Projets

En moins d'un an, La Mutuelle Générale a déployé un ERP Cloud

Jérôme Nevicato (La Mutuelle Générale) : « nous disposons aujourd’hui d’une solution SaaS totalement intégrée pour la partie Finance et les Achats »

La Mutuelle Générale a choisi de mettre en oeuvre Oracle ERP Cloud, à la fois sur la fonction Finance et sur la partie Achats. Un projet déployé en huit mois, dont la recette s'est effectuée en plein coeur de la crise sanitaire.

PublicitéEn 2018, le système financier de La Mutuelle Générale, sur Oracle E-Business Suite, arrivait en fin de maintenance. L'entreprise s'est alors retrouvée face à deux options : effectuer une montée de version de l'existant, ou bien profiter de l'occasion pour changer d'outil. « Nous avons décidé de partir sur une nouvelle implémentation, et nous avons lancé un appel à proposition », explique Jérôme Nevicato, Directeur IT au sein de la DSI de La Mutuelle Générale, en charge de toute la partie Data, des SI financiers et RH et de la cybersécurité. L'entreprise a également voulu mettre à profit ce changement de système pour étendre le périmètre fonctionnel couvert, en incluant toute la fonction Achats. Constitué de huit entités légales distinctes, le groupe La Mutuelle Générale traite en effet près de 20 000 factures fournisseur et 6500 demandes d'achats par an, une volumétrie importante qui nécessitait une approche plus intégrée. « Nous souhaitions nous doter d'une solution SaaS pour mettre sous contrôle notre processus Procure-to-Pay », pointe le directeur IT, qui précise également que leur interpréteur comptable (une solution d'Axway) transforme chaque année 500 millions d'événements métier en écritures comptables.

Cinq éditeurs sont retenus durant la phase de consultation, mais très vite deux solutions seulement restent en short-list : Oracle ERP Cloud et une solution de Talentia. La couverture fonctionnelle d'Oracle ERP Cloud, ainsi que la similitude des interfaces avec la solution antérieure, gage d'une adoption facilitée par les utilisateurs, ont orienté le choix vers l'offre d'Oracle. Dès l'été 2019, une fois les aspects contractuels établis, l'organisation du projet a pu se mettre en place. Une équipe mixte a été constituée, associant des représentants de l'IT, des métiers et des experts de l'éditeur. En septembre, la mise en oeuvre proprement dite a pu débuter. Une méthode agile propre à l'éditeur a été utilisée, dénommée TCM (True Cloud Method). Deux cycles de conception ont eu lieu, avec un objectif : montrer rapidement à quoi ressemblait le produit. Le premier, en décembre 2019, a permis d'aboutir à un MVP (Produit Minimum Viable) sur le périmètre financier, afin que les utilisateurs puissent rapidement se projeter et manipuler l'outil. Une seconde itération sur l'ensemble du périmètre a suivi, pour aboutir mi-mars à la phase de recette, au moment où le confinement a été annoncé. « Nous avions réfléchi à nos différents modes opératoires, et tous les utilisateurs étaient au rendez-vous pour cette phase », indique Jérôme Nevicato. Habituée à la gestion des risques du fait de son métier, l'entreprise avait effet anticipé la situation et s'était préparée pour assurer la continuité de ses activités essentielles. Sur le plan IT, la DSI dirigée par Éric Daguet avait mis en place toute l'infrastructure nécessaire pour supporter le télétravail.

PublicitéUn vrai dispositif d'accompagnement au changement

Aujourd'hui, La Mutuelle Générale a déployé les principaux modules financiers (GL, AU, AP...) ainsi que l'e-procurement et le Purchase Orders pour la partie Achats. « Nous avons atteint notre objectif d'avoir une solution totalement intégrée, qui dialogue avec nos applications métiers », souligne Jérôme Nevicato. « Celle-ci va également nous permettre de profiter d'évolutions techniques et fonctionnelles régulières, avec une nouvelle version tous les trimestres ».

Sur la partie Achats, la nouvelle solution concernait près de 300 utilisateurs dans l'organisation. Pour faciliter l'adoption des utilisateurs, un gros travail a été mené avec la DRH et le service formation, avec l'organisation de sessions dédiées. « Nous avons également utilisé l'outil Guided Learning d'Oracle, qui permet de découvrir les écrans pas-à-pas », détaille Jérôme Nevicato. La communication interne et l'éditeur ont également apporté leur aide sur l'accompagnement au changement.

Une équipe unique et mobilisée pour avancer vite

La méthode agile proposée par Oracle, ainsi que le choix d'une solution Cloud, ont clairement contribué à la rapidité de mise en oeuvre de la solution. « Avec une solution dans le Cloud, les projets sont bien moins tributaires de l'infrastructure à mettre en place dans les datacenters, une fois le contrat signé tout va très vite », souligne Jérôme Nevicato. Cependant, même avec un projet Cloud, les aspects d'intégration avec l'existant et de sécurité ne sont pas à négliger prévient le directeur IT. Le pôle SI Finance et les architectes de La Mutuelle Générale ayant anticipé ces enjeux, les couches techniques nécessaires ont pu être mises en place rapidement, mais cela a tout de même demandé certaines réorganisations de l'architecture. Actuellement, l'IT travaille sur la mise en place d'une authentification multifactorielle en complément de la sécurité nativement intégrée à la solution.

Parmi les autres facteurs de succès identifiés par Jérôme Nevicato, le fait d'avoir une équipe unique chargée de la mise en oeuvre a également joué un rôle essentiel. « Tous les membres, y compris les métiers et les consultants de l'éditeur, partageaient un rituel quotidien, avec un objectif commun : livrer le projet dans les délais et les budgets établis, avec le niveau de qualité attendu. » Cette mobilisation de l'ensemble des parties prenantes a fortement facilité la mise en oeuvre. Le directeur IT souligne également la présence d'un sponsorship fort en interne, avec l'engagement de la direction générale du groupe et deux sponsors, le directeur financier côté métier et Éric Daguet côté IT. Il insiste aussi sur la nécessité de respecter les standards de l'outil, sans chercher à répliquer les anciennes façons de travailler dans celui-ci. Enfin, il faut également veiller au transfert de compétences entre les équipes internes et celles de l'éditeur, en prévoyant des ateliers de transfert pour acquérir l'autonomie souhaitée sur la solution.