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Kedge Business School adopte la gestion des déplacements et des notes de frais en SaaS

Sébastien Gamet, Travel Manager de Kedge Business School, se réjouit d’une baisse de 20 % des coûts du trajet-type.

En choisissant de déployer le portail proposé par Traveldoo, Kedge Business School a facilité la gestion des déplacements et baissé ses coûts.

PublicitéIssu de la fusion en 2013 des écoles supérieures de commerce de Bordeaux (Bordeaux Ecole de Management) et Marseille (Euromed), Kedge Business School possède aujourd'hui des campus à Bordeaux (siège du groupe), Marseille (centre administratif principal), Toulon, Paris, Suzhou, Shangai (deux campus) et Dakar pour accueillir 13 000 étudiants grâce à 600 collaborateurs dont 200 professeurs et un millier d'intervenants occasionnels. La multiplicité des sites a obligé le groupe à rationaliser sa gestion des déplacements représentant un budget annuel de 2,5 millions d'euros pour 9000 déplacements. Or deux problèmes se sont posés : la multiplication des ordres de mission et celle des déplacements à organiser. La démarche de Kedge Business School a donc été de rechercher une solution tout numérique permettant le self-service, accessible autant à l'étudiant de première année qu'au professeur habitué à multiplier les déplacements, mais avec un respect strict des politiques d'achats.

Après appel d'offres, c'est la solution en SaaS de Traveldoo qui a été choisie. Traveldoo Travel permet de gérer l'ensemble du processus. Durant les trois mois du projet, quelques personnalisations ont été réalisées. Il s'agissait de s'adapter aux contraintes liés aux différents statuts des personnes appelées à utiliser le portail : professeur permanents, vacataires et étudiants. Chaque public peut donc réserver l'ensemble de son déplacement à partir du portail en respectant la politique d'achat imposée par le groupe, sans besoin de formation. Le responsable budgétaire conserve une validation unique finale. Bien que cela ne fasse pas partie du projet initial, l'existence du module Traveldoo Expense a été vue comme une opportunité et le groupe a donc déployé aussi cet outil de gestion des notes de frais, sur la même interface, afin de remplacer une gestion très artisanale sous tableur.

« Notre prix moyen sur l'axe Marseille-Bordeaux, qui est notre principal point de référence, a baissé de 20 % sur la première année » s'est réjoui Sébastien Gamet, Travel Manager de Kedge Business School. En effet, les utilisateurs réservent désormais leurs trajets plus en amont (21 jours au lieu de 7 en moyenne), bénéficiant ainsi de meilleurs tarifs.