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Essilor réduit de 10% le coût de ses prestations IT

En optimisant le nombre de ses prestataires de services IT, Essilor - le numéro un mondial des verres ophtalmiques - a réduit de 10% la facture totale, qui s'élevait à 28 millions d'euros en 2008.

PublicitéJeudi 31 mars, Bénédicte Bonnet Roussey, Business Services Sourcing Manager chez Essilor a exposé les bonnes pratiques mises en place à la DSI du numéro un mondial du verre ophtalmique dans le cadre de la coopération avec la direction des achats IT afin de réduire les coûts des prestations informatiques. Elle s'exprimait à l'occasion d'une table ronde organisée par Luc Domissy dans les locaux de l'ESCP à Paris sur le thème de la Gouvernance IT, dans le cadre du groupement des grandes écoles G9+ et plus particulièrement du GP Informatique Arts & Métiers ParisTech.

La direction des achats IT d'Essilor s'est penchée en 2008 sur le coût des prestataires auxquels les différentes équipes informatiques font appel sur les 5 continents, et 100 pays. La facture à l'époque s'élevait à 28 millions d'euros. Les deux tiers de cette facture concernaient la traditionnelle assistance technique en mode régie, assez peu structurée. L'autre tiers se séparait pour moitié entre des prestations d'intégration réalisées au forfait et pour l'autre moitié en TMA, structurée.

On peut constater l'extrême émiettement des prestations puisque l'assistance technique était réalisée via 128 personnes travaillant pour 54 sociétés différentes. « Notre objectif, commun avec la DSI, était de rationnaliser auprès de 15 fournisseurs uniquement, dont 3 fournisseurs principaux dits VIP auxquels nous proposerions en priorité et en exclusivité les projets et 12 challengers. Ceux-ci se verraient consultés si les trois fournisseurs principaux n'arrivaient pas à répondre » décrit Bénédicte Bonnet Roussey.

Un appel d'offres a été lancé début 2009 auprès du panel de 54 sociétés. Les critères de choix pour déterminer les prestataires conservés étaient multiples : compétences technologiques, possibilité d'accéder à des prestations offshore, ... « Nous avons défini une grille tarifaire à partir du référentiel de compétences du Cigref qui comprend 50 profils où nous en avons retenu 13 » ajoute la responsable des achats. Les 3 fournisseurs VIP n'étaient pas forcément les moins chers. « Leur capacité à aider à la réflexion stratégique sur l'IT a été prise en compte » déclare Bénédicte Bonnet Roussey.

Au terme de cette expérience, on peut en retenir quelques éléments de réflexion. Tout d'abord, tout le business qui était confié aux prestataires qui n'avaient pas été retenus, et qui donc ont été déréférencés, n'a pu être rebasculé vers les trois prestataires principaux. La raison en est très humaine : les relations personnelles qui ont ...

Photo D.R.

... pu être créées entre un patron de l'IT et son prestataire ne s'interrompent pas si facilement. « Il faut suivre cela de près pour faire respecter les règles du jeu définies avec la DSI » note la responsable des achats. Elle attire l'attention sur les risques que peut faire courir une relation trop intime sur le long terme entre une direction des systèmes d'information et son prestataire : le délit de marchandage.

PublicitéAu bout d'un certain temps, on ne fait plus suffisamment attention à qui fait partie de l'entreprise ou pas. « Afin de ne pas tomber dans ce travers, il faut éviter tous les signes qui auraient tendance à montrer que le prestataire est traité comme un salarié de l'entreprise. Par exemple, il ne doit pas avoir d'email d'entreprise, ni de ligne directe, ni voir ses congés être validés par le manager de l'entreprise cliente. Pour notre part, nous avons mis en place des contrats de 3 mois qui doivent être renouvelés » dit-elle. L'économie réalisée par Essilor grâce à cette remise à plat des prestations IT a atteint 10% sur la masse d'achat.

« Pour le futur, il faut évidemment que nous allions vers la forfaitisation, et vers la massification, avant même de recourir à l'offshore » retient-elle. Le déréférencement s'avère difficile à réaliser jusqu'au bout, d'autant plus dans une période de crise et de resserrement des budgets IT. Un prestataire qui est présent dans une entreprise depuis des années, dix ou quinze ans, a tout intérêt d'y rester, d'autant plus qu'il a perdu de la valeur sur le marché pour son employeur en restant trop longtemps dans l'entreprise.

En conclusion, Bénédicte Bonnet Roussey attire l'attention sur un moyen qu'elle utilise afin d'avoir une vision plus juste du coût d'un prestataire : « Je demande à ce qu'il chiffre sur un projet non seulement sa propre prestation mais également la charge qu'il estime que cela représente côté Essilor, et on peut choisir selon la bottom-line parmi les prestataires. »