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L'Université Grenoble Alpes associe une suite collaborative open-source et l'e-learning

Thierry Champier, responsable du service des usages numériques inter établissements de l'Université Grenoble Alpes, a mis en oeuvre deux voies d'accès au collaboratif.

Pour des applications de co-édition collaborative, la DSIM de l'Université Grenoble Alpes a déployé la suite bureautique OnlyOffice en 2019 auprès de 22 000 utilisateurs. Elle a ensuite étendu son utilisation avec la plateforme pédagogique Moodle et développé un plugin pour la solution e-learning Chamilo, avec une cible de 60 000 étudiants.

PublicitéPouvoir intervenir de façon collaborative sur des documents est particulièrement important en milieu universitaire. Le besoin est d'autant plus aigu en ces temps de pandémie qui contraint les enseignants, chercheurs et étudiants à travailler et étudier à distance. Il y a deux ans, après avoir installé la gestion documentaire d'Alfresco, l'Université Grenoble Alpes a retenu une suite bureautique en open source, OnlyOffice, pour fournir à ses utilisateurs des outils d'édition et de co-édition en ligne interfacés à son système d'information. Elle a ensuite élargi l'utilisation de cette suite collaborative aux plateformes pédagogiques Moodle et Chamilo, ce qui l'a conduit à développer pour cette dernière un plug-in en open source.

A l'instar d'un LibreOffice, OnlyOffice se pose en alternative aux suites bureautiques propriétaires. Elle est développée par l'éditeur letton Ascensio System et a également été retenue par l'Université de Lorraine et l'Université de Nantes. Pour une mise en oeuvre équivalente, l'Université de Lille a pour sa part misé sur Collabora Online, la suite collaborative cloud basée sur LibreOffice.

Une double entrée vers OnlyOffice

L'Université Grenoble Alpes était initialement composée de plusieurs établissements géographiquement répartis, chacun utilisant son propre logiciel bureautique avec des solutions de stockage différentes. La mise en place de la GED Alfresco a d'abord constitué un premier point de centralisation entre ces établissements avant le déploiement de la suite bureautique, dans un premier temps auprès de 22 000 utilisateurs, à terme auprès des 60 000 étudiants de l'UGA. Pour maîtriser la sécurité sur les données, la Direction des systèmes d'informations mutualisés de l'Université recherchait une solution pouvant être auto-hébergée. OnlyOffice le permettait et répondait aux autres critères posés, dont l'ergonomie et une compatibilité forte avec les formats MS Office, indique dans un communiqué Stéphanie Pudda, chargée de l'informatique décisionnelle au sein de DSIM. La suite d'édition collaborative disposait également d'un plugin pour se connecter à Alfresco.

OnlyOffice a d'abord été déployée à travers son propre portail web avant d'être mise en place sur la plateforme Alfresco. Une double entrée est proposée pour accéder à l'éditeur de documents, tandis que la politique de stockage sur le long terme repose sur Alfresco afin d'assurer à la DSIM un contrôle complet sur la gestion documentaire, explique pour sa part Thierry Champier, responsable du service Sunie - Service des usages numériques inter établissements - de la DSIM.

Publicité Extension vers les outils pédagogiques et de recherche

Un an après la mise en place d'OnlyOffice, les professeurs de l'UGA ont souhaité que son usage puisse être étendu aux plateformes d'apprentissage open source utilisées afin de pouvoir travailler directement avec leurs étudiants. Cela concernait d'une part l'application Moodle (sous licence GNU) qui permet de créer des communautés pédagogiques, et d'autre part le système de elearning Chamilo (sous licence GNU/GPL). L'interfaçage avec Moodle a été réalisé par OnlyOffice à partir du plugin déjà existant pour cette plateforme. « Les équipes ont été très réactives et à notre écoute », souligne Stéphanie Pudda en ajoutant qu'une vraie relation de confiance s'était installée. Le plugin pour Chamilo a été de son côté développé directement par l'UGA. Il a été repris par les équipes d'OnlyOffice qui en ont fait le connecteur officiel de la suite pour cette plateforme elearning. Fourni en open source et gratuit, celui-ci est maintenant intégré à OnlyOffice Docs.

Pour l'Université Grenoble Alpes, la prochaine étape consiste maintenant à effectuer une montée de version qui permettra de s'ouvrir sur d'autres problématiques propres à l'enseignement. Les enseignants-cherchants demandent en particulier de pouvoir accéder à Zotero, à la demande des enseignants-chercheurs. Stéphanie Pudda évoque en particulier l'accès à Zotero, un logiciel libre de gestion de références qui permet de détecter automatiquement les recherches sur le web sur des référentiels comme JStor ou arXiv.org, ou encore en balayant des sites de presse ou des catalogues de librairies. Zotero aide à organiser les recherches, à créer des références et des bibliographiese, à co-écrire des articles avec ses collègues, à distribuer des cours aux étudiants ou à bâtir une bibliographie collaborative.