Juridique

Facturation électronique : La dématérialisation pourrait générer près de 710 millions d'euros d'économies à partir de 2021

D'après Régine Diyani, directrice de l'AIFE, le nombre de factures dématerialisées des fournisseurs du secteur public devrait passer de 340 000 aujourd'hui à 100 millions d'ici 2020.

Suite à l'ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique, le nombre de factures dématérialisées des fournisseurs du secteur public va passer de 340 000 à près de 100 millions en 2020.

PublicitéA partir du premier janvier 2017, la dématérialisation des factures sera progressivement obligatoire pour l'ensemble des fournisseurs du secteur public. Cette mesure est issue d'une large concertation avec toutes les parties prenantes, qui a eu lieu en amont de la publication de l'ordonnance. L'AIFE, qui se charge de la mise en oeuvre de cette mesure, revient sur les principaux points du projet qui doit s'adapter à tous.

Alors que dans le cadre du projet de loi LME et grâce à Chorus Factures, l'État permettait déjà à ses fournisseurs de lui envoyer leurs factures sous forme dématérialisée, cette pratique va, en vertu de l'ordonnance publiée le 26 juin 2014, devenir obligatoire pour l'ensemble des fournisseurs du secteur public (Etat, collectivités territoriales, établissements publics).
« Nous passons à une dimension supérieure », explique Régine Diyani, directrice de l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat), en charge de la mise en place du dispositif. Elle précise : «Jusqu'alors, nous espérions dématérialiser les 4 millions de factures des fournisseurs de l'Etat avec Chorus Factures, mais seules un peu moins de 10% l'étaient déjà. L'objectif est de passer à près de 100 millions, une fois le nouveau dispositif mis en place ».

Un déploiement échelonné

L'ordonnance définit un calendrier progressif d'application, en fonction de la taille des entreprises. Les premières concernées, à partir du premier janvier 2017, seront les grandes entreprises de plus de 5000 salariés. Devront ensuite s'adapter les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés) à partir du premier janvier 2018, et enfin les PME (entre 250 et 10 salariés) et les micro-entreprises (moins de 10 salariés), respectivement les premiers janvier 2019 et 2020.
« Au départ, le déploiement était envisagé entre 2016 et 2022. Mais les concertations avec les représentants des entreprises nous ont montré que, non seulement, le délai pour la première mise en place était trop rapproché, mais aussi que sa mise en place était trop étendue dans le temps. Elle risquait d'être pénalisante, les technologies évoluant très vite », explique la directrice de l'AIFE.

Dans la pratique, le dispositif va reprendre le même principe que Chorus Factures. Les fournisseurs auront la possibilité de déposer leurs factures via un portail de trois façons différentes. Ils pourront utiliser l'EDI (Echange de Données Informatisé), déposer leurs factures au format PDF (signé ou non) ou saisir directement les informations nécessaires à la facturation.

Trois voies pour un même objectif

L'EDI, devrait être plébiscité par les entreprises ayant de gros volumes de factures avec le secteur public et désireuses d'intégrer directement ce système dans leur SI. Plusieurs d'entre elles, comme Orange, sont d'ailleurs déjà reliées à la plate-forme actuelle Chorus factures, et nous leur garantissons la transition automatique vers la future plate-forme. « Nous sommes, par ailleurs, en train de mettre en place des API au normes REST/Gison, pour permettre aux portails de facturation qui ont déjà été déployés dans certaines régions, au sein notamment de collectivités territoriales, de les relier au nôtre sans difficulté », déclare Emmanuel Spinat, directeur du programme Facturation 2017 de l'AIFE. Les entreprises pourront donc déposer leurs factures au format PDF (ou XML), signé ou non, ce qui permettra de faciliter les démarches. Enfin, les moins technophiles, qui ne seraient pas équipés de système informatisé de facturation, comme les petits artisans, pourront toujours s'inscrire sur le portail et y saisir les données nécessaires à chaque facture unitairement, comme c'est d'ailleurs le cas aujourd'hui avec Chorus factures.
« Avec ces différents mode de facturation, nous estimons que tous les fournisseurs, de la plus grande entreprise au petit artisan, seront en mesure de dématérialiser leurs factures. Aujourd'hui, tout le monde est sensibilisé à l'utilisation du numérique et devrait s'y retrouver dans nos différentes interfaces », explique Régine Diyani. Ainsi, 78 000 entités publiques (l'État, les multiples collectivités territoriales, les établissements publics...) et environ 1 million de fournisseurs vont profiter de l'opportunité offerte par cette ordonnance.

Publicité 710 millions d'euros d'économies annuelles

D'après les évaluations réalisées par l'Etat, cette obligation va constituer une réelle opportunité pour les entreprises. Dans une note d'impact, le ministère des Finances et des Comptes publics met en avant les résultats du rapport de GS1 France qui estime que le traitement d'une facture émise en dématérialisée devrait revenir à 5 euros au lieu de 8 à 9,5 euros pour une émission papier.
Pour la réception des factures, les coûts unitaires devraient passer de 13,8 en papier à 7,5 euros en dématérialisé. Un autre rapport, co-rédigé par la Direction Générale de la Compétitivité et des Services, le Syntec Numérique et le MEDEF arrive sensiblement aux mêmes conclusions.
Ainsi, la dématérialisation des factures devrait permettre, à terme, tous secteurs confondus, une économie globale de 710,2 millions d'euros par an (dont 121 millions d'euros de gains financiers et des gains de temps évalués à 11 925 équivalents temps plein - ETP). Les gains pour les entreprises devraient représenter 335 millions d'euros (83 millions d'euros de gains financiers et 3 700 ETP), soit près de la moitié du total. Pour les collectivités territoriales, l'estimation est de 260 millions d'euros (31 millions d'euros de gains financiers et 6100 ETP). Enfin, pour les autres administrations (Etat et Etablissements Publics Nationaux), l'évaluation représente 114 millions d'euros (6,8 millions d'euros de gains financiers et 2 100 ETP).
Ces estimations permettent de traduire en chiffres le fait que la simplification de la facturation permet aux fournisseurs, comme aux administrations, de gagner du temps.
Vous pourrez retrouver le détail dans la note d'impact mentionnée en encadré du présent article.

Un impact également écologique, et des processus simplifiés

Au-delà des simples considérations financières, l'impact écologique n'est pas non plus à négliger. L'AIFE met également en avant la simplification et l'accélération des processus. « A travers le portail, les fournisseurs pourront suivre l'évolution du traitement de leurs factures et dialoguer directement avec les responsables de leur traitement en cas de problème », explique Régine Diyani.
L'utilisation du nouvel outil devrait être suffisamment simple pour ne pas requérir de formation particulière pour ses utilisateurs internes. « Dans le cas de petites structures comme des lycées ou des collèges, les intendants n'auront par exemple qu'à télécharger les factures directement sur le portail, ce qui est à la portée de tous », explique Régine Diyani. De plus, le ministère des Finances et des Comptes publics va lancer un « tour de France" pour sensibiliser les acteurs, entreprises et collectivités, à ce dispositif.
« Le but est de présenter l'obligation et son impact », explique Emmanuel Spinat. Ainsi, le ministère espère instaurer une logique d'anticipation et pousser les fournisseurs à ne pas attendre les dates fatidiques pour adopter le nouveau dispositif.
Quant à ceux qui voudraient faire de la résistance, Régine Diyani confirme qu'aucune sanction n'a été envisagée pour l'instant. « Nous avons bon espoir que tout le monde verra l'intérêt de ce dispositif. Nous n'avons pas de raison de penser que des mesures coercitives soient nécessaires », conclut la directrice de l'AIFE.