Tribunes

La dématérialisation des documents dans la sphère sociale présente un bilan mitigé

Si la dématérialisation était la suppression du papier et la navigation sur Internet pour ressaisir en ligne, sur le site d'un destinataire, les données qu'on a déjà saisies dans nos outils de gestion, l'état des lieux serait satisfaisant. Mais si son objectif est la simplification de l'administratif et de la gestion dans l'entreprise, il est loin d'être atteint.

PublicitéAprès 10 ans de dématérialisation des déclarations sociales, les résultats obtenus sont contrastés. La dématérialisation est apparemment de 38,8% des déclarations si on inclut la ressaisie en ligne ou sur minitel, mais elle est seulement de 20,6% si on ne retient que les processus automatisés qui suppriment cette double saisie nouvellement imposée par les solutions qualifiées d'EFI. Plus révélateur encore, si on exclut la déclaration DUE dont la dématérialisation date du minitel, les pourcentages chutent respectivement à 13,0% et 3,6% (source Baromètre SDDS 2006). Il fallait comprendre les raisons de ce demi-échec à l'heure où le projet de loi du financement de la sécurité sociale 2007 envisage de rendre obligatoire la dématérialisation des déclarations sociales pour les entreprises payant plus de 800 000 € de charges sociales. Il importait de trouver les voies d'une dématérialisation au bénéfice de l'entreprise. C'est ainsi qu'est née l'idée d'une association, la SDDS (Association pour la Simplification et Dématérialisation des Données Sociales), dont le but est de favoriser la dématérialisation, en faisant des recommandations aux pouvoirs publics et en aidant les entreprises à relayer les décisions réglementaires grâce à la technologie. Quel mode de dématérialisation : EFI vs EDI ? La façon de dématérialisation détermine son efficacité et son utilité pour l'entreprise. Parmi les modes déclaratifs, aux côtés du mode déclaratif originel, le papier, la dématérialisation revêt aujourd'hui deux formes : -l'EFI (Echange de Formulaires Informatisés), initié avec le Minitel, qui consiste en la saisie ou le postage d'un fichier sur le Web, ce fichier pouvant être généré par un logiciel ; -L'EDI (Echange de Données Informatisées), qui combine la génération d'un fichier par un logiciel et l'acheminement automatique des données vers le destinataire. L'EDI ne nécessite pas de saisie ni de manipulation du fichier (d'où son appellation « machine à machine »). Or aujourd'hui les projets incitatifs lancés auprès des entreprises sont basés principalement sur l'EFI. Ils déplacent la charge de la saisie vers l'entreprise sans bénéfice particulier pour elle, et de surcroît avec un niveau de sécurité faible car le traitement manuel nuit à la traçabilité et donc à la sécurité des échanges et expose des données sensibles et personnelles dans des fichiers facilement lisibles par des tiers. Les gains de la dématérialisation La relative faible adhésion des entreprises est d'autant plus étonnante que celles-ci pourraient trouver de nombreux avantages à la dématérialisation et à l'automatisation des échanges, notamment en utilisant un mode EDI : - Gains de productivité pour les grandes entreprises ou les prestataires spécialisés (experts comptables, prestataires de service) traitant de grands volumes ; - Sécurité pour les PME dans le domaine fiscal ou social (fiabilité et traçabilité des échanges d'un niveau très supérieur à la traditionnelle lettre recommandée, respect de la réglementation) ; - Qualité des données avec la réduction des cycles de validation de la déclaration. - Pour les TPE, internalisation de savoir-faire que ces entreprises n'ont pas aujourd'hui les moyens de s'offrir mais que leur apporterait en grande partie et à moindre coût une solution informatique. La qualité des données est un gain inattendu mais important. Le retour du destinataire validant ou non la déclaration s'effectue dans les quelques minutes suivant l'envoi au lieu de plusieurs semaines ou mois dans le processus papier. Cette réduction supprime le réflexe du « on verra bien quand ils répondront », le nouvel objectif de l'entreprise n'étant plus seulement d'envoyer la déclaration dans les délais mais d'obtenir l'accusé de réception et sa validation dans ces mêmes délais. Cette rapidité facilite l'identification de la cause et la correction dans le logiciel.