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Georges Azevedo (DT Louvre Hotels) : « nous avons digitalisé le processus budgétaire dans un contexte de crise »

Georges Azevedo, Directeur de la transformation de Louvre Hotels Group, a choisi le SaaS pour éviter d’avoir à se préoccuper des infrastructures.

En adoptant le module PBCS de Oracle EPM Cloud, le groupe Louvre Hôtels a fiabilisé et accéléré son processus budgétaire en le rendant plus agile.

PublicitéAnciennement propriété du groupe Taittinger, Louvre Hotels a pris son nom actuel lors du rachat par le fonds de pension Starwood Capital Group en 2005. En 2015, le groupe hôtelier chinois Jin Jiang International l'a racheté dans le cadre de son plan de développement visant à devenir numéro un mondial du secteur. Fondé en 2003, Jin Jiang International a ainsi racheté plusieurs groupes (comme Radisson et Plateno) et est aujourd'hui numéro 2 en nombre d'hôtels et en nombre de chambres derrière Marriott et devant Hilton. Louvre Hôtels reste un groupe en lui-même présent dans une soixantaine de pays soit en étant propriétaire-exploitant, soit en tant que franchiseur. Il dispose d'une douzaine de marques telles que Première Classe, Kyriad, Campanile, Golden Tulip...

Le système d'information de Louvre Hôtels est marqué par l'histoire du groupe. Le groupe dispose ainsi encore aujourd'hui de systèmes de réservations centralisés et de deux systèmes de gestion en voie d'obsolescence (Coda et Anaël) dont le remplacement par un ERP moderne est en projet. Quant au processus budgétaire central (fonctions corporate, support et facturation des redevances de marques et de services), il reposait sur deux cent fichiers Excel assemblés avec des macros. Outre la dépendance vis-à-vis de personnes qui savaient faire fonctionner le système, cette méthode était d'une grande rigidité, rendant difficiles les ajustements et les tests d'hypothèses, sans oublier les importants risques d'erreurs. Une évolution s'imposait : c'est l'objet du projet Gingko (du nom de l'arbre survivant de la plus ancienne et résistante des familles arboricoles).

Un projet pragmatique

Or la planification budgétaire, par nature, est mise à jour régulièrement via les « reprévisions périodiques » en tenant compte de la réalité effective du terrain. « Normalement, le budget est issu d'ajustements des chiffres réels antérieurs sauf durant la crise du Covid-19 où reprévisions ont exigé de repenser chaque dépense » indique Georges Azevedo, Directeur de la transformation de Louvre Hotels Group. Plusieurs projets successifs ont été menés pour tenter de retrouver de l'efficacité et de l'agilité : en 2009 avec Essbase, en 2016 avec une tentative Anaplan... A chaque fois des échecs. Georges Azevedo estime : « ces projets avaient des ambitions fortes et reposaient sur une nécessité de revoir totalement les process, d'où les abandons des projets. »

A l'inverse, Gingko est parti sur un périmètre limité avec la reprise des dimensions analytiques existantes et les process en place, avec pragmatisme. « Il s'agit plus d'une digitalisation des process existants » observe Georges Azevedo. Avec le nouvel outil, les saisies manuelles dans de multiples fichiers Excel, compilées dans un second temps, sont remplacées par des imports de données ou des saisies dans l'outil EPM. Georges Azevedo indique : « à terme, avec le nouvel ERP, le modèle de gestion sera aligné et les données réelles seront en connexion directe. »

PublicitéLe SaaS pour éviter les problèmes d'infrastructures

La création budgétaire initiale et, ensuite, les ajustements en fonction du réel constaté au fur et à mesure de l'exécution du budget, supposent donc de nombreux échanges. « Nous sommes passés de trois à un mois pour la construction matérielle de notre budget » souligne Georges Azevedo. Avec le projet Gingko, Louvre Hôtels a retrouvé de la souplesse, de l'agilité et une plus grande fiabilité. Les données sont disponibles en temps réels, la compilation est immédiate et les tests d'hypothèses sont désormais aussi plus aisés.

Grâce au gain de temps, Louvre Hôtels a pu accroître ses analyses. Il peut s'agir des analyses d'écarts comme des analyses avant révision et réajustement du budget. La capacité à tester des scénarios multiples constitue évidemment aussi un bénéfice important. Il reste bien évidemment toujours un peu d'Excel, pour quelques traitements menés par les contrôleurs de gestion et pour l'envoi d'informations au format de l'actionnaire.

Bénéficier d'un cadre issu des meilleures pratiques

Pour mener le projet Gingko, Louvre Hôtels a choisi le module PBCS de l'offre Oracle EPM Cloud. Comme son nom l'indique, il s'agit d'une offre SaaS. Georges Azevedo justifie ce choix : « le SaaS est le sens de l'histoire et il nous a permis de nous exonérer de toutes les contraintes techniques. Nous avons pu nous concentrer sur le coeur du projet sans perdre de temps sur les problématiques d'infrastructures. En plus, le mode SaaS nous apporte régulièrement des améliorations à chaque nouvelle version. »

L'offre d'Oracle est loin d'être la seule solution EPM SaaS du marché. « C'est celle qui, pour nous, présentait un bon mix entre maturité de l'outil Cloud et pratiques métier. De plus, elle nous a amené à nous conformer à un cadre fixé issu de ces meilleures pratiques » explique Georges Azevedo. Enfin, plusieurs outils déjà utilisés au sein du groupe emploient des technologies Essbase et Oracle : la conduite du changement a donc été facilité avec les collaborateurs Contrôle de Gestion et Opérationnels.