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Edilians améliore ses prévisions de vente et ses simulations de devis grâce à un outil de workflow

Sylvain Moreau, DSI d’Edilians : « L'application conçue sur Gathering Tools ressemble en tout point à des formulaires Excel, tout en gommant ses inconvénients. »

Fabricant de tuiles en terre cuite, le groupe français Edilians a remplacé des outils basés sur Excel par le système de workflow Gathering Tools, édité par Calame Software.

PublicitéEdilians (ex-Imerys Toiture) est un groupe français spécialisé dans la fabrication de tuiles en terre cuite et tuiles photovoltaïques. L'entreprise possède 14 usines et est présente sur plus de 3800 points de vente au niveau national. Elle emploie plus de 1 000 salariés et a réalisé un chiffre d'affaires de 300 millions d'euros en 2018. En raison de la structure très distribuée du groupe, le partage et la collecte d'informations sont des enjeux importants. Les prévisions de vente, ainsi que les informations transmises aux clients, revêtent en particulier un caractère stratégique.

En partenariat avec le pôle décisionnel, la DSI a entrepris de remplacer Excel par la solution de collecte automatisée Gathering Tools, éditée par Calame Software. L'objectif était à la fois de fluidifier le partage d'informations, mais aussi de renforcer la sécurité. « Un fichier Excel est facilement transférable par mail ou clé USB, les données qu'il contient peuvent ainsi échapper à notre périmètre de sécurité » explique Sylvain Moreau, DSI d'Edilians.

Renforcer la visibilité sur les ventes pour adapter la production

Un premier projet a été mené pour la direction commerciale, qui souhaitait pouvoir récupérer facilement les prévisions de vente des commerciaux présents sur le terrain. Au départ, ces prévisions étaient transmises par oral ou par mail, puis ressaisies dans Excel. « L'idée était d'avoir une meilleure visibilité sur les chantiers à venir, afin que les responsables production puissent anticiper et éviter que nous soyons en rupture sur des produits très spécifiques », explique Sylvain Baduel, Responsable BI chez Edilians. Grâce à la solution, l'entreprise a bâti un workflow permettant aux commerciaux de remplir chaque mois un formulaire avec leurs prévisions, et de recevoir en échange des données sur le chiffre d'affaires réalisé. L'ergonomie très similaire à Excel a facilité l'adoption par les utilisateurs, de même que la possibilité d'accéder à des données dont ils ne disposaient pas auparavant.

Passer d'un mode artisanal à des devis ajustés en temps réel

L'entreprise a ensuite lancé un second projet, permettant de simuler des devis pour les clients. Cette nouvelle application permet aux commerciaux d'accéder à tout le catalogue de produits avec leurs tarifs, le tout synchronisé en temps réel en fonction du prix des matières premières et des paliers de remise définis en interne. « Les commerciaux peuvent ainsi donner des prix ajustés en direct à leurs clients. De plus, s'ils souhaitent réduire le devis plus que prévu lors d'une négociation, un workflow de validation est alors activé », détaille Sylvain Baduel. De cette façon, Edilians a amélioré à la fois le service proposé aux clients et l'organisation interne, en renforçant sa réactivité et sa traçabilité.