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Etude IDC : optimiser la gestion documentaire par l'externalisation de la fonction

Réduire les volumes et les coûts des impressions sont les premiers motifs de recours au MPS (Services d'impression managée) selon une récente étude IDC sponsorisée par Ricoh.

PublicitéLe MPS (Managed Print services, service d'impression managée) connait encore une forte croissance selon une étude d'IDC. La tendance devrait d'ailleurs se poursuivre : estimé par le cabinet d'études à 2,7 milliards de dollars en 2009, le marché du MPS devrait dépasser les 4 milliards en 2014 avec un taux de croissance annuel moyen attendu supérieur à 10%. L'émergence du MPS était liée à la mise en place d'imprimantes départementales louées avec les services de maintenance en lieu et place d'imprimantes individuelles acquises et entretenues par la DSI.

Mais recourir à un infogéreur comme Xerox ou Ricoh pour l'impression documentaire au sens strict n'est plus le seul usage du MPS. Tous les grands du secteur proposent désormais une vision globale de la fonction documentaire intégrant en général une GED et un système de dématérialisation voire d'échanges dématérialisés. « Du copieur multifonction [imprimante, photocopieur et scanner, NDLR] point de sortie, nous sommes passés à un outil qui est à la fois point d'entrée [scanning suivi de l'inclusion dans la GED ou l'envoi par mail, NDLR], point de sortie, point de stockage et point de transit » proclame ainsi Elie Choukroun, directeur marketing de Ricoh France. La fonction documentaire peut être globalement infogérée par les entités services des constructeurs de copieurs multifonctions, même si les infrastructures sont le plus souvent installées en local chez l'entreprise utilisatrice. L'idée est de définir un prix global à la page incluant le matériel, le logiciel, la maintenance (y compris les consommables) voire même le papier. Elie Choukroun admet ainsi : « la moitié du chiffre d'affaires de Ricoh en France est lié au service. »

Selon le constructeur, la démarche a été jusqu'à présent dans la plupart des cas de réduire les coûts de la seule impression alors qu'un euro en impression pure entraine neuf euros en frais connexes de gestion de l'impression. « Il faut donc donc transformer les habitudes et la manière d'appréhender le document » déduit Elie Choukroun.

Réduire les coûts tout en sauvant la planète

Selon IDC, réduire les coûts à court, moyen ou long terme, par la baisse des volumes ou la rationalisation du parc d'imprimantes, est la motivation essentielle des entreprises ayant recours au MPS. Dans un premier temps, il s'est agi de réduire ces coûts à volume constant ou de limiter la croissance budgétaire en lien avec la croissance des volumes documentaires traités. Désormais la réduction vise également la réduction des volumes globaux d'impression en eux mêmes, notamment pour adopter une attitude plus écoresponsable.

Cela s'ajoute une motivation plus indirecte : permettre une meilleure gestion de l'information et rationaliser la circulation de l'information. Le MPS est, toujours selon IDC, un outil employé pour améliorer la performance des usages de l'information, faciliter l'accès aux documents et générer des documents de meilleurs qualité intrinsèque.

PublicitéLes aspects technologiques de la question sont traités depuis au moins dix ans. La vraie problématique réside bien dans la gestion du changement pour que les habitudes de travail actuelles évoluent.

Le choix du prestataire : d'abord pour aider au changement



Le choix du prestataire : d'abord pour aider au changement

Selon l'étude d'IDC, les deux premiers critères pour choisir un prestataire de MPS reposent d'ailleurs sur la conduite du changement : d'abord le soutien au programme de formation en interne, ensuite la capacité à proposer des initiatives pour conduire ce changement. Le respect de l'environnement par ses produits, le reporting de performance et même le ROI sont derrière.

Cette attente explique peut-être pourquoi il semble nécessaire de passer par l'infogérance de la fonction documentaire (ce qu'est le MPS) pour créer un circuit de gestion des documents qui allie l'impression et la numérisation à la GED et aux échanges dématérialisés.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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