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La DOSI du Groupement des Mousquetaires analyse finement ses coûts

Chef de projet, Xavier Trébouta est directeur adjoint du contrôle de gestion de la STIME, la DOSI filialisée du Groupement des Mousquetaires (Intermarché...).

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°114 !

La révolution numérique à l'heure du ROI

Le DSI est un acteur évident de la Révolution Numérique des entreprises mais il n'est pas le seul. Et il peut même être parfois un peu bousculé, par exemple lors de l'arrivée d'un Directeur du Numérique, un CDO (Chief Digital Officer). Voire de celle, normalement moins problématique, d'un Directeur...

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En dix ans, la STIME a déployé successivement trois solutions pour instrumenter la méthode ABC. Après l'abandon de MAGE puis de celle de SAP, c'est MyABCM qui a été choisi.

PublicitéLa STIME est la DOSI filialisée du Groupement des Mousquetaires (Intermarché, Bricomarché, etc.). Ce groupe est une fédération de distributeurs indépendants partageant un certain nombre de services, dont la STIME, et réalisant également de l'intégration verticale dans la logistique et la production. La justification des coûts fait partie de la culture maison et, logiquement, la STIME a voulu mettre en oeuvre la méthode ABC (Activity Based Costing, gestion des coûts basée sur les activités). Trois outils ont été mis en oeuvre successivement pour y parvenir.
Sous l'impulsion de Georges Epinette, alors DG de la STIME, la société a voulu déployer ce modèle dès 2005, profitant de la définition d'un modèle de comparaison des coûts informatiques basé sur la méthode ABC par l'Institut de Gouvernance des Systèmes d'Information. Cet Institut est une émanation commune du Cigref et de l'AFAI. Le Cigref a d'ailleurs publié un guide de mise en oeuvre en 2006. Le modèle a ensuite été actualisé en 2009 et 2014. « Il s'articule autour de six étapes pour formaliser la catalogue de services de la DSI, mettre en cohérence le modèle d'activités, décliner le budget en six rubriques, affecter les ressources aux activités, ventiler les activités sur les services et enfin analyser et comparer » détaille Xavier Trébouta est directeur adjoint du contrôle de gestion de la STIME.
L'objectif était, d'une part, de faciliter la compréhension et l'acceptation des coûts par les services facturés (services centraux, adhérents du groupement...), d'autre part, d'optimiser la gestion interne de la STIME. Il s'agissait par exemple de pouvoir mettre en relation les différents niveaux de service possibles et les coûts afférents. Et, bien entendu, le but était aussi de benchmarker et de responsabiliser les décideurs sur les choix d'investissements. Xavier Trébouta se rappelle : « auparavant, il y avait focalisation sur les coûts et pas sur la valeur ainsi que confusion informatique/bureautique. »

De la bureautique à SAP

Au départ, la STIME choisit la solution MAGE utilisant la technologie Microsoft Access. Monoposte et fonctionnellement limitée, cette première solution n'était pas satisfaisante. Si l'industrialisation de la démarche nécessitait un outil, ce premier essai s'est révélé trop limité. Malgré tout, dès le départ, le principe d'un paramétrage par les contrôleurs de gestion a été fixé comme un élément essentiel.
En 2009, une solution dédiée a été déployée en neuf mois. Celle-ci était celle de l'éditeur ALG Software, solution ensuite rachetée plusieurs fois puis finalement par SAP pour devenir le module PCM de son PGI. « Cette solution dédiée apportait évidemment des améliorations par rapport à l'outil précédent » constate Xavier Trébouta. Mais la totalité du référentiel méthodologique ABC n'était pas intégré. Xavier Trébouta regrette en particulier : « les calculs en cascade se faisaient sans réallocation entre objets de coûts, sans oublier que le système de grille (un tableau croisé dynamique) était complexe, l'import de données se faisait par lots avec des erreurs qui se révélaient après une exécution d'un ensemble de processus qui pouvait durer plus d'une heure. »
L'objectif recherché de cette réallocation était de pouvoir calculer, par exemple, un coût de la supervision (logiciels, personnels, etc.) réaffecté ensuite à chaque application supervisée pour calculer un coût complet de chacune des applications. Cela implique une réallocation itérative des coûts entre objets de coûts. Hors la solution SAP ne gérait pas nativement les réallocations entre objets de coût et donc ne permettait pas de connaître les coûts directs et indirects de chaque application Métier et technique.

PublicitéDe l'abandon de SAP/PCM à l'adoption de MyABCM

La STIME utilise, pour sa gestion propre, le PGI de Qualiac. Même si elle gère quelques instances SAP pour le compte d'établissements du groupement, SAP n'est pas le coeur de son SI propre. Or le rachat de la solution par SAP s'est traduit par une augmentation très nette des coûts de maintenance. « Nous avions une impression d'augmentation abusive des tarifs sans levier de discussion avec l'éditeur » soupire Xavier Trébouta.
Par ailleurs, les paramétrages supposaient parfois l'emploi d'un langage de script non-maîtrisé par les contrôleurs de gestion. Il fallait donc recourir à des prestataires, ce qui déplaisait aux contrôleurs de gestion. Rappelons que le principe d'un paramétrage par les contrôleurs de gestion avait été fixé au départ comme un élément essentiel.
La STIME était restée à l'écoute du marché sur les solutions de mise en oeuvre de la méthode ABC. Xavier Trébouta confirme : « nous cherchions continuellement à améliorer notre outillage pour être plus efficace. » Des acteurs comme SAS Institute, MAGE voire des développements bureautiques sous Microsoft Excel proposés par des petits cabinets étaient ainsi régulièrement regardés. Une première rencontre a eu lieu avec David Benattar, un consultant qui distribue MyABCM, début 2013 suite à un démarchage par celui-ci.

La mise en oeuvre de MyABCM

Après une démonstration ayant convaincu la STIME que cette solution était pertinente en fiabilisant et simplifiant le processus budgétaire, la décision est prise de la déployer pour remplacer SAP/PCM. « La décision a été prise autant sur les critères fonctionnels que sur celle des coûts inférieurs tant en licence, en maintenance et en architecture requise » stipule Xavier Trébouta.
La principale force de cette nouvelle solution était une implémentation complète de la méthode ABC. Selon Xavier Trébouta, les pages web de SAP/PCM pour effectuer le reporting sont plus riches que celles de MyABCM en terme d'ergonomie, de mise en page et d'affichage des données. Mais il tempère cette réserve aussitôt : « nous avons effectué quelques maquettes mais nous ne les avons pas déployées pour les responsables opérationnels par manque de temps. De plus, nous n'effectuons pas de rapports en temps réel aux opérationnels ou aux clients internes, ce qui nous permet d'extraire les informations et de les mettre en forme correctement selon les demandes de tel ou tel interlocuteur ». Ce manque n'est donc pas traumatisant pour la STIME. « Lorsque nous avons mis en place MyABCM, nous avons modélisé des pages Web mais ces pages n'ont pas été diffusées aux responsables opérationnels en attendant une version plus enrichie de MyABCM et parce que nous souhaitons à terme inclure notre modèle de facturation » ajoute-t-il.
Comme tous les modèles de gestion de coûts étaient déjà définis, l'implémentation en local (et pas en mode SaaS) n'a duré que trois mois. Outre la réallocation dynamique des objets de coûts et d'autres apports fonctionnels, ce troisième outil a également été apprécié pour sa performance technique et la rapidité de production des calculs. Surtout, ce sont bien les contrôleurs de gestion qui, aujourd'hui, peuvent modéliser les calculs à effectuer avec une parfaite auditabilité et lisibilité. Enfin, l'ETL intégré permet d'industrialiser le chargement des données tout en repérant en amont les anomalies.
Une évolution de MyABCM est annoncée pour corriger la limitation en termes de restitution via l'intranet.