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L'Olympique de Marseille dématérialise son cycle de purchase-to-pay

Philippe Cambier, chef comptable à l’Olympique de Marseille : « Le gain de temps offert par la solution d’Esker nous permet de nous focaliser davantage sur l’analyse de nos données. »

Pour gagner en agilité et en traçabilité, l'Olympique de Marseille a digitalisé l'ensemble de son cycle fournisseurs, depuis les demandes d'achats jusqu'aux factures, en s'appuyant sur les solutions d'Esker.

PublicitéFondé en 1899, le club de football Olympique de Marseille (OM) a obtenu onze fois le titre de champion de France, dix coupes de France, trois coupes de la Ligue et une victoire en Ligue des Champions. Avec plus de 13 millions de fans sur ses plateformes digitales, c'est l'un des clubs sportifs français comptant le plus de sympathisants. Comme les autres clubs sportifs professionnels, son budget varie en fonction de ses résultats en compétition, ce qui demande une grande agilité au niveau financier. Pour répondre à ce besoin d'agilité, le club a choisi de digitaliser la gestion du cycle fournisseurs en s'appuyant sur les solutions d'Esker, afin de gagner en visibilité sur ses achats et dépenses.

L'OM collabore de façon régulière avec plus de 300 fournisseurs, ce qui représente une moyenne de 1000 à 1500 factures par mois en période d'activité habituelle. Pour optimiser ce processus, le club a d'abord mis en place l'interface de gestion des factures fournisseurs d'Esker en octobre 2019. En juillet 2020, l'OM a ensuite déployé le module d'engagement financier de façon progressive au sein des sept sociétés du club. Auparavant, la validation des demandes d'achats se faisait encore au format papier, avec le risque de perte de documents que cela induit, explique Marjorie Lagrange, contrôleur de gestion à l'Olympique de Marseille. « Désormais, le processus de validation des engagements est respecté grâce à un workflow optimisé », souligne-t-elle. Le département financier avait également des difficultés à construire ses budgets, en l'absence d'informations sur les engagements non facturés. « C'est pour cette raison que nous avons décidé de passer à l'étape supérieure en digitalisant l'ensemble du cycle fournisseurs », pointe Marjorie Lagrange. L'OM a donc fait appel à Esker afin d'obtenir cette traçabilité complète, depuis les achats jusqu'au paiement des factures fournisseurs.

Une adoption rapide par les utilisateurs

Pour apporter davantage de fluidité aux équipes, l'éditeur a déployé des fonctionnalités supplémentaires, comme l'ajout de champs dynamiques, qui a accéléré la saisie des données. Des graphiques de dépenses permettent d'avoir un suivi budgétaire en temps réel et la création de formulaires d'intégration des nouveaux fournisseurs a amélioré la performance des dispositifs en place. Pour les 120 utilisateurs de la solution, ces outils ont fait gagner un temps important, en offrant une interface à la fois simple et modulable de contrôle budgétaire. « L'adoption de la solution Procure-to-Pay d'Esker a été un véritable plus pour mon poste », confie Marjorie Bouet, comptable fournisseur à l'OM. « Étant en charge de la comptabilité fournisseur, j'ai pu gagner énormément de temps au quotidien. En pratique, le rapprochement rapide avec les bons de commande facilite considérablement la saisie des factures. »

PublicitéL'appropriation a été rapide, malgré une prise en main faite à distance durant le confinement. « Esker nous a accompagnés de bout en bout pour concevoir une interface sur-mesure », apprécie Philippe Cambier, chef comptable de l'OM. À la clef, une meilleure visibilité globale sur l'évolution des dépenses ainsi qu'une meilleure traçabilité des engagements pas encore facturés. « À l'heure où la pandémie de Covid-19 continue de bouleverser l'agenda et les règles du jeu du monde sportif, le gain de temps offert par la solution d'Esker nous permet de nous focaliser davantage sur l'analyse de nos données », ajoute Philippe Cambier.