Projets

Habitat 76 réduit ses coûts et sa complexité procédurale grâce à la dématérialisation des flux documentaires

La gestion des 32 000 logement d'Habitat 76 nécessite de grands volumes de documents. La société a fait le choix de les dématérialiser.

Premier bailleur du département de la Seine-Maritime, Habitat 76 devait composer avec de grands volumes de documents et des impératifs de sécurité importants. Pour simplifier leur gestion, la société a lancé un vaste projet de dématérialisation articulé autour d'un coffre-fort numérique.

PublicitéAvec environ 32 000 logement répartis dans 180 communes, Habitat 76 est le premier bailleur du département de la Seine-Maritime. Sa fonction implique ainsi la gestion de grands volumes de documents comme les factures et les feuilles de salaires mais aussi tous les courriers à adresser aux locataires, quittances de loyers, ou autres.
Dès 2012, Habitat 76 a manifesté la volonté de dématérialiser ces différents flux. Le bailleur a décidé d'articuler son projet autour de quatre chantiers principaux : la dématérialisation des courriers aux locataires et des quittances, des bulletins de salaires, des facteurs fournisseurs, et des flux sortants.
Compte tenu des obligations légales qui entourent certains documents comme les quittances de loyers, le bailleur devait en outre trouver un moyen de sécuriser les flux dématérialisés. Habitat 76 a ainsi décidé de s'appuyer sur une solution de coffre-fort numérique.

Soumis aux règles des appels d'offres publics, le bailleur a sélectionné dès 2012 cinq fournisseurs répondant à ses attentes. Parmi ceux-ci, l'entreprise a rapidement fait le choix de Prologue dont la solution de coffre-fort numérique avait déjà fait ses preuves chez la société Digiposte.
C'est ainsi qu'en mai 2013, Habitat 76 lance un premier projet de dématérialisation des avis d'échéances. Après des phases de maquettage, de prototypage et de recette menées en étroite collaboration avec Prologue, la solution est mise en production en janvier 2014.

Des gains sur tous les fronts

Les locataires peuvent ainsi créer gratuitement un coffre-fort numérique via Digiposte afin d'y recevoir leurs avis d'échéances et leurs courriers. Via la solution de GED Use it Flow de l'éditeur, Habitat 76 n'a plus que deux flux à piloter. Le premier envoie l'ensemble des documents directement dans les coffres-forts des clients ayant accepté son utilisation, le second est un flux d'éditique pour les personnes préférant encore recevoir leur courrier de façon traditionnelle.
Ce premier chantier a permis de réduire massivement les coûts mais aussi de dégager beaucoup de temps pour les collaborateurs de proximité. Mais Habitat 76 ne s'est pas arrêté là.

Dématérialisation des bulletins de salaire

Dès mars 2014, le bailleur s'est attaqué à la dématérialisation de ses bulletins de salaires. Toujours avec Prologue. Là encore, tout le processus reposait sur la création par les salariés d'un coffre-fort numérique dans lequel seraient stockés leurs différents documents, dont les bulletins de salaires.
Seulement un mois après la mise en place de la solution et le démarrage de la communication interne, déjà 70 des mille salariés d'Habitat 76 avaient franchi le pas.
Quant aux projets de dématérialisation des factures fournisseurs et des flux sortants, ils sont actuellement en cours. Pour le premier, le bailleur a une nouvelle fois incité les principaux concernés à créer un coffre-fort numérique. Chaque facture émise par l'ERP génère ainsi un flux XTM vers Use it Flow. La solution la met directement en forme en PDF et la signe avant de la déposer dans le coffre du fournisseur concerné.

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