Tribunes

L'ASP répond efficacement aux besoins de partage et d'envoi de documents volumineux

Très limité par l'e-mail, le partage de documents numérisés volumineux devient un atout concurrentiel évident grâce aux solutions de gestions de contenu et de partage en ligne sécurisé moins coûteuses et moins lourdes qu'un serveur FTP.

PublicitéEnvoyer des e-mails avec des pièces jointes de 20 mégaoctets en sachant si chaque destinataire y a vraiment accédé et quand, partager des documents (fichiers, photos, plans...) avec des fournisseurs ou clients en toute sécurité sans leur ouvrir l'accès au réseau de l'entreprise... Autant de services utiles à tous et complexes à mettre en place. Une situation à laquelle l'ASP (Application Service Provider ou FAH pour fournisseur d'applications hébergées) apporte une solution simple à déployer et à utiliser, sécurisée et ergonomique. En effet, un espace de stockage en ligne peut répondre efficacement à ces types de demande, et à des prix très intéressants. D'une part, le prestataire dispose d'une infrastructure robuste, de haute disponibilité, redondante et fortement sécurisée. D'autre part, ces solutions ne réclament pas d'intégration complexe sur le poste client. En effet, la simple utilisation du navigateur Internet suffit à accéder en toute sécurité à ce disque virtuel en ligne, avec une ergonomie respectant les standards de la bureautique et favorisant une prise en main immédiate. Des fichiers de centaines de mégaoctets en pièce jointe ? Pour envoyer des fichiers volumineux de plus de 10 ou 20 gigaoctets, les messageries ne peuvent pas répondre, les limites des envois sont généralement paramétrées aux alentours de 5 mégaoctets. Envoyer des CD ou des DVD par coursier représente vite un coût faramineux. Enfin, l'utilisation d'un serveur FTP reste complexe et peu sécurisée. De plus, cela nécessite le plus souvent l'intervention régulière du service informatique. Avec un service en ligne, il suffit à l'utilisateur de déposer ses fichiers sur son espace en ligne, quel qu'en soit le volume, et d'insérer un simple lien vers ces fichiers dans son e-mail. Lorsqu'ils cliquent sur ce lien, les destinataires téléchargent les documents. Et les atouts de ce système sont bien plus nombreux. Pour commencer, les serveurs de messagerie seront déchargés de ce trafic qui passera par le Web. Une aubaine en ces temps d'explosion des spams. L'émetteur peut aussi définir des limites à ces téléchargements : date de péremption, nombre maximal de téléchargement par utilisateur, accès par mot de passe ponctuel communicable par téléphone... Par ailleurs, une relance automatique peut être adressée aux utilisateurs n'ayant pas encore accédé au document. Depuis son interface ergonomique, l'émetteur accède aux fonctions de traçabilité pour savoir qui a chargé quoi et quand, sans attendre d'éventuels accusés de réception que quelques destinataires auront accepté de renvoyer. Et bien entendu, ces documents bénéficient de mesures de sécurité de tout service ASP professionnel : un accès par mot de passe chiffré, un stockage chiffré, une supervision des machines 24/7, et une sauvegarde régulière. Un extranet virtuel et sécurisé pour partager des documents en ligne Autre demande récurrente des utilisateurs : la possibilité de partager simplement et parfois ponctuellement de partage de documents avec des clients ou fournisseurs. Or, l'ouverture des réseaux d'entreprise reste une opération délicate et logiquement aux mains des informaticiens. C'est pourquoi l'espace de stockage en ligne en mode ASP incarne une solution simple et sans risque, en permettant à chaque utilisateur de définir des profils (identifiant/mot de passe) pouvant accéder ou non à des documents qu'il dépose sur son espace : une sorte d'extranet virtuel. Là encore, il bénéficie de l'infrastructure robuste du prestataire, et de toutes les mesures de sécurité. Mieux encore, il peut mettre en place des partages, les modifier et les supprimer en toute indépendance, sans avoir recours au service informatique. Ce dernier peut alors se libérer pour se consacrer à des tâches plus stratégiques. Ce type de partage fait disparaître les éventuels problèmes d'incompatibilités logicielles pour ouvrir des documents, les modifier... car ces offres intègrent parfois ces fonctions d'édition en ligne sans nécessité de disposer des logiciels. De plus, tous les utilisateurs d'un projet savent que la version en ligne est la référence, et chacun peut attacher des notes visibles par tous sur un document. D'ailleurs, une notification peut être envoyée par e-mail aux utilisateurs concernés en cas de modification. D'autres fonctions sont parfois intégrées comme un moteur de recherche, ou encore une solution de supervision pour tous les espaces en ligne d'une entreprise, à destination des administrateurs réseau.