Projets

La DGA fait entrer l'agilité dans ses pratiques de travail quotidiennes

La DGA a déployé la solution Tuleap afin de piloter une grande diversité de projets, IT et hors IT.

Dans le cadre d'un projet d'environnement de travail numérique, la Direction Générale de l'Armement (DGA) s'appuie sur la solution Tuleap d'Enalean afin de piloter et de suivre les activités en mode agile.

PublicitéAu sein du ministère des Armées, la Direction Générale de l'Armement (DGA) a pour mission principale d'équiper les forces armées en systèmes d'armes. Ses activités couvrent notamment : la conception et la réalisation des programmes d'armement ; l'entretien d'une base industrielle de défense pour préserver la souveraineté française et européenne ; l'architecture capacitaire et l'anticipation des besoins pour préparer l'avenir ; et enfin l'ingénierie, l'expertise technique et la conduite d'essais. En soutien à ces activités, la DGA possède également l'ensemble des fonctions support traditionnelles, dont une Direction des Systèmes d'Information, qui fournit des services en propre et exploite également des systèmes d'information mutualisés au niveau du ministère des Armées. En 2017, ce département IT décide de lancer un projet d'environnement de travail numérique (Digital Workplace) afin de faciliter la collaboration. « Notre rôle est de répondre aux besoins des clients internes, soit les 10 000 agents employés par la DGA », explique Geoffroy G., ingénieur chargé de la Digital Workplace dans cette DSI, au profit de la transformation numérique. « Dans le cadre de ce projet, il s'agissait d'offrir aux agents une solution commune regroupant les fonctionnalités de collaboration dont ils ont besoin au quotidien, afin d'éviter que chaque service ne développe ses propres outils. »

Après une phase de cadrage et de cartographie des besoins, deux grands sujets sont ressortis : les demandes des utilisateurs portaient d'une part sur des fonctionnalités de gestion des contenus et des connaissances ; d'autre part sur des outils de pilotage et de suivi des activités. Afin d'y répondre, la DSI a donc lancé deux sous-projets, pour lesquels deux solutions open source ont été sélectionnées. « Notre ambition est d'expérimenter de nouvelles façons de travailler. Dans ce contexte, le choix d'outils open source, avec une version communautaire, nous permettait de tester rapidement les outils sur une échelle réduite, avant d'investir et de les déployer plus largement », explique Geoffroy G. « Sur le plus long terme, l'open source offre également certaines garanties en termes d'interopérabilité, de pérennité et si nécessaire de réversibilité. » Par ailleurs, le marché des solutions collaboratives propriétaires comporte aujourd'hui un grand nombre d'outils en SaaS, qui ne sont pas tous installables sur un datacenter interne ou un cloud souverain.

Exploiter pleinement les possibilités du numérique

Le logiciel XWiki a été retenu pour la brique de gestion des connaissances, tandis que la solution de gestion de projets agiles Tuleap, développée par Enalean, a été choisie pour le pilotage des activités. « Nous visons une utilisation très générique, aussi nous avons apprécié la polyvalence et le côté 'couteau suisse' de Tuleap », souligne Geoffroy G. La sélection de cette brique collaborative a démarré début 2018, mais le déploiement à plus large échelle s'est déroulé de façon progressive, sur un an et demi. En raison du contexte spécifique de la DGA, contrats et déploiements techniques sont en effet soumis à des processus d'autorisation qui se traduisent initialement par une phase préparatoire longue de plusieurs mois. « Nous avons démarré par une instance sur un serveur de développement, puis nous avons intégré Tuleap dans l'écosystème IT, en défrichant une démarche plus agile en même temps que nous avons apporté l'outil », souligne le responsable du projet. Grâce à l'expérience acquise sur ce premier déploiement, la DSI a ensuite pu accompagner les métiers sur des cas d'usage pilotes, étoffer l'équipe et établir un processus plus efficace pour les briques logicielles suivantes du projet.

Publicité « Notre première cible n'est pas la forge logicielle, mais la gestion de projets de manière générale, avec des activités souvent éloignées de l'informatique : il s'agit par exemple de piloter des initiatives à l'échelle d'un département, des projets d'investissement ou des groupes de travail transverses », explique Geoffroy G. La solution Tuleap est aujourd'hui utilisée pour gérer de nouveaux projets, notamment sur la partie IT, mais aussi pour piloter des activités en flux, à travers les outils de suivi. « L'outil permet de suivre des objectifs ou des actions, d'assigner les tâches... Il remplace bien les tableurs tenus laborieusement à jour, auparavant, par les animateurs de groupes de travail » , indique Geoffroy G. « Il ne faut pas se contenter de dématérialiser des processus papier », estime-t-il, citant en exemple des outils comme le parapheur électronique ou le mail. « C'est l'exploitation de toutes les possibilités réelles du numérique qui permet d'améliorer significativement l'efficacité du service métier. » L'enjeu est d'outiller la collaboration de façon native, en mettant en place des solutions permettant aux collaborateurs de capitaliser sur leurs connaissances et de retrouver en temps réel les informations qui les concernent. « Cela nécessite une certaine adaptation des modes de fonctionnement, chacun devenant animateur d'un processus », précise Geoffroy G.

Un changement de culture

À l'heure actuelle, la DGA s'appuie sur la version mensuelle 11.18 de la solution, préparant le passage à la version 12 à laquelle elle a contribué. En effet, l'organisation participe activement aux évolutions de la solution, à travers l'approche Open Roadmap proposée par l'éditeur. Celle-ci permet aux clients d'acheter de la capacité de production des équipes de l'éditeur, en investissant ainsi dans les fonctionnalités dont ils ont besoin. « Pour nous, il était important de pouvoir influencer la trajectoire fonctionnelle. Nous avons beaucoup contribué aux dernières versions, en travaillant notamment avec Enalean sur l'expérience utilisateur et l'intégration des outils d'authentification et de délégation d'identité », indique le responsable.

Pour la DGA, le passage à un pilotage agile représente un investissement important. « Dans une culture qui repose beaucoup sur la signature et la transmission de documents par mails, avec des fichiers bureautiques disséminés un peu partout, accompagner le changement de pratiques est un investissement de longue haleine », souligne le responsable du projet. Pour celui-ci, la maturité d'un système d'information pourrait d'ailleurs se mesurer de façon inversement proportionnelle au nombre de fichiers qui circulent. Le projet de Digital Workplace est l'une des façons d'introduire et de développer la culture agile en interne, aux côtés d'autres initiatives. Pour accroître l'efficacité opérationnelle, la DGA mène par exemple des chantiers métiers qui s'appuient sur le Lean Management. « Nous cherchons aussi à mettre des outils numériques en face de ces chantiers, afin d'alimenter la réflexion. Tuleap propose par exemple un tableau Kanban bien adapté au pilotage en temps réel des activités en flux. » Un projet de socle numérique ministériel, conduit comme une opération d'armement, permet également à la DSI, qui s'appuie sur lui, de se familiariser avec l'Agilité à l'échelle. Sur ce projet, le framework SAFe a été retenu comme cadre méthodologique. « SAFe fournit une bonne base de réflexion quand il faut faire travailler en Agile des équipes dans un contexte compliqué, avec des problématiques réglementaires, des aspects de sécurité et de fortes interdépendances », estime Geoffroy G, qui estime toutefois que l'approche nécessite d'être adapté à chaque contexte.