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La CA du plateau de Saclay dématérialise les dossiers de convocation des élus

La communauté d'agglomération a choisi de sécuriser les envois de documents règlementaires grâce à CDC Fast.

PublicitéLes réunions du conseil communautaire, du conseil municipal ou d'une autre instance d'une collectivité locale ou territoriale doivent suivre un formalisme précis. Des élus de tous bords s'y retrouvent et doivent disposer de manière certaine de tous les documents nécessaires à leurs votes dès la convocation. Celle-ci comporte donc de fait une grande quantité de documents en annexes, pour éclairer chaque point de l'ordre du jour. Pour dématérialiser la convocation, il faut donc s'assurer que celle-ci est complète, intègre et bien délivrée aux bonnes personnes (obligation de traçabilité). Bref, il faut un système de signature électronique en plus du workflow documentaire. La communauté d'agglomération du plateau de Saclay a choisi d'opter pour le workflow sécurisé de CDC Fast (groupe Caisse des Dépôts et Consignations). La dématérialisation a permis d'éviter 10 000 pages (50 kg) d'impressions par an pour les seules réunions ordinaires, auxquelles s'ajoutent 6000 autres pages pour les commissions annuelles. De plus, l'utilisation d'un workflow numérique permet au personnel d'ajouter au fur et à mesure les documents dans les futures convocations avant de les envoyer d'un clic au lieu de devoir procéder à une reprographie importante au dernier moment, dans l'urgence.