Projets

E.Voyageurs SNCF unifie ses processus RH sur une solution SaaS

Isabelle Lerin-Basset, DRH e.Voyageurs SNCF : « Notre objectif était de faire des managers les premiers RH de l’entreprise. »

Début 2020, en pleine crise du Covid-19, e.Voyageurs SNCF a déployé le SIRH en mode SaaS de Workday. Dans le cadre d'un webinaire organisé par l'éditeur, la DRH de l'entreprise est revenue sur ce projet, évoquant également la manière dont la pandémie a transformé la fonction des ressources humaines.

PublicitéFiliale de SNCF Voyageurs, e.Voyageurs SNCF rassemble les compétences digitales client du groupe SNCF autour de ses trois plateformes de mobilité : OUI.sncf, l'Assistant SNCF et Rail Europe. La société compte 1500 collaborateurs répartis sur trois sites : Paris, Lille et Nantes. En 2020, l'entreprise a mis en place la solution en mode SaaS de Workday pour unifier son système d'information RH. Un projet mené en pleine crise du Covid-19, qui a permis d'apporter aux équipes RH et aux managers des outils de pilotage modernes et une visibilité en temps réel sur les données. Le 2 février 2021, lors d'un webinaire organisé par l'éditeur, la directrice des ressources humaines de e.Voyageurs SNCF, Isabelle Lerin-Basset, est revenue sur ce déploiement et sur les transformations que la crise sanitaire a entraînées sur la fonction RH.

En 2019, e.Voyageurs SNCF a décidé de remplacer plusieurs outils de gestion RH par une solution unique, en mode cloud. « Nous utilisions au moins six ou sept applications différentes sur nos processus, pour les entretiens de développements, la paie, le recrutement... Ce système d'information RH était très hétérogène et complexe à gérer », se souvient Isabelle Lerin-Basset. En outre, cet existant empêchait d'obtenir facilement les données nécessaires pour piloter les ressources humaines. Beaucoup de collaborateurs RH utilisaient encore Excel, avec tous les risques associés en termes de confidentialité. « Nous y avons mis un terme », souligne la DRH. Pour cela, l'entreprise a choisi fin 2019 de déployer la solution de Workday. « Il était essentiel d'opter pour un outil qui nous ressemblait, dans le cloud, avec une interface riche et une complémentarité de l'offre », explique la DRH. « Le choix n'a pas été fait en chambre par les RH, mais avec tous les opérationnels. » L'un des objectifs était en effet de proposer un outil de transparence pour les managers, afin d'en faire les premiers RH de l'entreprise et de les rendre acteurs de la carrière de leurs collaborateurs, selon les termes d'Isabelle Lerin-Basset. « Un manager a besoin d'avoir accès à toutes les données en temps réel. Nous voulions un outil d'empowerment. »

Le déploiement a démarré début 2020, et s'est déroulé en majeure partie pendant le premier confinement, une période durant laquelle les équipes RH ont été très sollicitées. « Nous avons basculé 100% de nos collaborateurs en télétravail dès le 15 mars, car nous étions prêts en termes d'outils. En revanche, nous avons dû instaurer de nouveaux rites de rencontres managériales avec le top management et les collaborateurs. Nous avons également mis en place un serious game sur le management à distance, ainsi qu'un numéro de soutien pour nos collaborateurs », se remémore la DRH. En parallèle, la crise sanitaire a eu un fort impact sur les secteurs du tourisme et du voyage, et donc sur le métier de l'entreprise. « La DRH a été en première ligne pour accompagner le business dans ces moments de crise. Nous avons mis en place l'activité partielle, et en parallèle monté des task forces de 60 à 80 personnes à chaque prise de parole du gouvernement, afin de répondre à toutes les requêtes des clients qui prenaient ou annulaient des billets, avec des pics jusqu'à 2000 requêtes par seconde », confie Isabelle Lerin-Basset. Malgré cette situation exceptionnelle, le Go Live du SIRH a eu lieu le 1er juillet, sans retard sur le planning prévu, avec un accompagnement en distanciel dès mars. Pour les collaborateurs des RH, des webinaires ont été organisés afin de se former aux nouveaux processus. L'éditeur a également assuré l'intégration de la solution.

PublicitéAttirer les talents

Le choix de Workday s'inscrivait aussi dans une politique globale d'attractivité des talents. « En tant qu'entreprise digitale, nous travaillons sur un marché pénurique. Les profils techniques ont été encore plus sollicités avec la crise et la hausse du e-commerce », pointe la DRH. Sur le marché de l'emploi, l'entreprise se retrouve ainsi en concurrence directe avec des acteurs comme Doctolib. Dans ce contexte, un soin particulier est également accordé à l'expérience des candidats comme des collaborateurs. Du côté des candidats, e.Voyageurs SNCF travaille ainsi avec la startup Yaggo pour garantir à tous un retour sur leur candidature, avec une réponse personnalisée et des conseils sur leur carrière. « Nous constituons ainsi des viviers que nous tenons informés de nos besoins et de nos évolutions à travers une newsletter », témoigne la DRH. Selon Isabelle Lerin-Basset, pour attirer les talents ce qui compte est avant tout la richesse des projets proposés et le sens qu'on leur donne. Cependant, il faut également fournir aux salariés un environnement et des outils de travail adaptés. « Depuis un an et demi, nous avons beaucoup travaillé sur le smart office, pour proposer un environnement adapté à tous les usages (collaboratif, coworking) », ajoute-t-elle. Cette politique repose aussi sur une organisation Agile, mise en place dès 2013, avec des feature teams autonomes et responsables. La société propose également à ses collaborateurs des parcours d'innovation, avec des hackathons tout au long de l'année et un travail étroit avec un écosystème de startups. e.Voyageurs SNCF dispose enfin de son propre accélérateur de jeunes pousses en interne, qui a accéléré plus de 24 startups.

Pour ses futures recrues comme pour ses employés, l'entreprise a aussi fait du bien-être au travail une priorité, plus encore avec la crise sanitaire. « Nous veillons à la symétrie des attentions : il s'agit de proposer la même qualité d'expérience aux collaborateurs que celle proposée aux clients, c'est absolument essentiel », estime Isabelle Lerin-Basset. Dans ce but, la DRH a travaillé dès l'été 2020 sur un nouvel accord de télétravail mieux adapté au monde après Covid, le précédent datant de 2012. Co-construit avec les managers et les organisations syndicales, cet accord a abouti en décembre. Il permet jusqu'à trois jours par semaine en télétravail sans validation managériale, et propose aussi une semaine par an entièrement à distance. Il prévoit également que le télétravail soit organisé de façon collective, au niveau des équipes. Pour éviter d'avoir en permanence un fonctionnement mixte, avec une partie des membres à distance et les autres présents sur site, « les membres d'une équipe doivent a minima se retrouver un jour tous sur site et un jour tous en télétravail », ajoute la DRH. Tous ces efforts ont été récompensés en 2021 par l'obtention d'une certification GPTW (Great Place To Work), « une vraie réussite pour nos collaborateurs et pour la communauté managériale », selon Isabelle Lerin-Basset.

Une visibilité clef pour un pilotage RH efficace

Chez e.Voyageurs SNCF, Workday couvre désormais la plupart des processus RH, ainsi que quelques processus financiers, notamment sur la facturation et la gestion des prestataires. Aujourd'hui les managers disposent d'une visibilité et d'une transparence totale sur tous leurs processus, ce qui se traduit par de réels gains d'efficacité. « Auparavant, nous avions du mal à faire respecter les timings du cycle de gestion des carrières, avec les différents entretiens, le plan de formation », confie la DRH. « L'outil est venu au secours du processus : pour la première fois nous avons pu tout finaliser en temps et en heure. » Isabelle Lerin-Basset relève un autre bénéfice lié à cette nouvelle visibilité : « les collaborateurs ont toujours besoin de savoir qui fait quoi, d'autant plus que cela bouge beaucoup dans une organisation agile. Maintenant, ils savent en temps réel qui travaille dans quelle équipe, qu'il s'agisse des salariés ou des prestataires. » Les salariés accèdent à la solution à travers le système SSO de l'entreprise et ils voient les informations en fonction de leurs droits. Un manager peut par exemple accéder aux éléments de carrière, aux entretiens, aux plans de formation et aux rémunérations de son équipe. La solution fonctionne également en mode nomade, avec une application mobile qui permet par exemple aux managers de valider des demandes de congés quand ils sont dans les transports.

Pour Isabelle Lerin-Basset, ce projet SIRH a été une démarche structurante. « Pour mettre en place une telle solution, il faut avant tout disposer de données très propres. Il y a un gros travail de nettoyage et de reprise de l'existant à faire en amont », prévient-elle. Lors de la mise en oeuvre, de nouvelles briques ont également été ajoutées, ce qui a nécessité un travail de conduite du changement et beaucoup de paramétrage. Comme dans tout projet, l'équipe a rencontré des petits bugs, des difficultés d'interfaces, mais aujourd'hui l'entreprise dispose selon la DRH d'une solution de pilotage d'une grande facilité. « La crise a contribué à accélérer et à ancrer des changements organisationnels profonds sur la digitalisation, et pas qu'au niveau RH. Elle s'est aussi révélée un accélérateur d'engagement et de solidarité », conclut Isabelle Lerin-Basset.