Tribunes

L'Enterprise Information Management : une nouvelle perspective pour faire face à la crise

Micropole-Univers, société européenne de conseil et d'ingénierie spécialisée dans les domaines de la Business Intelligence, de l'E-Business, du CRM et de l'ERP, dédie des équipes d'experts en Enterprise Information Management afin d'aider les entreprises à gérer leurs informations stratégiques et à tirer meilleur parti de leur capital informationnel.

PublicitéLes systèmes d'information jouent aujourd'hui plus qu'hier un rôle essentiel dans la capacité des entreprises à traverser des périodes de turbulences. Dans un contexte économique marqué par une crise financière et de profondes incertitudes, les décideurs ont en effet besoin de disposer d'informations fiables et pertinentes pour prévoir, anticiper et agir sur la performance de leurs entreprises. D'un point de vue stratégique donc, la capacité à disposer de l'information juste - et juste à temps - est devenue un facteur-clé de succès. Eu égard aux investissements réalisés dans les systèmes d'information depuis plusieurs années, les décideurs estiment pouvoir disposer des informations nécessaires pour approfondir leur connaissance de la performance de leur entreprise, et ce, le plus "en temps réel" possible. Cela suppose d'avoir une visibilité complète sur les sources d'approvisionnement de l'entreprise, la qualité des ressources humaines, le chiffre d'affaires, les marges, leurs portefeuilles produits / clients / fournisseurs, les attentes de leurs clients, les risques liés la concurrence, etc. Or les informations se trouvent disséminées un peu partout dans l'entreprise. Parfois mal structurées ou peu exploitables, elles nécessitent souvent des efforts considérables de production et de justification (ou de vérification). Micropole-Univers, qui accompagne depuis quatre ans les entreprises sur leurs projets de pilotage de la performance au travers son offre EPM (Enterprise Performance Management), dédie aujourd'hui une équipe spécialiste de l'EIM (Enterprise Information Management) afin d'aider les entreprises à gérer leurs informations en leur apportant des outils adaptés, une démarche et un savoir-faire issus de plusieurs années d'expérience dans ce domaine. L'EIM puise ses fondements dans le concept de gouvernance des données (ou Data Governance) et s'articule autour de 5 axes : - Le MDM (Master Data Management ou gestion des données de base de l'entreprise), qui a longtemps été assimilé à des techniques d'uniformisation des référentiels de l'entreprise, et qui prend aujourd'hui une nouvelle dimension en adressant des fonctions particulières de l'entreprise. Par exemple, la gestion des données de base de la Finance ou des Ressources Humaines. - La gestion de la qualité des données (ou Data Quality Management), thématique qui intéresse un très grand nombre d'entreprises et qui constitue probablement la pierre angulaire de l'EIM. La gestion de la qualité des données vise à identifier et corriger les incohérences liées aux informations critiques de l'entreprise. Au-delà des outils, la gestion de la qualité des données de l'entreprise impose une véritable démarche spécifique. - L'Enterprise Content Management (ECM ou gestion de contenus d'entreprise), vise essentiellement à gérer les informations non structurées disponibles dans les organisations sous différents formats (mails, fax, Web, etc.). - Le glossaire de l'entreprise, appelé également dictionnaire de l'entreprise, vise à documenter, référencer et définir l'ensemble des informations importantes voire stratégiques de l'entreprise. - L'organisation et les procédures autour des données visent, quant à elles, à définir les responsabilités, les modes d'administration et de production des données, les habilitations. - Compliance et Performance : la mise en conformité avec les normes, le respect des réglementations (de chaque pays, de chaque industrie...) et le suivi des indicateurs de performance qui permettent de mesurer la croissance, la rentabilité et l'exposition aux risques de l'entreprise. Les cinq axes fondamentaux de l'EIM permettront aux entreprises de relever les défis liés à la gestion cohérente et globale de leurs informations stratégiques. Premier défi : fournir des informations pertinentes et temps réel aux différentes directions de l'entreprise. Dans un contexte économique particulièrement morose et incertain, les cycles de production se raccourcissent. Les rythmes de décision s'accélèrent dans les organisations, s'accompagnant d'une demande accrue en informations pertinentes pour décider, agir et reporter. L'information juste doit être disponible au quotidien pour tous les départements de l'entreprise (Finance, Ventes, RH, Achats...). Or les systèmes d'information ont rarement été conçus pour s'adapter aux rythmes accélérés des demandes en informations. La question qui se pose est alors la suivante : faut-il changer profondément les systèmes d'information des entreprises pour les adapter aux rythmes des besoins utilisateurs ? La réponse est probablement négative si l'on considère les coûts engendrés par les modifications profondes des SI, les risques et les délais liés à la mise en oeuvre. En revanche, je recommande d'engager une démarche d'identification des informations stratégiques, dans le cadre d'une approche EIM, et de mettre en oeuvre les moyens adaptés pour la production ou la gestion de ces informations. Deuxième défi : la plupart des entreprises ne peuvent plus se contenter de gérer placidement leurs marques, sur un réseau de distribution bien établi Il leur faut sans arrêt être en mouvement, flairer les tendances, innover mais aussi se conformer à un cadre réglementaire sans cesse plus complexe. À titre d'exemple et à l'heure où les grandes instances européennes s'accordent sur des projets d'énergies renouvelables, plusieurs secteurs d'activités pourraient être concernés par l'urgence du développement de nouveaux produits (des voitures propres par exemple dans le secteur automobile). À côté de ces innovations parfois "contraintes", les entreprises devront très certainement se préparer à une communication plus importante d'informations réglementaires dans les mois et années à venir. De ce point de vue, l'EIM devrait permettre aux entreprises d'assurer la mise en oeuvre des moyens nécessaires à la production et la traçabilité des informations réglementaires. Troisième défi : accompagner les grandes évolutions institutionnelles des entreprises L'entreprise doit s'adapter au contexte économique actuel et surtout le faire avant ses concurrents, sous peine de perdre quelques places au classement et de finir comme une proie facile. Certaines ont d'ailleurs engagé des mouvements importants de concentrations, fusions ou acquisitions en réaction à la crise économique. Dans ce cadre, le rôle des informations est crucial. On imagine aisément le poids déterminant de la convergence des référentiels (clients, produits, fournisseurs...), ou encore de l'uniformisation des indicateurs de pilotage (financier ou opérationnel) dans le cadre des fusions / acquisitions. Le déploiement d'une approche EIM apporte plusieurs garanties et notamment la capacité à soutenir les évolutions structurelles des organisations du point de vue de la gestion cohérente des informations critiques. Dans les prochains mois, l'EIM pourrait constituer un axe majeur de développement au sein des entreprises. La démarche permettra certainement à l'entreprise de gagner les challenges importants liés à la compétitivité, à la conformité réglementaire, à la valorisation des actifs extra financiers sans oublier le retour sur investissement réalisé dans le système d'information. En adoptant aujourd'hui une démarche d'Enterprise Information Management, l'entreprise pourra prétendre d'ici quelques années à l'Enterprise Intelligence Management.