Projets

L'ONG Aide et Action déploie un PGI mondial en SaaS

L'organisation non-gouvernementale a choisi ERP 5, implémenté et hébergé par Nexedi.

PublicitéL'organisation non-gouvernementale Aide et Action réalise des projets éducatifs humanitaires dans plus de vingt pays. Fondée en 1981, elle s'appuie sur 800 salariés et des milliers de bénévoles dans le monde. A partir de 2008, l'organisation a souhaité améliorer sa gestion et la transparence de ses comptes. Il s'agissait notamment de faciliter les consolidations internationales, le tout sans consacrer un budget trop important au projet, l'essentiel des fonds devant être attribué à l'activité de l'association. Pour cela, elle s'est réorganisée et a déployé mondialement un PGI en mode SaaS, en l'occurrence le PGI open-source ERP 5, hébergé par Nexedi. Le SaaS a également été retenu dans des pays en voie de développement aux infrastructures télécoms limitées.

Plus de fiabilité et de transparence

« Nous avions trois objectifs avec ce projet, à savoir garantir la fiabilité des informations en supprimant l'extra-comptable, mieux piloter la structure en bénéficiant d'une accessibilité permanente aux données et enfin disposer d'informations plus fines » se souvient Sabine Boyé-Gonçalves, secrétaire générale d'Aide et Action International. Auparavant, chaque pays disposait de son propre système et il fallait effectuer des retraitements manuels longs et complexes pour consolider les informations. En implémentant un PGI unique, les informations deviennent plus complètes, la transparence est améliorée et le reporting aux donateurs institutionnels (Banque Mondiale, Union Européenne...) plus conformes aux attentes de ceux-ci.

Le PGI est utilisé pour les fonctions finance et suivi budgétaire. Les écritures de paye sont incorporées en batch, chaque pays disposant de ses propres logiciels pour la gestion des rémunérations. Sabine Boyé-Gonçalves s'en explique : « la typologie des contrats et des réglementations était trop vaste ».

Un déploiement mondial à partir de trois pays pilotes

Le projet est initié à la fin de 2008. Mais il débute pour de bon en 2009, avec la création d'une structure internationale de droit suisse fédérant l'ensemble des organisations nationales. Au sein d'Aide et Action International, le secrétariat général pilote l'ensemble des fonctions support, notamment l'informatique, les ressources humaines et les finances. En 2010, le PGI est déployé au niveau de la structure internationale et de trois pays pilotes : le Sénégal, le Mali et la Guinée Conakry.

Cette première phase se déroulant bien, le projet est étendu mondialement en 2011, à l'exception des pays d'Asie du Sud. Ceux-ci ne seront déployés qu'en 2012, leur budget de cet exercice étant déjà inclus dans le système. « Des particularités comptables locales ont retardé le projet dans ces pays » constate Sabine Boyé-Gonçalves.

PublicitéL'une des forces d'ERP 5 a été justement sa capacité à traiter dans une même instance et un même plan de comptes l'ensemble des (...)

L'une des forces d'ERP 5 a été justement sa capacité à traiter dans une même instance et un même plan de comptes l'ensemble des implantations locales de l'ONG. Chaque pays dispose bien évidement de ses propres règles comptables mais les comptables travaillent dans des « comptes abstraits » qui sont ensuite reventilés dans les plans de comptes locaux. Les documents comptables comme le bilan et le résultat sont réalisés selon les comptes internationaux comme selon chaque comptabilité nationale.

Souplesse et très faible coût

Sabine Boyé-Gonçalves confirme : « cette souplesse du produit qui permettait de l'adapter à nos besoins a été l'un des critères majeurs de son choix. » L'ONG ne cache pas que le budget très limité du projet a aussi été un facteur clé du choix. « Nous avions aussi consulté Sage et Oracle mais ERP 5 a été nettement moins cher que les autres solutions, avec une prestation initiale de 72 000 euros HT et un coût récurrent lié au mode SaaS de 1500 euros par mois alors que nous avons un millier d'utilisateurs dans le monde » souligne Sabine Boyé-Gonçalves. Tout logiciel propriétaire aurait rendu le projet impossible par le seul fait du coût initial des licences.

Enfin, le mode SaaS correspondait bien à la nécessaire souplesse tant d'implémentation, en délégant au prestataire tous les aspects techniques, que d'utilisation. Les utilisateurs sont en effet souvent en déplacement et pouvoir se connecter de n'importe où en retrouvant ses données est évidemment un avantage opérationnel majeur.

Une logique workflow intéressante à plus d'un titre

ERP 5 dispose également d'une logique de type workflow qui permet de lui adjoindre aisément des extensions développées sur le moteur principal pour des usages spécifiques. Ainsi, Aide et Action travaille actuellement sur un projet de gestion des dons et parrainages.

Cette gestion en mode workflow des opérations facilite également l'utilisation du produit dans les zones où les télécommunications sont peu performantes. « Il y a très peu de javascript sur les pages, le HTML est généré dynamiquement par le serveur et les interactions sur la page sont très limitées » explique Thierry Brettnacher, vice-président consulting de Nexedi.

Les contrôles de saisies et la validation des écritures sont ainsi opérées sur le serveur, sans nécessiter un trafic de données en cours de saisie. « Ceci dit, il n'y a pas de vrai soucis dans les capitales, les difficultés pouvant survenir sur les lieux de projets, dans des endroits plus reculés » tempère Sabine Boyé-Gonçalves. Un mode hors connexion avec gestion d'un cache d'opérations est cependant envisagé à terme.