Tribunes

Evolution de la collaboration en entreprise : les enjeux pour la GED

Les solutions de gestion électronique des documents, souvent perçues comme relativement figées, peinent à s'adapter aux nouvelles méthodes de travail initiées par des outils collaboratifs et des pratiques de l'entreprise 2.0.

PublicitéLes outils collaboratifs et de GED sont étroitement liés et les deux gèrent la documentation existante en entreprise (documents, messages) et tendent à faciliter leur partage (arborescence, moteur de recherche, ...) dans le respect des règles de confidentialité établies par l'entreprise.

Leur proximité est telle que certaines solutions de GED sont parfois utilisées comme outils collaboratifs et inversement. Mais ne nous méprenons pas : les solutions collaboratives et de GED répondent bien à deux finalités différentes et complémentaires, indispensables aux entreprises.

Des objectifs différents

Les solutions collaboratives sont généralement utilisées en amont du cycle de vie d'un document. Elles facilitent l'échange et la création de contenu en groupe avec une vision réseau. Cependant, ces échanges peuvent manquer d'organisation et surtout devenir difficile à retrouver (plusieurs versions, ...) du fait du caractère « vivant » des documents.

La GED, quant à elle, a pour objectif de conserver, créer, modifier et suivre le cycle de vie des fichiers des entreprises en respectant les règles d'organisation relativement strictes définies préalablement (un « plan de classement »). Cette organisation souvent conventionnelle et « cloisonnée » facilite la navigation mais n'est pas toujours adaptée au travail en mode projet et aux documents aux sujets transverses.

Une meilleure performance commune

La mise en place d'une gestion « collaborative » des documents favorise la sauvegarde du contenu déjà généré et la capitalisation de l'intelligence collective. Elle s'effectue au travers d'outils adaptés au mode de collaboration et du type de documents générés par l'entreprise. Le tag, par exemple, facilite la recherche des documents transverses et l'utilisation de la GED par les utilisateurs non familiers des règles de classification.

La mise en place d'une gestion « collaborative » documentaire réussie nécessite une analyse approfondie du mode de collaboration des employés.

En dépit de l'absence d'une gestion « collaborative » documentaire type, on peut s'accorder à citer quelques éléments de succès d'une telle approche de la GED : maintenir une flexibilité pour gérer les documents non stabilisés (à défaut les utilisateurs passeront par d'autre biais), assurer le suivi d'un plan de classement pour les versions définitives des documents (avec par exemple la distinction entre les versions majeures et mineures), et enfin permettre un certain niveau de personnalisation de l'interface par les utilisateurs.

La gestion « collaborative » documentaire ne consiste donc pas à « GEDétiser » un outil collaboratif ou l'inverse. Au contraire, l'enjeu est de prendre la pleine mesure des attributs de chacun et de les faire interagir de manière à répondre au mieux aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs.

Article rédigé par

Fouzia Tabia, Consultante au sein de MC2I Groupe
Consultante diplômée de Télécom Ecole de Management, Fouzia Tabia dispose d'un profil polyvalent. Ses expériences professionnelles au sein du cabinet MC2I Groupe l'ont amenée à intervenir en conseil dans les domaine de la gestion, de la comptabilité et des Systèmes d'Information. Elle est également responsable de la capitalisation et de la veille sur les systèmes collaboratifs au sein du cabinet.