Projets

L'intégration comptable permet à l'assureur Auxia de gagner en autonomie et agilité

Nathalie Meyer, DAF (Auxia) : « Grâce à la solution AIS d’Axway, nous avons gagné en agilité et en réactivité sur nos rapports analytiques. »

À l'occasion d'un projet de modernisation de son système comptable, Auxia a choisi de remplacer les interfaces reliant celui-ci à son outil de gestion par une solution d'intégration d'Axway. À la clef, une agilité accrue et une qualité des données améliorée.

PublicitéSpécialiste de la prévoyance individuelle, Auxia fait partie du groupe Malakoff Humanis. Jusqu'en 2017, l'entreprise s'appuyait sur des outils comptables historiques, mis en place à sa création. « Quinze ans plus tard, ceux-ci n'étaient plus adaptés, à la fois par rapport à la croissance de l'entreprise et au contexte réglementaire », explique Nathalie Meyer, Directrice Administrative et Financière (DAF) d'Auxia. L'assureur devait à la fois gérer des volumes de données en hausse et ajuster son reporting, afin de répondre aux obligations de Solvabilité II et aux besoins des clients. « Nous avions beaucoup de données à conserver, et nous souhaitions aussi pouvoir reproduire dans nos comptes analytiques l'organisation de chacun de nos partenaires », précise la DAF.

Pour répondre à ces besoins, l'assureur avait initialement demandé à l'éditeur de son système de gestion de développer des interfaces spécifiques avec le SI comptable. Cependant, cette situation induisait une forte dépendance vis-à-vis du fournisseur, seul à maîtriser ces interfaces. Par ailleurs, la comptabilité agrégée ne suffisait plus à répondre aux exigences de traçabilité des réglementations en vigueur. « Il fallait pouvoir remonter toute la piste d'audit, ce qui nécessitait de retravailler les écritures comptables », souligne Nathalie Meyer.

Privilégier une solution du marché

Dans ce contexte, l'entreprise décide finalement de mettre à niveau son logiciel comptable, un projet soutenu par la direction générale. Après un appel d'offres, Auxia retient la solution Coda Financials d'Unit 4. « Celle-ci était déjà présente dans le groupe, dont les équipes nous ont aidés à établir un contrat-cadre. Par ailleurs, nous étions trois dans mon équipe à bien connaître la solution, et nous n'avons pas eu besoin d'accompagnement pour la mettre en place », souligne Nathalie Meyer. Grâce à cette expertise, la reprise des données a pu être effectuée en interne, et l'équipe comptable a elle-même assuré la formation des opérationnels.

Avec le nouveau système, la question de l'interface avec l'outil de gestion resurgit. « Pour notre DSI, cette interface représentait une source de difficultés au quotidien, car l'équipe n'en avait pas une maîtrise complète », témoigne la DAF. « Plutôt que de redemander un développement spécifique à l'éditeur, nous avons préféré aller vers davantage d'indépendance, en optant pour une solution du marché ». Après avoir étudié deux solutions, Auxia choisit Accounting Integration Suite (AIS) d'Axway, un outil qui était lui aussi déjà présent au sein du groupe Malakoff Humanis.

Un projet complexe mené en l'espace d'un an

La mise en place d'AIS démarre en janvier 2019. « Nous devions mettre à disposition à travers l'outil des comptes-rendus d'événements (CRE) ainsi que le détail des écritures comptables », décrit Nathalie Meyer. Au total, une vingtaine de séances de travail sont organisées avec Axway, afin d'établir tout le dictionnaire des données nécessaire à la construction de ces CRE. Ensuite l'éditeur a organisé une phase de formation, entre mars et avril 2019. L'équipe d'assistance à maîtrise d'ouvrage d'Auxia, constituée de trois personnes, a ainsi pu monter en compétence sur la solution, afin d'effectuer la mise en oeuvre. « Dès juin, nous étions pratiquement autonomes sur le paramétrage des différentes opérations », souligne Nathalie Meyer. En septembre, l'équipe a effectué la recette de bout en bout, et en janvier 2020 la solution a été mise en production. « Au total, le projet a duré un an, alors que d'expérience il en faut plutôt deux sur des projets de cette envergure », observe la DAF.

PublicitéAujourd'hui, l'intégration des systèmes comptables et métier fonctionne bien. « De temps en temps, nous intervenons pour corriger certains points un peu complexes, mais le taux d'erreurs remontées reste faible en proportion des volumes d'écriture traités ». Grâce à la mise en place des deux solutions, le service comptable d'Auxia a gagné en réactivité. « Nous pouvons facilement proposer nos solutions aux nouveaux clients, en leur fournissant un reporting clef en main », se réjouit Nathalie Meyer. Celle-ci pointe également un bénéfice important au niveau de la qualité des données. « Dans le nouveau système, si une donnée manque, ne possède pas le bon format ou bien ne correspond pas à ce qui est attendu, elle est automatiquement rejetée, avec une obligation de recyclage. Ainsi nous regardons toutes les anomalies et remontons à la source pour les corriger », explique la DAF.

Rapprochement avec l'IT et les métiers

La direction financière d'Auxia est devenue un vrai partenaire pour les métiers, capable de proposer une information fiable et sur mesure aux différents clients. « Nous intégrons l'organisation de chacun d'entre eux dans notre outil : par répartition géographique, par métiers, par directions... De cette façon, nous leur fournissons des comptes analytiques calqués sur leur fonctionnement », indique Nathalie Meyer. La direction financière travaille également beaucoup avec la direction des risques, qui peut désormais vérifier aisément les pistes d'audit et les différents niveaux de contrôle.

Enfin, au fil du temps, l'équipe IT s'est elle aussi impliquée dans ce projet, plutôt métier au départ. « Le projet a contribué à rapprocher la finance et l'exploitation. La DSI a également développé des compétences sur la solution. Aujourd'hui nous partageons un vocabulaire commun et nos exigences se rejoignent », témoigne la DAF.