Projets

Eurotunnel pilote ses projets informatiques comme ses systèmes en place

La DSI d'Eurotunnel est organisée en fonction de ses donneurs d'ordre. Elle avait donc besoin d'un pilotage global pour accroître sa performance.

PublicitéEurotunnel est propriétaire et opérateur du tunnel ferroviaire sous la Manche. Quatre types de trains y circulent : les trains de passagers de compagnies tierces (Eurostar et Thalys), les navettes Eurotunnel de véhicules légers (près d'un million de véhicules transporté chaque année), les navettes Eurotunnel pour poids lourds (trafic presque similaire à celui des voitures) et enfin, plus marginalement, les trains de marchandises d'opérateurs tiers. Chaque service, transversal (GRH, finances, achats...) ou opérationnel (exploitation des terminaux, maintenance des trains, maintenance du tunnel, commercial ...), est un donneur d'ordres pour la DSI, organisée en fonction des ces maîtrises d'ouvrages. Au sein de la DSI d'une soixantaine de personnes, chaque équipe est ainsi spécialisée par « client interne ». « En devenant DSI d'Eurotunnel en 2005, après avoir exercé des fonctions plus techniques durant 15 ans dans la société, cette organisation m'a donné des difficultés pour bien maîtriser l'activité du service, la prise de décision étant de fait très éclatée » se souvient Jean Brunier. Par contre, le DSI reste seul maître des achats et investissements, et conserve donc un contrôle par ce moyen. Pour Jean Brunier, « certaines équipes passent leur temps à maintenir des systèmes installés, y compris par de la maintenance évolutive, sans avoir une vraie vision claire du devenir de ces systèmes ». L'une des premières tâches de Jean Brunier fut donc de rédiger une description explicite d'une part des systèmes installés et d'autre part des projets en cours puis de vouloir mettre en place un suivi des temps passés par chacun par système et projet. Jean Brunier observe : « difficulté supplémentaire : nos pratiques sont et doivent rester très hétérogènes selon nos maîtrises d'ouvrages. Par exemple, les commerciaux attendent de nous de monter très vite des projets sans un cahier des charges très détaillé mais avec une démarche itérative. A l'inverse, les division ferroviaires exigent le respect de contraintes fortes en terme de sécurité et de tests exhaustifs très formels. » La gestion de portefeuille de systèmes reste un problème A la fin 2006, Eurotunnel lance un appel d'offres auprès d'éditeurs de logiciels de gestion de projets, dans le cadre d'une procédure classique avec une grille de critères. « Notre but était de pouvoir gérer dans un même produit autant les actifs (c'est à dire les systèmes) que les projets en cours. Si la gestion de portefeuilles de projets ne pose aucun soucis dans les logiciels du marché, il n'en est absolument pas pareil pour la gestion de la maintenance des systèmes. » En janvier 2007, Eurotunnel finit par retenir en short-list Artemis et Planview et soumet les deux produits à 15 utilisateurs au sein de la DSI. « Notre vraie difficulté étant l'adoption de l'outil, leur implication était nécessaire » souligne Jean Brunier. Côté gestion des portefeuilles de projets, les deux outils proposaient des fonctions largement au delà des besoins de la DSI d'Eurotunnel. Mais, par contre, savoir quelle maintenance était réalisée sur tel système déjà employé, avec quel coût, restait un problème. Le choix d'Eurotunnel se porte finalement sur Planview PPM avec un premier périmètre d'utilisation sur la seule gestion des temps des membres de la DSI. Jean Brunier décrit l'usage fait du produit : « Au niveau de notre structure primaire, nous avons choisi d'organiser notre suivi par maîtrise d'ouvrage (le « sponsor ») puis en deux catégories, d'un côté les projets de maintenance (pour le suivi des systèmes déployés) et de l'autre les projets au sens propre. Enfin, chaque catégorie est divisée par projet. Pour les projets de maintenance, seul moyen de suivre les systèmes en place avec un tel logiciel, nous utilisons une structure secondaire avec les indicateurs spécifiques qui nous sont utiles. L'essentiel, pour nous, était que chaque utilisateur saisisse l'affectation de son temps sur tel ou tel projet hebdomadairement en évitant de connaître un nouvel échec, après un produit développé en interne finalement abandonné. Il fallait donc que les utilisateurs comprennent bien que la gestion des temps ne vise pas à fliquer les uns ou les autres mais à piloter le service et rendre visible le travail de maintenance, moins mis en avant spontanément que les nouveaux projets ». La gestion classique de projets, prochaine extension de périmètre La qualité de saisie des temps passés satisfait la DSI. Mais Eurotunnel désire étendre l'usage de Planview à la gestion classique des projets et passer d'une analyse de l'existant à du prévisionnel. Jean Brunier précise : « il n'est pas évident de suivre l'avancement d'une cinquantaine de projets sans tableau de bord structuré, les rapports étant aujourd'hui du document bureautique. Mais nous sommes davantage intéressés par un pilotage par l'affectation des moyens que par un pilotage reposant sur l'enchaînement des tâches. De plus, nous voudrions disposer d'un tableau synthétique sur l'ensemble des projets, avec une possibilité d'entrer en un clic dans le détail de tel ou tel. » Eurotunnel connaît, ceci dit, une difficulté supplémentaire qu'est l'absence de recours à des intervenants extérieurs.