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La Conférence des Grandes Ecoles digitalise son activité

Isabelle Laurençot, responsable du pôle gestion de l’information/process au sein de la CGE, a apprécié l’écoute du cabinet retenu.

L'applicatif coeur de métier de la Conférence des Grandes Ecoles a été refondu par Acadys pour digitaliser ses process.

PublicitéLa Conférence des Grandes Ecoles (CGE) regroupe 229 « grandes écoles », établissements d'enseignements supérieurs français qu'elle représente auprès des pouvoirs publics comme des acteurs économiques et dont elle anime le réseau (groupes de travail...) et accrédite certaines formations (Mastère spécialisé, Msc, Badge, CQC). Son applicatif coeur de métier, qui gère les relations avec les écoles (adhésion, circuit d'accréditation des formations, gestion des groupes de travail, etc.), était vieillissant et, en 2017, la CGE a décidé de le remplacer. Il s'agissait à la fois d'améliorer l'expérience des utilisateurs (internes et externes) mais surtout d'accroître les fonctionnalités de collaboration et, d'une manière générale, de refondre et de digitaliser les process.

Bien entendu, la CGE a fait un appel au marché et, en dernière étape, a retenu deux cabinets. Le premier n'a pas fait preuve de l'écoute attendue au contraire d'Acadys qui a été retenu. Isabelle Laurençot, responsable du pôle gestion de l'information/process au sein de la CGE, n'attendait en effet pas du cabinet qu'il lui explique son métier mais plutôt qu'il écoute ses besoins et sache en tirer les conclusions sur la digitalisation. Par exemple, le process, strict, d'accréditation d'une formation doit permettre de vérifier le respect de la doctrine en matière de qualité. La digitalisation permet de mieux contrôler le respect des obligations avec moins d'intervention humaine et plus d'objectivité. L'outil gère désormais, également, des espaces de partage documentaire et de collaboration pour les groupes de travail. De la même façon, il est plus aisé de réaliser des études et des enquêtes et d'en partager les résultats.

Au delà de l'outil en tant que tel, la démarche a évidement compris une dimension d'évangélisation et d'accompagnement du changement. L'adoption de l'outil a été enthousiaste, notamment par les groupes de travail qui ont pu ainsi plus facilement mener leurs travaux à distance. Le premier lot de fonctionnalités déployées a d'ailleurs été, en 2018, ce qui relevait de la collaboration. Les fonctionnalités de gestion ont été déployées dans un second temps. Le projet n'est pas achevé et une nouvelle phase est désormais lancée afin d'améliorer l'intégration de l'outil avec, notamment, le site web afin de faciliter des publications. Des interactions via API pourraient également être mises en place avec des organismes nationaux tels que France Compétence pour améliorer la diffusion des offres de formation et, le cas échéant, la recherche de financements pour celles-ci.