Projets

Eramet fluidifie la gestion des documents sur ses grands projets

Juliette Villain, responsable du contrôle documentaire au PMO d’Eramet : « Dans M-Files les documents passent automatiquement d’un utilisateur à l’autre et chacun peut voir qui les a signés. »

Le groupe minier Eramet a mis en place la plateforme de gestion documentaire de M-Files, basée sur des métadonnées, afin d'optimiser la gestion des dizaines de milliers de documents associés à ses nouveaux projets d'exploitation.

PublicitéLors d'un séminaire organisé par l'éditeur finlandais M-Files le 28 juin 2022, Juliette Villain, responsable du contrôle documentaire et qualité au sein du bureau des projets (PMO) du groupe Eramet, a partagé son expérience sur la mise en place de la solution pour optimiser les flux documentaires associés à des projets métiers complexes, sur un périmètre international.

Eramet est un groupe minier métallurgique français présent sur les cinq continents, dont la stratégie s'articule autour de deux axes : croître dans les métaux pour le développement économique mondial (manganèse, nickel, sables minéralisés) et développer les métaux critiques de la transition énergétique (lithium, sels de nickel/cobalt, recyclage des batteries). Dans le cadre de cette stratégie, Eramet mène des projets d'exploration dans le monde entier. Certains débouchent sur des projets d'exploitation à travers la construction de nouvelles usines, comme celui autour du lithium dans la province de Salta en Argentine. Ces projets comportent une phase d'étude et de design, suivie par une phase de réalisation. Ils impliquent de nombreux échanges de documents, en interne et avec l'extérieur, et sont d'envergure internationale. « Sur de tels projets, Eramet est maître d'ouvrage. Nous recevons de nos maîtres d'oeuvre de nombreux documents à distribuer, réviser, signer et renvoyer, parfois avec plusieurs révisions. Nous devons également gérer les documents liés aux processus d'achat et aux appels d'offres, ainsi que ceux liés à la gestion du projet, comme les mandats, les rapports mensuels ou les comptes-rendus de réunions », détaille Juliette Villain.

Gérer efficacement de grands volumes de documents

Pour le projet lithium, la gestion documentaire avait démarré avec un portail Sharepoint durant la phase d'étude, mais celui-ci ne suffisait pas à couvrir l'ensemble des besoins pour la suite. « Il fallait une solution plus puissante », explique Juliette Villain. L'équipe projet a alors cherché un outil capable de répondre à ses exigences, réalisant une première définition des besoins en mars 2019. Ceux-ci incluaient notamment le stockage sécurisé des documents, avec une gestion fine des permissions et restrictions d'accès, la capacité à gérer plusieurs dizaines de milliers de documents en plusieurs révisions et son corollaire, une recherche aisée pour les retrouver facilement, ainsi que le support de circuits de workflows et la possibilité d'inclure des contributeurs externes dans les échanges, telles des sociétés d'ingénierie. Enfin, les équipes travaillant sur le projet étaient implantées dans quatre pays différents. La solution devait donc être accessible depuis l'Argentine, la France, les Etats-Unis et le Canada.

Sur la base de ces critères, l'équipe projet a choisi la plateforme de M-Files, appréciant notamment sa flexibilité, ses fonctionnalités de gestion des accès et permissions, ainsi que le fait d'utiliser les métadonnées pour l'identification et la recherche des documents. L'éditeur a ensuite mis à disposition un serveur en mode SaaS depuis le Brésil, ainsi qu'un chef de projet et deux consultants. De son côté, Eramet a monté une équipe comprenant un chef de projet fonctionnel, un chef de projet IT et une collaboratrice chargée du contrôle documentaire. « La mise en place d'un tel outil doit être précédée par des procédures de gestion des documents. C'est à l'entreprise de les définir, ce n'est pas la solution qui va dire comment faire », prévient Juliette Villain. Dès juillet 2019, les documents liés au processus d'achat du projet lithium ont été migrés, suivis en septembre des documents d'ingénierie et de management de projet. Au total, près de 14 000 documents ont ainsi été migrés vers la plateforme en l'espace de trois mois, le tout dans un contexte de montée en puissance du projet. « De 120 utilisateurs estimés au démarrage, nous sommes arrivés à 200 dès décembre 2019, avec 30 000 documents chargés à ce moment-là », témoigne ainsi Juliette Villain.

PublicitéSi les administrateurs et utilisateurs clefs ont été formés par M-Files, Eramet a pris en charge la formation des autres utilisateurs, avec plus d'une centaine d'entre eux formés à ce jour. L'équipe projet a également réalisé un manuel utilisateur décrivant les flux de travail étape par étape, ainsi qu'un second manuel détaillant le paramétrage que les administrateurs fonctionnels Eramet sont en mesure de modifier de façon autonome. Enfin, l'équipe a demandé une description technique de la plateforme à l'éditeur afin que le support « hotline » M-Files soit adapté aux spécificités de la solution. En complément des formations, des annonces ont été faites lors des réunions de l'équipe projet pour accompagner le changement, puis des mails envoyés avant le go-live ont expliqué le déroulement de la transition.

Quatre projets stratégiques déjà migrés

Depuis la mise en place de la plateforme, plusieurs fonctionnalités ont permis de fluidifier les échanges de documents. Pour les équipes d'ingénierie, des vues sur mesure ont remplacé le reporting sur les livrables à revoir et ceux en retard, auparavant géré dans Excel. De la même façon, une liste de tâches personnalisée par utilisateur, couplée à des notifications, a remplacé les mails pour les relances, la revue et la signature des documents. La collaboration est également facilitée grâce à l'outil de workflow. « Les documents passent automatiquement d'un utilisateur à l'autre et chacun peut voir qui les a signés », indique Juliette Villain. Les chefs de projets métiers apprécient aussi la capacité à signer depuis l'application mobile, car ils sont très souvent en déplacement. Enfin, l'équipe de contrôle documentaire est restée stable dans un contexte de montée en puissance du projet.

Aujourd'hui, hormis le projet lithium, des coffres M-Files ont été installés ou sont en cours d'installation sur trois autres grands projets, au Gabon, en Indonésie et au Sénégal, quelques autres étant encore sur Sharepoint pour le moment. Une société du groupe en Norvège utilisait également la plateforme documentaire depuis 2017 pour ses opérations et envisage désormais de l'utiliser pour ses projets. « Nous avons quatre grands projets avec des coffres et des paramétrages distincts. Nous commençons à travailler sur la normalisation et la mise en place d'un coffre standard de gestion de projet afin d'accélérer l'implémentation à l'avenir », indique Juliette Villain. L'équipe PMO veut également développer les solutions d'accès pour les partenaires externes, en étudiant notamment les possibilités du portail Hubshare, acquis par M-Files en 2021. Elle réfléchit aussi sur la prise en charge de la correspondance liée aux projets et sur la gestion centralisée de ces derniers.