Management

Huit bonnes pratiques pour éviter le burnout durant une pandémie

Kumud Kalia, Chief Information Officer du laboratoire pharmaceutique Guardant Health, plaide pour une grande flexibilité.

CIO Etats-Unis a interrogé des responsables IT sur leurs pratiques pour éviter l'épuisement professionnel des équipes durant la crise du Covid-19.

PublicitéJamais, jusqu'à présent, les avantages et les inconvénients du travail à domicile n'avaient été aussi évidents qu'en 2020, alors que le coronavirus a déclenché un exode massif loin des bureaux d'entreprise dans le monde entier. Au début, les employés se délectaient de leur capacité à dormir et à passer plus de temps avec leur famille. Mais, bientôt, la réalité gauchie de la pandémie s'est révélée. Les journées de travail se sont allongées en l'absence de déplacements quotidiens. Les yeux des travailleurs se sont vitrés alors qu'ils assistaient à un marathon de réunions Zoom quotidiennes. Leurs doigts se faufilaient sur les claviers et les écrans tactiles, alors qu'ils répondaient anxieusement aux e-mails dans la nuit.

La Nouvelle Normalité est en quelque sorte un épisode de La Quatrième Dimension [Twilight Zone] devenu réel, avec des effets sur la productivité, le bien-être et d'autres aspects méritant d'être surveillés. Alors que 63% des 20000 employés interrogés par Lenovo en mai dernier disaient qu'ils se sentent plus productifs en travaillant à domicile, beaucoup citent la réduction des relations personnelles avec leurs collègues, la difficulté à concilier travail et vie à la maison et les distractions domestiques comme des inconvénients du télétravail à domicile. « La distinction entre vie professionnelle et vie personnelle a disparu », souligne Kumud Kalia, CIO du laboratoire pharmaceutique spécialisé en oncologie Guardant Health. « Les choses qui ne semblaient pas professionnelles il y a six mois sont désormais considérées comme de la routine. »

Les DSI ont ainsi vu le bon, la brutalité et le mauvais [Référence à « The good, the bad and the ugly », titre original de « Le bon, la brute et le truand » , NdT] de cette nouvelle façon de travailler offrent leurs conseils pour garder les employés concentrés et productifs pendant la période de travail à domicile.

Être flexible

Cette expérience du télétravail à domicile est nouvelle pour la plupart des travailleurs, alors faites preuve de patience avec les collaborateurs qui ont du mal à trouver un équilibre entre la présence de leur famille et le travail à accomplir, enjoint Kumud Kalia. Admettez que les enfants vont perturber les réunions par Zoom. De plus, le stress augmentera alors que les parents se préparent à renvoyer leurs enfants à l'école pour la première fois depuis des mois. «Il n'existe pas de solution universelle à ce problème», juge Kumud Kalia.

Il incombe également aux responsables informatiques de faciliter les transitions des nouvelles recrues. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles Kumud Kalia a déployé Barista, un chatbot qui facilite l'intégration à distance en répondant aux questions sur les avantages sociaux dans l'entreprise, le support technique, où obtenir une formation sur la cybersécurité et d'autres demandes. Les employés accèdent au logiciel via l'interface Slack de l'entreprise.

PublicitéFaciliter les communications régulières

Bill Miller, CIO de NetApp, communique régulièrement avec son équipe et demande à ses subordonnés directs de faire de même pour offrir une assistance, aider à relever les défis et rester connectés. Cela a amélioré les relations au sein des équipes informatiques qui ont ainsi relevé les défis du travail à distance. « Nous avons besoin d'interaction humaine et d'être attentif pour nous assurer de garder le moral au plus haut», plaide Bill Miller. « Nous sommes tous dans le même bateau. »

De leur côté, les collaborateurs d'Oldcastle APG ponctuent leur semaine de travail avec des pauses-café, des déjeuners et des conférences TED virtuels, explique Kim Trevisan, CIO de l'entreprise de construction. Par défaut d'autres possibilités, ces rencontres virtuelles permettent aux gens qui se verraient normalement tous les jours de rester connectés avec leurs collègues.

La réunion avant la réunion

Rendez les réunions plus significatives en envoyant du contenu synthétique via des outils de collaboration et en donnant à chacun le temps de partager en amont, recommande Bill Miller. « C'est quelque chose qui ne s'est pas toujours produit dans une salle de conférence parce que les plus grandes voix dominaient souvent la conversation », pointe Bill Miller. Cela permet de garder les réunions plus courtes et productives, offrant aux employés timides plus de confort pour partager. Bill Miller ajoute que cela « met en avant plus d'idées, plus de perspectives et approfondit le sentiment d'inclusion et d'appartenance ».

La CIO de CommScope, Karen Renner, limite ses réunions à 50 minutes et les enregistre afin que les collaborateurs qui ne peuvent pas participer à chaque réunion puissent malgré tout se tenir informés selon leurs propres disponibilités.

Recourir aux conversations informelles

Le directeur technique d'Equifax, Bryson Koehler, encourage le personnel à lancer des appels vidéo impromptus qui ne durent qu'environ 5 minutes, un répit face à l'enchaînement d'appels consécutifs. « Un appel vidéo de cinq minutes remplace une conversation dans le couloir », estime Bryson Koehler. « Les gens sont épuisés mentalement, nous essayons donc d'être plus attentifs à la pertinence des réunions. »

Au sein du groupe coopératif agricole américain Land O'Lakes, le CIO Ted Bekele exhorte son personnel à réaliser leurs visioconférences sur mobile, en se promenant pour se dégourdir les jambes. Lorsque cela est possible, limitez les réunions à 6 ou 7 personnes, ce qui encourage chacun à davantage s'impliquer.

Écrivez une fois, lisez-le demain

Sauf en cas d'urgence, vous n'avez pas besoin de répondre à un e-mail au milieu de la nuit. « Si j'envoie des e-mails à minuit, tout le monde aura le sentiment de devoir faire de même », pointe Karen Renner, CIO de CommScope. « L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée commence par les exemples que nous donnons. »

Suivez la pratique de Kim Trevisan chez Oldcastle : rédigez un e-mail plus tard dans la soirée - alors qu'il est frais dans votre tête - mais planifiez son envoi le lendemain. De cette façon, le personnel ne ressent pas l'anxiété de lire, et encore moins de répondre à un e-mail professionnel avant de se coucher, ce qui fait partie de l'optique du maintien de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tel qu'il reste. Kim Trevisan ajoute: «Ce n'est pas un équilibre entre vie professionnelle et vie privée; c'est l'intégration travail-vie personnelle. »

Surveillez la productivité du lieu de travail

L'épuisement professionnel se présente souvent comme une plante grimpante lente et insidieuse plutôt qu'une rupture brutale. Si la cadence des employés très performants commence à s'enliser, cela pourrait être un avertissement.

Land O'Lakes surveille les tendances de productivité des employés avec Microsoft Workplace Analytics, qui suit tout, de l'engagement des employés via les appareils de travail, les sessions Microsoft Teams et les messages instantanés. Avec ces données, Ted Bekele peut voir si le personnel travaille de plus longues heures et, le cas échéant, recommander des congés ou rechercher un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Facilitez le plaisir en famille

Le fait que le travail se fait maintenant à la maison signifie que la vie familiale des employés s'y chevauchera, alors encouragez les gens à partager davantage. Le personnel d'Equifax partage des photos de la façon dont il se détend et organise les présentations des familles. Le personnel de Land O'Lakes accorde à ses enfants du temps de vidéoconférence pour montrer leurs créations Lego. Les employés de Guardant désignent un moment pour lire des histoires aux enfants de leurs collègues.

« Nous assistons à des activités sociales virtuelles créatives telles que des expositions d'animaux de compagnie et des discussions avec les enfants », se réjouit Karen Renner. « C'est une façon amusante d'alléger la charge mentale, de créer des liens et de prendre du temps en équipe pour se détendre. »

Mandat repos et détente

Les employés de CommScope sont incités à prendre tout leur temps de vacances chaque année pour se rafraîchir et se recharger régulièrement, dit Karen Renner. Elle ajoute que des relances automatisées par e-mail rappellent au personnel de planifier régulièrement des congés sur leur agenda.

Comment les DSI savent-ils que ces conseils fonctionnent ? « Les gens ont toujours une bonne idée de l'objectif de ce que nous essayons d'accomplir malgré la transition culturelle du travail à domicile », estime Kim Trevisan.

Article de Clint Boulton / CIO Etats-Unis (adapté et traduit par Bertrand Lemaire)