Projets

L'Eurométropole de Strasbourg associe cartographie SI et PPM pour sa gouvernance numérique

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L'Eurométropole de Strasbourg a associé la solution de cartographie SI Solu-QIQ de AB+Software et l'outil de gestion du portefeuille de projets de Virage Group pour piloter sa feuille de route numérique.

PublicitéSituée en Alsace, l'Eurométropole de Strasbourg compte 505 000 habitants et 7000 agents. Pour soutenir ses différentes activités, elle s'appuie sur plus de 600 applications. Ce parc conséquent évolue en outre constamment, avec un portefeuille de projets totalisant 450 initiatives, dont 250 en cours. Pour piloter sa feuille de route numérique et déployer une gouvernance efficace, la direction du numérique et des systèmes d'information de la métropole a donc choisi de combiner deux solutions : la solution de gestion du portefeuille de projets (PPM) de Virage Group, associée à l'outil de cartographie Solu-QIQ de AB+Software. Lors d'un webinaire coorganisé par les deux éditeurs le 14 octobre, deux collaborateurs de l'Eurométropole de Strasbourg, Christophe Schosger, urbaniste des systèmes d'information et Franck Barbi, responsable de la cellule pilotage et coordination, ont présenté le dispositif mis en place, la démarche d'urbanisation et les bénéfices associés à l'interfaçage des deux outils.

En introduction, Franck Barbi et Christophe Schosger ont présenté la direction du numérique et des systèmes d'information, au sein de laquelle ils travaillent. Rattachée à la direction générale adjointe de l'accompagnement humain, de la transformation et de l'innovation, celle-ci est au service des habitants et de l'ensemble des agents de l'Eurométropole. Dans la DNSI, 70 agents et environ 50 prestataires assurent la gestion et l'évolution d'un parc constitué de 600 applications (500 métiers, 100 liées aux infrastructures), 6 500 postes de travail répartis sur 350 sites et 800 serveurs. La direction du numérique comporte quatre grands départements. Trois départements opérationnels, dont un premier très métier, qui s'occupe de recueillir les besoins des directions métier et les transforme en projets SI ; un département infrastructures, chargé des opérations pour toute la métropole et un département utilisateurs qui accompagne les agents au quotidien (help desk, assistance technique et déploiement de matériel). « Le dernier est un département pilotage et coordination, qui rassemble tous les métiers support et permet aux départements opérationnels de fonctionner », a indiqué Franck Barbi. Ce département de pilotage englobe la gestion de la gouvernance des projets, mais aussi l'urbanisation, la sécurité des systèmes d'information, le RGPD, la gestion des actifs et enfin la gestion des changements, afin de gérer toute la traçabilité des opérations.

Un duo d'outils au service du dialogue avec les métiers

La solution de PPM a été le premier pilier de gouvernance IT. Au centre de la DNSI figure un nouveau métier, créé en 2017, celui de chargé d'affaire. « Ces chargés d'affaires sont au contact direct et régulier avec tous les interlocuteurs métier », a expliqué Franck Barbi. Ces collaborateurs jouent donc un rôle central dans le processus de gouvernance, car ce sont notamment eux qui remontent les demandes de projets dans Project Monitor. Une fois celles-ci intégrées, elles font l'objet d'un arbitrage, basé sur trois dimensions principales : la gestion budgétaire, en fonction des prévisions rentrées par les chargés d'affaires ; la charge en jour-homme - un aspect important, car les ressources sont souvent le goulot d'étranglement, a rappelé Franck Barbi, et enfin une analyse de la valeur de ces projets d'intention, basée sur une méthodologie Mareva (méthode d'analyse et de remontée de la valeur) simplifiée. « Nous avons paramétré Project Monitor pour avoir cet arbitrage en trois dimensions, à travers des graphes à bulle qui donnent une visibilité sur la valeur des projets en fonction de leur coût et de leur charge potentielle », a décrit Franck Barbi. En complément, un bureau des projets assure un certain nombre de tâches de pilotage, dont l'organisation des différents comités d'arbitrage au long de l'année et la maîtrise des projets en cours. Le bureau organise des revues de projets trimestrielles à travers l'outil de PPM, exploitant la fonctionnalité de diaporama de la solution pour accéder aux informations de suivi utiles : budget, ressources, commentaires des chefs de projets, avancement. « Nous pouvons modifier de manière dynamique les attributs et statuts sur lesquels nous avons besoin d'agir », apprécie Franck Barbi.

PublicitéSi l'Eurométropole de Strasbourg utilise l'outil de gestion de portefeuille projets Project Monitor depuis plus de dix ans, la mise en oeuvre de Solu-QIQ est plus récente. « Solu-QIQ nous sert avant tout de référentiel pour modéliser le SI. Nous avions de l'information sur les projets, les applications, l'infrastructure technique, mais dans des outils différents. La solution d'AB+Software nous permet d'avoir une vue consolidée », a expliqué Christophe Schosger L'outil sert aussi pour l'aide à la décision, par exemple pour connaître les applications existantes dans un domaine fonctionnel, une information utile pour l'arbitrage des projets. C'est enfin un vecteur de transparence auprès des directions métiers, car la solution permet de partager et de consolider l'information avec ces dernières. « Nous avons eu l'idée de réunir les deux outils pour donner une visibilité complète et pour entretenir un dialogue dynamique et proactif avec nos directions métier sur le SI et son évolution dans le temps », a confié Frank Barbi.

Maîtriser la connaissance que l'on a de son SI

Le choix d'interfacer la solution de PPM et l'outil de cartographie a marqué une contribution importante à la démarche d'urbanisation SI de la métropole. Selon Christophe Schosger, « l'urbanisation a vocation à pallier deux effets courants dans les systèmes d'information. L'effet dominos, quand plus personne ne veut toucher au système, car il est non documenté et chaque fois qu'on intervient dessus tout s'écroule, et l'effet Mikado, où le système est bien documenté, mais les évolutions sont difficiles et coûteuses. » Dressant un parallèle avec l'aménagement du territoire, Christophe Schosger a ensuite détaillé les différentes couches intervenant dans une démarche d'urbanisation appliquée aux systèmes d'information, depuis les objectifs stratégiques, guidés par les métiers, qui déterminent l'évolution du SI, en passant par l'organisation et les processus, la vue fonctionnelle, les composants applicatifs jusqu'à l'infrastructure. « Urbaniser, c'est organiser la transformation du SI en l'alignant avec les métiers, dont les besoins évoluent sans cesse. » Il s'agit aussi d'optimiser le service rendu, de le simplifier et de le rendre plus flexible, en s'appuyant également sur les opportunités technologiques du marché. Les enjeux de la gouvernance SI sont de connaître l'existant (applications, projets, processus, données...), de se projeter et enfin de transformer à travers des projets. C'est précisément là qu'intervient la rencontre entre la cartographie et les projets. « Nous travaillons depuis longtemps en mode projet, en nous appuyant sur la méthode Prince2. Mais quand on se transforme, il faut aussi capter ces transformations en termes de modélisation, pour maîtriser à tout moment la connaissance du SI », a souligné Christophe Schosger. Pour cela, la métropole a mis en place des processus de captage automatique d'informations entre les deux solutions, mais elle est également en train de mettre en place des processus manuels.

Pour finir, Christophe Schosger a illustré cette démarche de gouvernance à travers un cas d'usage autour de l'urbanisation du SIRH. « Nous avons utilisé Solu-QIQ comme support pour une étude d'urbanisation menée l'année dernière avec le cabinet de conseil Oresys. Nous avons retenu ces derniers à l'issue d'un appel d'offres, à la fois pour nous accompagner dans la finalisation du paramétrage de l'outil de cartographie et pour mener cette démarche. » Après avoir adapté le métamodèle, l'équipe a effectué une modélisation fonctionnelle en sous-îlots du domaine RH, positionné les applications et les projets (existants et nouveaux) et enfin elle a modélisé les flux applicatifs. Christophe Schosger a ensuite réalisé une démonstration des passerelles entre les deux solutions, en commençant par la cartographie. « Nous avons fait apparaître de façon claire les objectifs stratégiques de la DRH, organisés en quatre catégories : économique, bénéficiaires, processus et ressources », a présenté l'urbaniste, précisant que les objectifs étaient le fruit d'une réflexion de la DRH. La solution contient aussi un état des lieux du SIRH, « le plan d'occupation des sols », qui fournit la vue fonctionnelle de l'organisation, au niveau global, avec un quartier correspondant aux ressources humaines, contenant un certain nombre d'îlots. Un mapping plus détaillé permet de voir les îlots à faire évoluer, les besoins à couvrir et les applications et projets en cours - une information provenant de Project Monitor. De la même façon, une cartographie des processus RH permet de naviguer parmi ceux-ci et de voir les applications mises à contribution. « Formaliser cette connaissance permet de savoir que si l'on touche à telle application, cela va avoir un impact sur tel processus », a pointé Christophe Schosger. À partir de cette base et d'ateliers, un certain nombre de projets à mener ont été identifiés. Dans Project Monitor, on retrouve ensuite le portefeuille de projets SIRH, avec des diagrammes de Gantt, une liste de projets, des informations sur les budgets. Là aussi, il est possible de zoomer pour voir les détails d'un projet. « Grâce à l'interfaçage entre les deux solutions, tous ces projets sont disponibles dans Solu-QIQ. » Cela permet notamment d'avoir dans l'outil de cartographie une vue des projets par objectif stratégique et par domaine, ainsi qu'une vue pour chaque projet des objectifs stratégiques auxquels il va répondre. « Une fois que nous avons l'information, à nous de faire travailler notre imagination pour l'exploiter partout où elle peut être utile », a résumé Christophe Schosger.

Actuellement, l'équipe d'urbanisation travaille sur une vue des données dans Solu-QIQ, notamment avec le service des archives, pour aider celui-ci à prioriser les données à purger et à archiver, mais aussi pour suivre les enjeux liés au RGPD. Au niveau de l'infrastructure, elle envisage également d'intégrer les notions de dette technique et d'obsolescence.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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