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L'IFP Energies Nouvelles conçoit ses formulaires en no code

Déçu par une solution low code, l’IFP Energies Nouvelles (IFPEN) s'est tourné vers le no code pour bâtir des formulaires sans développement. (Photo : D.R.)

Pour remplacer des processus bureautiques, l'institut de recherche et de formation s'est tourné vers une solution no code en mode SaaS.

PublicitéPour fiabiliser la gestion de ces formulaires, l'IFP Energies Nouvelles (IFPEN) se tourne vers l'environnement no code proposé par l'éditeur DAMAaaS. D'ores et déjà, la solution a permis de créer 14 formulaires pour 2 600 utilisateurs concernés. Ceux-ci couvrent de multiples besoins : affectation de bureaux, avis de passage et d'absences, demandes de manutention, autorisations de travail et permis associés, avis de mouvement... Ces outils viennent remplacer des processus auparavant gérés via des workflows manuels, reposant sur des outils bureautiques. « Outre qu'elle était chronophage, cette approche ne fiabilisait pas assez les étapes de validation », observe Anne Pinchinat, cheffe de projet SI au sein de l'établissement public spécialiste de la recherche et de la formation dans les domaines de l'énergie, du transport et de l'environnement.

Le remplacement des workflows manuels par une solution no code fait suite à une première tentative infructueuse, basée cette fois sur un outil low code. « Nous avons mis en place en 2019 une première solution BPM low code qui nous semblait bien adaptée et qui a été déployée pour deux premiers formulaires, raconte Anne Pinchinat. Mais l'outil conduisait à une complexité de mise en oeuvre de nouveaux formulaires trop importante et nécessitait le recours à du développement externe. C'était coûteux en temps et en budget. » D'où un premier PoC sur la solution DAMAaaS, réalisé à partir du formulaire Autorisations de travail, permettant à des entreprises extérieures d'intervenir sur les sites de l'IFPEN. « A la différence de la solution précédente, décevante en termes de délai de mise en oeuvre, l'outil BPM DAMAaaS répondait parfaitement aux besoins exprimés dans notre cahier des charges initial », reprend la cheffe de projet.

Autorisations de travail : 300 fiches renseignées par mois

En particulier, la solution permet à l'institut de bâtir des formulaires via du paramétrage, sans aucun développement. Ce qui assure une mise en production rapide. Pour Anne Pinchinat, l'outil fonctionne « comme un lego, avec une logique de paramétrage accessible ». Par ailleurs, le choix d'une solution SaaS permet de décharger la DSI de l'IFPEN de la maintenance de l'application. Pour assurer la montée en compétences des équipes internes, l'éditeur a accompagné l'organisme public dans la création des premiers formulaires. « Cela contribue à s'approprier la logique de l'outil et à gagner en autonomie, notamment pour maîtriser les évolutions sur les formulaires. Trois membres de la DSI sont aujourd'hui autonomes sur la modification des formulaires, voire leur création, et d'autres personnes sont en cours de montée en compétences », détaille la cheffe de projet.

Au total, le contrat de 18 mois signé entre l'éditeur en mode SaaS et l'établissement public prévoit la création de 40 formulaires. Dont des processus au coeur des métiers de l'IFPEN comme les demandes de propriété intellectuelle pour la R&D. Et certains formulaires sont déjà largement exploités par les utilisateurs, comme les autorisations de travail, pour lesquelles 300 fiches sont renseignées en moyenne chaque mois. « L'objectif de 40 formulaires pour l'automne 2023 est ambitieux mais tout à fait réaliste, précise Anne Pinchinat. On a déjà déployé avec DAMAaaS de nombreux modules référentiels qui vont nourrir le déploiement des formulaires suivants. » Pour la cheffe de projet, l'homogénéité des formulaires créés facilite leur appropriation par les utilisateurs finaux. « On commence d'ailleurs à avoir des demandes issues des métiers pour ajouter des processus ! »