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La Financière de l'Echiquier trace ses engagements contractuels

La société de gestion privée et de gestion de fonds communs de placement se repose sur Contrat'tech de Legisway pour répondre aux attentes réglementaires et assurer sa continuité d'activité en cas de sinistre.

PublicitéPrévu initialement pour répondre à des exigences réglementaires, la traçabilité des engagements contractuels a eu des effets bien plus larges à la Financière de l'Echiquier. Cette société indépendante de gestion privée sous mandat et de gestion de fonds communs de placement, pour un total de plus de 5 milliards d'euros, se repose sur Contrat'tech de Legisway. « Notre premier problème était de répondre à une demande de l'Autorité des Marchés Financiers (AMF) qui nous demandait d'assurer la traçabilité des contrats avec nos clients, nos 300 partenaires distributeurs et nos partenaires bancaires ainsi que d'un certain nombre de documents réglementés (rapports annuels des fonds de placement, par exemple) mais lorsqu'on a commencé à discuter du sujet, le DRH a pensé aux contrats de travail, le DAF aux autres contrats et aux documents officiels concernant la société » se souvient Sébastien d'Ornano, directeur des opérations et DSI de la Financière de l'Echiquier. Il ajoute : « Nous avions un deuxième problème à résoudre : celui du plan de continuité d'activité, notamment en cas d'incendie du siège, alors que la culture de l'entreprise est entièrement papier ». La Financière de l'Echiquier a donc cherché une solution de dématérialisation et de stockage assurant une traçabilité des documents. Or la société est une petite structure de 86 salariés dont une trentaine de personnes devant accéder au système. Et le personnel comprend tous les niveaux de technophilie et d'âge. Le travail de chacun étant déjà en lui-même assez lourd, l'usage du système devait impérativement être simple et non-consommateur de temps. « Nous nous sommes orientés vers Contrat'Tech de Légisway parce que certains de nos concurrents l'utilisaient déjà, que le produit fonctionnait, était compatible avec notre budget et que l'éditeur assurait une prestation de conseil et d'accompagnement, notamment au cours d'ateliers de travail qui nous ont permis de définir les détails de notre projet » explique Sébastien d'Ornano. une triple valeur ajoutée Après la recherche de solutions en mars 2007, la Financière de l'Echiquier a signé le contrat de Legisway en avril 2007 et mis en route la solution durant l'été, de juillet à septembre, des modules complémentaires étant déployés ultérieurement (comme une grille d'historique des rémunérations dans la gestion des contrats de travail). Les documents sont, pour la plupart, obligatoirement sous forme papier (notamment pour porter la signature des clients). Ils sont donc scannés sur des multifonctions imprimantes/scanners/fax Xerox à haut débit et entrés dans le système sous forme de fichiers PDF auxquels sont affectés des métadonnées. Pour Sébastien d'Ornano, « les sujets basiques comme les contrats fournisseurs et les documents obligatoires de la société sont bien prévus dans la configuration de départ du logiciel. Pour des sujets propres à l'activité de la société, comme les contrats financiers, il nous a fallu créer une arborescence et des métadonnées spécifiques. » La solution mise en oeuvre apporte une triple valeur ajoutée : une gestion des alertes (pour éviter un renouvellement tacite par exemple) ; le partage (avec gestion des droits d'accès) et la recherche documentaire ; et enfin, la couverture des exigences de l'AMF en terme de traçabilité et de plan de continuité d'activité. « A terme, nous aurons tous les documents contractuels et officiels dans le système mais, pour l'instant, nous entrons tous les nouveaux documents et nous sommes en train de progressivement rattraper l'historique » indique Sébastien d'Ornano. Celui-ci rêve, au final, d'une solution totalement dématérialisée de bout en bout, sans scanning de documents papier mais cela supposerait une généralisation de la signature électronique... Techniquement, pour respecter tant les recommandations de l'AMF que la politique interne de l'entreprise, la solution est installée en interne, sur un serveur Windows 2003 dédié, avec une base de données Microsoft SQL Server. L'accès des utilisateurs se fait au travers d'un simple navigateur Internet. L'ensemble du serveur fait l'objet d'un backup sur bande, ce qui permet de remonter le système complet sur des systèmes de secours externes en quelques heures (cette réactivité suffit).