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Klépierre connecte GED et PGI pour partager l'information en toute sécurité

Christian Vadot, DSI de Klépierre, a accepté de tester une solution aujourd'hui devenue mature et standard.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°109 !

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Le spécialiste des centres commerciaux Klépierre a numérisé sa documentation pour la rendre disponible aisément en toute sécurité grâce à l'héritage des droits issus du module de gestion des ressources humaines de son PGI.

PublicitéCoté sur Euronext et proche du CAC 40, le groupe Klépierre est l'un des principaux acteurs européens des centres commerciaux. Il possède et gère actuellement environ 130 centres commerciaux dans 16 pays après avoir cédé à Carrefour 126 centres commerciaux en 2014. Son chiffre d'affaires est constitué presque exclusivement de loyers pour un montant de l'ordre d'un milliard d'euros par an. Or les documents patrimoniaux (actes de propriété, baux commerciaux...) sont au coeur de l'activité quotidienne mais leur gestion en format papier pose de nombreux problèmes de disponibilité comme de sécurité.
Dès 2005-2006, le problème de la gestion des documents patrimoniaux s'est posé en lien avec un déménagement des bureaux de Klépierre et les premières ventes d'actifs. « Transporter des documents papier n'est ni sécurisé ni pratique » constate Christian Vadot, DSI de Klépierre. A cela s'ajoute la difficulté de retrouver aisément les documents nécessaires lorsque des immeubles sont cédés. Et le même souci est rencontré en cas de litige ou de difficulté avec un locataire de surface commerciale. Christian Vadot remarque : « les baux commerciaux sont des documents qui peuvent comprendre des centaines de pages avec les annexes et la compréhension d'un chiffre posé dans le PGI implique de revenir au texte du contrat. »

Premier projet : la dématérialisation

Première étape, en 2005-2006 : la simple dématérialisation des documents. Deux projets ont donc été lancés simultanément : l'un côté métier consistant à récolter les documents, l'autre côté informatique pour traiter l'aspect technique. Il s'agissait également de définir une procédure claire pour numériser, indexer et classer tous les documents.
A cette époque, Klépierre a fait le choix de la GED d'OpenText. « 120 à 130 types de documents sont indexés par le métier après qu'une équipe dédiée de trois personnes ait numérisé les liasses papier ou intégré les fichiers en ayant validé la qualité de cette numérisation » décrit Christian Vadot. L'équipe en charge de la numérisation est également responsable de la mise en carton des documents papier avec la cotation des cartons destinés ensuite à être archivés chez Locarchives. Chaque document numérisé comporte une page de garde avec les références du carton où se situe l'original afin de faciliter un rappel du dit carton en cas de besoin (procès par exemple). Un tel rappel est rare mais doit être, le cas échéant, facile à faire.
Mais Christian Vadot relève sur les contraintes ayant abouti au choix technique fait : « je ne voulais pas d'un lien avec un constructeur comme Ricoh ou Xerox. La numérisation se fait donc grâce à des multifonctions qui stockent les fichiers dans des répertoires où les logiciels adéquats les récupèrent. » Les fonctions avancées disponibles sur les appareils les plus évolués proposés par les principaux constructeurs sont donc exclues, prix à payer pour pouvoir disposer de multiples marques au fil des achats. Les documents sont stockés sous forme d'images mais aussi de textes obtenus par reconnaissance optique des caractères.
Autre point essentiel : la base technique n'est pas le plus important. « Le process de numérisation est strictement défini et adapté à la grande variété de situation de nos différentes filiales et les documents sont intégrés dans une GED dont le modèle de données, fixe, est rigoureux » insiste Christian Vadot.
La gestion du cycle de vie documentaire et les impressions sont aujourd'hui assurées grâce aux solutions Adobe.

PublicitéDeuxième projet : le PGI groupe

En 2009, un autre projet est venu occuper la DSI : le déploiement du PGI de SAP. Ce déploiement a concerné tous les métiers du groupe, y compris, par conséquent, la gestion des relations locataires et la facturation. C'est le module de gestion immobilière qui a été choisi pour ces fonctions. Le déploiement a été opéré de 2009 à 2012 dans les diverses filiales et pays du groupe.
Mais, au départ, l'accès au PGI est séparé de l'accès à la GED alors même que, du point de vue métier, les deux sont liés. « Pour comprendre un montant indiqué dans SAP, il faut pouvoir consulter le document contractuel initial qui peut comporter plus d'une centaine de pages » rappelle Christian Vadot.
Relier les deux est paru rapidement naturel. D'autant plus que le déploiement de SAP dans une filiale s'opérait souvent en même temps que le déploiement de la GED, avec numérisation et indexation des documents.

Relier le PGI et la GED

Pour que l'utilisateur puisse consulter les documents nécessaires à partir de SAP, Klépierre a fait le choix de se doter de la version béta d'Extended ECM d'OpenText. Cette offre était en effet à ses balbutiements à l'époque et le module SAP de gestion immobilière n'était pas celui prévu par OpenText pour être relié à sa GED. « L'avantage, c'est que nous avons pu bénéficier des meilleurs spécialistes venus directement de chez l'éditeur pour nous aider à intégrer les logiciels » se réjouit Christian Vadot. Actuellement, cette offre est devenue mature et existe au catalogue depuis 2011.
En 2009-2010, le projet de liaison a connu sa phase pilote. Un peu de développement spécifique a été nécessaire et, surtout, les outils ont dû être débuggés. A partir de 2010 a eu lieu la reprise de données et le chargement. En 2012, tous les principaux pays étaient déployés. S'associer à la phase béta n'a pas été un problème pour Klépierre car, comme le souligne Christian Vadot : « d'un côté, le pire qui pouvait arriver était de ne pas bénéficier du gain de productivité attendu du projet de liaison PGI-GED, de l'autre nous avons pu bénéficier des meilleurs experts pour tout débugger et mettre en oeuvre. »
Du point de vue licences, chaque employé dispose d'une part d'une licence d'accès SAP intégrant le module de GED interne au PGI, d'autre part d'une licence OpenText.

Assurer la sécurité

Le dernier aspect important du projet est la sécurisation des accès aux documents, accès par nature sensibles.
Le référentiel du personnel est géré dans le module HR de SAP. Il est basculé dans l'Active Directory quotidiennement. Des programmes spécifiques génèrent alors tous les jours des groupes d'autorisation dans la GED à partir des données de l'Active Directory. Christian Vadot note : « les objets d'autorisation peuvent être différents entre les logiciels mais les liens sont automatiques. » Bien entendu, la règle est celle du SSO (Single Sign On, identification unique).
Cette manière de faire sécurise fortement les accès. L'entrée, la sortie ou l'évolution d'un collaborateur est en effet répercuté sans intervention manuelle dans toute la chaîne d'information.

La cession à Carrefour comme banc test

Le succès du projet a été manifeste lors de la cession de 120 centres commerciaux à Carrefour pour deux milliards d'euros. Il fallait en effet transmettre à l'acheteur tous les documents associés à ces locaux (baux...). « La dataroom a été gérée par l'équipe documentaire, sans besoin de recourir à la DSI, et elle n'a rencontré aucune difficulté pour l'extraction massive de données » se réjouit Christian Vadot.
Lors de cette opération, les acheteurs ont ainsi consulté tous les documents dans un extranet dédié. Techniquement, il aurait été possible de leur créer un compte avec des droits appropriés dans la GED OpenText mais ce n'est pas la politique de Klépierre. Christian Vadot confirme : « notre politique est de ne pas ouvrir notre SI à l'extérieur. »