La dématérialisation fait rêver les entreprises qui procrastinent
Gagner en temps et en traçabilité intéresse les entreprises. A ces fins, celles-ci souhaiteraient disposer d'une GED mais peinent à effectivement la mettre en place.
PublicitéIntéressé au premier chef par la question, le constructeur Canon a réalisé un premier baromètre de la GED dans les entreprises françaises. Certes, celui-ci se base sur une enquête auprès d'entreprises de toutes tailles. Mais il n'en demeure pas moins que la gestion dématérialisée des documents reste souvent un rêve plutôt qu'une réalité.
Ainsi, 36% des organisations seulement sont équipées d'une GED. Mais 80% estiment qu'il s'agit d'un enjeu majeur. Les deux freins soulevés sont, d'une part, le changement des habitudes de travail (65% des répondants) et le manque d'implication des décideurs fonctionnels (33%).
Dématérialisation et GED ont d'ailleurs des bénéfices bien identifiés. 81% des répondants estiment que ces technologies permettent des gains de temps, 76% une meilleure traçabilité, 53% une plus grande qualité des processus et 50% une collaboration renforcée dans l'entreprise. Deux aspects sont privilégiés : l'ergonomie simple, le plus possible avec intégration dans les applications métier, et l'accès mobile.
La finance responsable de nombreux flux papier
Pointée du doigt, la masse des documents comptables est encore largement manuelle. 69% des factures s'échangent au format papier contre 22% par mail, 2% par fax et 7% via un portail web ou un flux EDI. 88% font encore de la saisie manuelle des factures pour les incorporer dans le système d'information, opération non seulement chronophage (donc coûteuse) mais aussi source d'erreurs et donc de litiges. 11% pratiquent en interne l'OCR (reconnaissance optique des caractères) et 6% confient les factures à des prestataires.
La GED est vue essentiellement comme un outil à installer en local. 78% des répondants jugent en effet qu'il faut l'installer sur un serveur local pour des raisons de souplesse et de sécurité. 10% sont prêts à recourir au SaaS.
Article rédigé par
Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO
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