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L'Université de Nantes déploie sa bureautique collaborative en ligne en interne

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°181 !

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Etudiants, enseignants et administratifs de l'Université de Nantes bénéficient désormais d'un service à base de NextCloud et OnlyOffice dans un environnement totalement en logiciels libres. 16 000 comptes et 110 000 partages sont aujourd'hui actifs. L'université finance des améliorations de la plate-forme en vue des prochaines étapes du projet.

PublicitéLors de réflexions stratégiques en 2015, l'Université de Nantes a souhaité mettre à disposition de ses 37 000 étudiants ainsi que 3900 enseignants et personnels administratifs un outil de partage documentaire et de bureautique collaborative entièrement géré en interne. Ce choix de conserver en interne était une décision de la présidence, sur préconisation de la DSIN. Le RGPD ne s'appliquait pas encore mais ses lignes directrices étaient connues, le Cloud Act et le Patriot Act posaient déjà de nombreux problèmes, la directive conjointe des ministères de la Culture et de l'Intérieur d'Avril 2016 restreignait l'exportation de données numériques (donc l'usage de clouds américains), etc. Les réponses des acteurs traditionnels comme Google (Gsuite) ou Microsoft (Office365) n'étaient pas satisfaisantes de ces points de vue à l'époque. De plus, l'université avait une culture du logiciel libre. Petit à petit, un projet va prendre forme et va être baptisé UNCloud (cloud de l'Université de Nantes). Matthieu Le Corre, responsable technique du pôle enseignement en sciences de l'Université de Nantes, par ailleurs chef de projet, relève: « le projet a été mis en production en janvier 2018, pour éviter une concomitance avec la rentrée universitaire, et les offres ont pu nettement évoluer depuis. »

Plusieurs offres, tant pour le partage de fichiers que pour la bureautique ont été étudiées avec les caractéristiques de l'époque. Les fonctionnalités de Renater Partage, à base de Zimbra, étaient trop limitées et sa feuille de route très floue. Seafile, solution open-source codée en C (et non pas en PHP/Javascript), était certes très performante mais son écosystème était à l'époque des plus pauvres. L'ergonomie de Pydio n'était pas suffisamment proche des standards courants et posait bien des problèmes de formation. Le modèle économique d'Owncloud, avec son mode Premium commercial, l'a fait écarté au profit de son fork Nextcloud dont l'ergonomie était proche de Google.

Une bureautique libre compatible Microsoft

Côté bureautique, deux solutions ont été envisagées : Collabora Office (version en ligne de Libre Office) et Only Office. « A l'époque, Collabora Office souffrait d'une ergonomie discutable et de fonctionnalités limitées, ses formats natifs étaient des OpenDocument et le support reposait sur une facturation au compte nommé » se souvient Matthieu Le Corre. C'est donc OnlyOffice qui est choisi comme le justifie Matthieu Le Corre : « la maintenance était à l'utilisateur concurrent et le format natif OpenXML, celui de la suite Microsoft Office, était plus pertinent pour nous. » L'université a renoncé à acquérir des milliers de comptes Collabora Office pour se contenter de 400 accès OnlyOffice sur deux serveurs (soit un total de 800). « Nous avons compté large, le maximum constaté étant à ce jour de deux fois 180 accès concurrents » observe Matthieu Le Corre.

PublicitéL'usage natif des formats de Microsoft est un point fort de OnlyOffice. « En plusieurs années de déploiements dans divers contextes, je n'ai rencontré qu'un seul soucis de compatibilité sur un seul document » a par ailleurs témoigné Nicolas Schmitz, RSSI de l'Ecole Normale Supérieure de Lyon. En version « community » (gratuite), OnlyOffice est limité à 20 utilisateurs. OpenDocument (le format de Libre Office) est bien supporté mais par conversion. OnlyOffice existe soit en produit isolé avec des modules plus nombreux (y compris mail et agenda), soit en tant que module de NextCloud (réduit dans ce cas à la bureautique classique : traitement de texte, tableur, présentation...). L'université a choisi le mode intégré, l'objectif étant de développer des services autour d'un portail unique, en l'occurrence NextCloud.

Des tests en grandeur réelle

Les premiers tests ont été opérés courant 2017 avec une population de béta-testeurs. Une centaine de personnes ont été choisies afin d'être représentative de la population visée, chaque testeurs pouvant inviter deux contacts afin de tester les fonctions de partage dans de véritables conditions de travail. Le simple fait de consulter les utilisateurs finaux a entraîné un certain enthousiasme dans ces populations à l'égard du projet. Au final, les testeurs ont fait de l'outil un véritable environnement numérique de travail et l'ont considéré comme tel. L'architecture définitive a été mise en oeuvre, donc, pour un lancement en production en janvier 2018.

Le coeur du service est NextCloud dont la fonction de base est la gestion du stockage et du partage de documents. En évoluant en tant que plate-forme, NextCloud dispose désormais de nombreux modules, dont OnlyOffice en version intégrée. Il est, à Nantes, installé sur des serveurs Linux Debian avec Apache et MariaDB. La répartition de charge entre bases de données MariaDB est assurée par MaxScale et celle du trafic entre serveurs par IPVS/Keepalived. La base de données en mémoire Redis est utilisée pour la gestion des « locks » (verrouillages de fichiers selon les utilisateurs à un instant t). Les échanges entre la partie cliente en javascript tournant dans le navigateur et la partie serveur sont assurés par RabbitMQ. Enfin, le stockage à proprement parler est géré sous forme objet avec Ceph. Ignorant l'ampleur que prendrait le projet à terme, tout a été fait pour faciliter une évolution des capacités sans remise en cause de l'architecture. Matthieu Le Corre avertit : « dans ce genre de projets, il faut faire très attention à mettre toute la ressource nécessaire sur les bases de données, qui constituent des points sensibles car chaque activité y créé une ligne. »


L'architecture générale du projet UNCloud

Un projet qui se poursuit

Si le projet initial, en 2015-2016, se limitait au stockage/partage de document (NextCloud), puis à l'édition (avec OnlyOffice), la logique actuelle est de rattacher petit à petit l'ensemble des services web universitaires à un portail unique organisé autour de NextCloud. Ainsi, le module de visioconférence Talk est actuellement testé [utilisé dans le cadre de la présente interview, il s'est révélé à la hauteur de ses concurrents commerciaux, NDLR]. « Quand on aura intégré l'agenda et le mail, l'objectif sera, par exemple, de pouvoir générer une invitation pour l'agenda à participer à une vidéoconférence avec des documents partagés entre participants » explique Matthieu Le Corre. L'université a passé un marché de développement avec NextCloud pour améliorer les modules d'agenda et de mail. Matthieu Le Corre insiste : « nous avons profité de la communauté et les développements opérés sont bien sûr reversés à la communauté à qui nous rendons ce dont elle nous a fait bénéficier. »

Entre les 40 000 étudiants, les 7000 administratifs et enseignants et les différents comptes de service, l'outil est susceptible de devoir gérer jusqu'à 60 000 comptes. Matthieu Le Corre précise : « tout le personnel a un compte mais les étudiants doivent activer le leur (en self-service), étant donné qu'un compte inactif durant six mois est désactivé, ne sera plus proposé dans les annuaires mais ne sera pas détruit et ses documents non plus. » A ce jour, il y a 16 000 comptes actifs (utilisés) qui gèrent 35 millions de documents avec 110 000 partages (dont 70 000 avec liste de droits affectés à des comptes nominatifs, le solde avec des liens publics de partage). Si la DSIN de l'université préconise de travailler en ligne (dans OnlyOffice, avec exécution du javascript dans le navigateur, donc sans surcharger les serveurs), 75 % des actions concernent de la synchronisation dans NextCloud entre un répertoire sur poste de travail et l'espace de stockage en ligne. Sur les trente derniers jours avant l'interview, les pointes d'activités ont été de 155 000 fichiers ajoutés et 100 000 détruits.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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