi celles-ci, la fondation a retenu la proposition de Cosmo Consult pour le déploiement de l'ERP. « C'est sur leur conseil que nous avons choisi l'ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central , retenu pour son positionnement tout intégré », relate Nicolas Galliot. Pour la partie collaboration, l'organisation a décidé de déployer Office 365. La maintenance des postes et le support aux utilisateurs ont quant à eux été confiés à Elysium Security. « Nous avions prévu dès le début de garder une exploitation externalisée, car cela facilite la gestion et le suivi dans une structure comme la nôtre », indique le DSI. « Les SLA mis en place permettent par exemple d'apporter des réponses à nos collaborateurs où qu'ils soient, partout dans le monde, un niveau de service qu'il aurait été difficile d'obtenir en interne. » Concernant le volet de sécurité, la fondation a su tirer des enseignements d'un incident subi il y a trois ans. « Nous avons cherché à sécuriser la donnée de bout en bout. Nous avons également externalisé toute l'infrastructure chez un partenaire Cloud Solution Provider (Activium-ID), qui assure son maintien en conditions opérationnelles et effectue les mises à jour nécessaires », indique le DSI.

PublicitéLes différents lots du programme n'ont pas été mis en oeuvre avec la même temporalité. Il était prévu de mettre en place le lot portant sur la maintenance dès le début, avec un démarrage dès la fin du deuxième trimestre 2019. Les premiers ateliers de cadrage pour les briques ERP et collaboratif se sont quant à eux tenus en septembre 2019. Les déploiements ont commencé en décembre pour les outils de collaboration, tandis que les premiers développements pour l'ERP ont démarré début 2020. Au total, il a fallu un peu plus de six mois pour mettre en place la partie collaboration, et près d'un an pour l'ERP.

Une adoption rapide des outils collaboratifs

« Sur des sujets comme le collaboratif, l'Agile est une approche qui marche bien. Nous avons fait des sprints pour livrer régulièrement des fonctionnalités et les intégrer petit à petit. Cette approche a permis une adhésion très forte », estime le DSI. Au 1er juillet 2020, tous les collaborateurs ont basculé sur Office365. Au total, la fondation compte aujourd'hui environ 200 utilisateurs, quelques interlocuteurs externes venant s'ajouter aux employés. « Avant, ils utilisaient Skype, WhatsApp, Hangout... Aujourd'hui Teams a largement été adopté », constate Nicolas Galliot. Pour y parvenir, hormis le choix d'une approche Agile, celui-ci a misé sur trois éléments. D'abord, le choix d'un outil approprié : « en tant que DSI, je suis agnostique sur les outils. L'audit au début du programme a permis d'affiner les attentes, pour nous orienter vers une seule et même solution pour le chat et les appels. » Ensuite, les utilisateurs clefs se sont approprié Teams en amont. « Nous avons beaucoup travaillé sur l'accompagnement au changement, avec des démonstrations, des petites formations courtes, de 20 minutes environ, et des mises en situation, par exemple en faisant passer des appels aux utilisateurs. Le but était de montrer le côté pratique, à quoi ces outils allaient servir, quels gains de temps ils allaient apporter aux collaborateurs. » Le troisième point était la fermeté sur les autres outils, voués à fermer. « Les règles ont été clairement énoncées », explique Nicolas Galliot. « Nous avons pris le temps de migrer les données, et ensuite les autres services ont fermé. Nous avons mis tous mes moyens en face pour inciter les utilisateurs à aller sur les nouveaux outils. Nous avons ainsi pu clôturer les anciens outils et terminer l'adoption. » Quelques chiffres illustrent cette adoption rapide : plus de 180 000 messages ont ainsi été échangés sur Teams depuis le déploiement, 1 200 000 fichiers sont actuellement stockés dans SharePoint... « Dans le cadre de ses projets à l'international, la fondation travaille avec de nombreux partenaires externes. Tous ces échanges sont également gérés dans Office 365, d'où cette volumétrie », précise le DSI.

Au même moment, Cosmo Consult travaillait sur le paramétrage de Business Central, dont le Go live a eu lieu le 1er octobre 2020. « Le choix d'une solution intégrée s'est révélé pertinent pour notre organisation. Il offre de vrais avantages, même s'il présente aussi quelques limites. De fait, celles-ci nous ont plutôt permis de nous structurer », observe Nicolas Galliot. L'ERP gère aujourd'hui le coeur de métier : la finance, les achats, la relation avec les bailleurs de fonds et donateurs, la gestion des ressources humaines et un peu de logistique. « Dans notre cas, c'est également un réel support pour la gestion des projets, qui a permis d'unifier ce processus », ajoute Nicolas Galliot. Au total, 310 projets sont ainsi gérés dans l'ERP à l'heure actuelle. Plusieurs développements complémentaires, interfaces et workflows ont été réalisés par Cosmo Consult afin d'automatiser au maximum certaines tâches, pour intégrer par exemple l'outil de gestion des temps de Bodet Software ou la solution de gestion des notes de frais Rydoo. « En tant que fondation, nous devons justifier les fonds que nous investissons auprès de nos bailleurs, ce qui suppose une grande transparence et un suivi à l'euro près de nos projets. La mise en oeuvre de l'ERP représente de ce point de vue là un gain énorme par rapport à la situation initiale, où ces obligations étaient remplies avec différents outils dédiés et beaucoup de travail manuel », souligne le DSI.

La forte mobilisation interne, clef de succès majeure

Parmi les différents facteurs qui ont contribué au succès du programme, l'implication des collaborateurs a joué un rôle essentiel. « Ils se sont approprié les projets, comme s'ils construisaient leur maison », souligne Nicolas Galliot. Des utilisateurs clefs représentaient les différents domaines concernés, comme la finance, les achats, les projets, la relation avec les bailleurs ou le collaboratif. Ces utilisateurs clefs étaient appuyés par des contributeurs, afin que tout le monde participe. A l'international aussi, les collaborateurs étaient fortement mobilisés, avec des utilisateurs clefs par pays, qui ont participé à l'avancement du programme malgré les décalages horaires. Nicolas Galliot cite en exemple une collaboratrice basée à Dakar, qui a fortement contribué sur la partie collaborative. Pour ces employés, le programme a représenté une charge assez conséquente. « Au total, nous estimons à près de 800 jours/homme le temps cumulé passé sur le programme en interne. Il a fallu tenir le rythme sur un an, garder la motivation y compris dans le contexte du Covid-19 », indique le DSI. Dès janvier 2020, la fondation s'était préparée pour un passage au télétravail. « Paradoxalement, celui-ci a aidé dans le contexte d'un programme international, car les distances s'effaçaient : grâce aux outils de collaboration précédemment mis en place, il n'y avait qu'une seule grande équipe digitale, cela a facilité l'onboarding dans le projet », confie Nicolas Galliot. « Les équipes pays communiquent déjà beaucoup avec le siège en temps normal : quand nous avons mis en place les règles de gestion, d'achat, nous avons travaillé comme une seule et même structure. » La Fondation Mérieux a également voulu faire les formations en interne. « Les utilisateurs clefs ont fait les supports de formation entre juin et septembre 2020, dans un contexte parfois chargé, car ils n'ont pas forcément pu interrompre leurs autres activités. Nous avons fait les formations à distance, avec jusqu'à 20 participants parfois. Grâce à eux, le pari a été relevé avec brio », affirme Nicolas Galliot.

La fondation a rencontré quelques challenges au cours du programme, en particulier sur l'ERP, brique la plus structurante. « L'ERP est un outil, mais il faut au préalable cadrer tous les processus, établir une règle. C'est un gros défi, qui a demandé de tout remettre à plat, depuis la gestion des bailleurs jusqu'aux flux budgétaires et à la validation des achats... » pointe le DSI. « Dire aux métiers, 'ce que vous définissez, demain c'est la règle', cela n'a rien d'évident. Il faut de nombreux ajustements, multipliés par le nombre de modules déployés : quand on change un rouage, quinze peuvent être impactés derrière. » Sur ces enjeux, l'AMOA de Calixio s'est révélée très utile. Pour le Go live de l'ERP, la tâche a également été un peu plus complexe que sur les autres briques. Initialement, le démarrage était prévu en juillet. « Nous avons préféré le décaler, car nous étions conscients qu'après un lancement s'ensuit une phase sensible, qui nécessite une attention particulière. C'est en effet dans les semaines qui suivent le lancement que les équipes ont un retour sur l'accompagnement au changement mis en place », explique Nicolas Galliot. « Il ne faut pas abandonner la gestion du changement après le GoLive, au contraire : il est essentiel d'être très présent et d'aller sur le terrain. » Pour gérer ces enjeux, la fondation a créé une équipe Teams publique, avec une To Do liste partagée et une PMO qui a consacré la moitié de son temps à l'accompagnement des métiers. Le Go live s'est finalement déroulé progressivement sur le mois de septembre, et tout s'est bien passé. Le déploiement a démarré par la France, rapidement suivie par d'autres pays d'Afrique de l'Ouest, le Liban et Madagascar. Pour l'Asie, le lancement a été un peu décalé, avec une bascule complète prévue début 2021. « Là-bas, les utilisateurs travaillent déjà sur Business Central, mais nous attendons la clôture de décembre pour faire la reprise des activités », précise le DSI.

Une digitalisation qui se poursuit

Aujourd'hui, la Fondation Mérieux dispose d'un panel de solutions, comprenant, outre l'ERP et Office365, des outils d'automatisation (Power Platform) et de Business intelligence (Power BI). Ce nouveau système va permettre de développer certains aspects clés pour la Fondation : fluidité des échanges, relation renforcée avec les bailleurs de fonds, amélioration de la performance opérationnelle et du contrôle des projets et enfin une capacité accrue pour le développement de nouveaux projets, grâce aux outils facilitant la communication et le partage d'expertise.

Ce programme de transformation a également modifié la place de l'IT dans l'organisation. « La fonction IT est désormais complètement intégrée aux métiers. Nous fournissons le support digital de la fondation, et nous apportons un soutien actif aux projets », souligne le DSI. Organisé en trois pôles (stratégie digitale, support et projets), le service IT accorde une place importante aux partenariats. « Nous nous appuyons beaucoup sur des partenaires dont nous apprécions la compétence, car cela nous permet d'avancer en confiance, en sachant que la connaissance est partagée » apprécie Nicolas Galliot. Pour 2021, celui-ci a prévu de poursuivre la stratégie IT autour de trois points : la collaboration, l'uniformisation et la sécurisation, toujours dans le but de faciliter et d'accélérer le déploiement des projets de la Fondation à travers la digitalisation. « Nous allons également continuer la structuration de la DSI et travailler sur l'optimisation de l'environnement des collaborateurs. Autour du noyau qu'est l'ERP, nous allons essayer de standardiser le poste de travail et les pratiques, autour de sujets comme la contrathèque ou la signature électronique », indique le DSI.