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La facture électronique : un gain avant tout qualitatif

Il faut passer à la facture électronique. C'est l'avis unanime des intervenants qui étaient présents lors de la conférence « Facture électronique : déploiement fournisseurs & bénéfices d'une comptabilité zéro papier » organisée par l'EBG (Electronic Business Group) le jeudi 18 juin. Voici leur expérience sur le sujet.

PublicitéLe jeudi 18 juin, l'EBG (Electronic Business Group) organisait une conférence sur le thème « Facture électronique : déploiement fournisseurs & bénéfices d'une comptabilité zéro papier ». L'avis semble être à l'unanimité que l'évolution vers la facture électronique est bénéfique à tous points de vue. Si certains des intervenants avaient encore un avis mitigé, ce sont les réponses à la question posée par Jean-Christophe Hua, du réseau de facturation électronique Deskom, qui sont les plus évocatrices : « Maintenant que vous utilisez la facture électronique, voudriez-vous revenir en arrière ? ». - « Ça nous a énormément simplifié la vie. Nos équipes ne voudraient pas revenir en arrière. De plus, nos fournisseurs sont payés plus rapidement. », explique Cécile Thomas, Chargée de mission pour les SI achats au CEA. - « Personne qui s'est habitué ne voudrait revenir en arrière. », résume Jacques Durand, chef de projet chez Crown Packaging. - « Un de nos client se plaignait beaucoup de la facture électronique. Nous lui avons proposé de revenir en arrière, mais il n'a pas voulu... », raconte pour sa part Bruno Lockhart, Directeur des systèmes et process à la Direction achats de GDF Suez. Voilà un raisonnement par l'absurde particulièrement révélateur ! Il est important de souligner que c'est souvent l'aspect qualitatif, la simplicité de gestion qui prime sur les gains de coûts, pourtant bien présents. Pour rappel, la facturation électronique consiste à utiliser une image d'une facture, sous la forme d'un PDF signé (données non-structurées), ou par EDI (données structurées), au lieu d'une facture papier. D'un point de vue ROI, Bruno Lockhart, de GDF Suez, évalue une réduction de 30 % des coûts en moyenne (autant en émission qu'en réception). Mais « plus il y a de standardisation, plus ce pourcentage s'améliore. ». Nicole Biscueil, de Veolia, évoque de son côté « un aspect fort de réduction des coûts » Mais « La facturation électronique ne suffit pas à elle seule à faire un ROI si on doit la réadapter à chaque client. », prévient Jean-Christophe Hua, de Deskom. « Il faut une réflexion qui englobe l'ensemble des standards et des services. » Au delà des considérations de ROI, tous les intervenants semblent s'accorder sur le fait que le gain qualitatif est au moins aussi important que le gain financier. La facturation électronique permet ainsi de supprimer les duplicatas, de garantir l'unicité des documents, de simplifier les tris et l'accès aux informations... Si les avantages de la facture électronique semblent clairs, reste encore à la mettre en place. D'abord, cette évolution doit être acceptée par l'entreprise. Pour Bruno Lockhart, de GDF Suez, les cas clients sont au moins aussi importants que les calculs de ROI, quand il s'agit de convaincre. « Un changement qui ne se fait pas tout seul », ajoute Cécile Thomas, du CEA, « Il faut un réel sponsor dans l'entreprise ». Quant à Nicole Biscueil, de Veolia, elle considère qu'« il faut associer tous les intervenants : la Direction administrative et financière, les juristes, les systèmes d'informations... ». Pour ce qui est des prestataires, Jacques Durand, de Crown Packaging, conseille de faire appel à un prestataire de facture, qui est compétent dans les pays importants pour l'entreprise. » Ce dernier saura adapter la facturation à la législation et la langue de chaque pays. « Il y a peut-être 300 opérateurs, mais seulement une dizaine en Europe sont capables de suivre au niveau international. », fait remarquer Jean-Christophe Hua, de Deskom. D'un point de vue externe, une certaine souplesse est importante dans les relations avec les clients et fournisseurs. Jacques Durand, chef de projet chez Crown Packaging résume en effet que « pour le moment, le multicanal (scanning, PDF, EDI...) est presque obligé. On ne peut pas convaincre tout le monde d'adhérer à un seul système. Il ne faut pas être trop agressif, faire preuve de discernement. ». Enfin, l'aspect de développement durable n'est pas non plus à négliger, et de grosse économies de papier peuvent être réalisées grâce à la facturation électronique. Une économie qui suppose encore que le client n'imprime pas le PDF qu'il reçoit électroniquement, fait remarquer Jacques Durand, de crown Packaging. « Il y a une éducation à faire. »