Projets

GRTgaz améliore ses processus grâce à Mega

PublicitéDepuis début 2005, conformément à la seconde directive européenne relative au marché du gaz , l'activité transport de Gaz de France peut être assurée par d'autres sociétés. Tel est le cas de GRTgaz qui a pour vocation de gérer de façon indépendante cette activité d'exploitation et de commercialisation des prestations d'acheminement du gaz. Face à l'enjeu, la société GRTgaz se devait d'être prête à temps pour préparer et roder sa nouvelle organisation, laquelle avait, en outre, un objectif de certification ISO 9001 au 1er janvier 2006. Avec la ferme intention d'améliorer le management de ses processus, la société décide donc de faire appel à Mega pour harmoniser ses processus mais aussi mettre à la disposition de ses salariés une information simple, cohérente et efficace. Le choix s'est alors porté sur l'outil Mega Process pour sa souplesse d'utilisation et sa facilité de partage avec plusieurs acteurs. Dans cette optique, trois processus pilotes sont sélectionnés pour démarrer la modélisation informatique : le réseau, la conduite et les projets. Sous le nom de code de « Topmodel » (« top » car la démarche part du haut, « model » en référence à la modélisation), le projet a une triple ambition. Tout d'abord, partager une vue commune de l'entreprise, c'est-à-dire de ses processus, ses fonctions, son organisation et son système d'information. Ensuite, le deuxième objectif consiste à favoriser de nouveaux modes de travail plus rigoureux et transversaux. Enfin, le projet doit permettre de capitaliser progressivement les différents savoir-faire dans un référentiel GRTgaz, facilement accessible et partageable. Pour ce faire, il a fallu décrire le référentiel des processus et du système d'information de GRTgaz sous une forme unique, cohérente, organisée et exploitable. A partir de cette cartographie, il a été nécessaire de mettre à disposition un outil pour communiquer de manière simple, homogène et efficace. Cette cartographie s'est appuyer sur un modèle à trois niveaux : processus, sous-processus et activités. 500 activités ont été ainsi modélisées. L'organisation des processus en sous-processus dans Mega facilite la navigation et la manière de travailler. Quant aux activités, elles correspondent à un produit de sortie, document ou acte de maintenance. Une fois cette modélisation effectuée, sont établis, également dans le référentiel Mega, les liens entre processus et organisation. Cette dernière comprend deux niveaux : unités et équipes, une unité regroupant une vingtaine d'équipes, et le lien entre activités et équipe étant la fonction. Chaque activité est réalisée par un ou plusieurs acteurs, le lien avec l'organisation est décrit dans une matrice acteurs/organisation. Le projet a duré six mois et a permis de rendre cohérent les échanges d'information entre processus. En réalisant une modélisation grâce à la solution Mega Process, nombreux ont été les bénéfices. « Les résultats sont conformes ou supérieurs aux objectifs fixés » se félicite Denis Roy, responsable Mission Système de Management, GRTgaz. En particulier, les résultats en termes d'amélioration de qualité et de connaissance de la cartographie, de vision synthétique et détaillée cohérente des unités et des processus, et de contribution du SI aux activités/processus/organisation, ont dépassé les attentes. L'un de ces résultats est la génération du site Intranet de GRTgaz. Désormais, chaque salarié dispose de la bonne information au bon moment. Ansi, l'intranet présente sous une forme conviviale, tous les niveaux de modélisation, avec croisement entre organisation/processus, et une multitude de façons de naviguer. GRTgaz dispose à présent d'une modélisation de ses processus, pérenne même si l'organisation doit bouger. Topmodel peut dorénavant faciliter la refonte de schéma de gestion, la création de liens documentaires, le développement de modes opératoires, et autres études d'organisations.