Management

Durant la crise du Covid-19, iMSA maintient la cohésion et l'efficacité de ses équipes

Yannick Puget, chargé de mission innovation auprès de la DG de iMSA, s’est réjoui d’être en 2020 et pas en 2002.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°181 !

Ce que le Covid-19 a appris aux DSI

Pendant la crise sanitaire, le business continue. Indubitablement, la crise sanitaire du Covid-19 aura eu et va continuer d'avoir un impact, probablement durant plusieurs années, sur l'économie. Plutôt que de se replier sur soi, c'est le moment de remettre à plat les processus. C'est le moment...

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La DSI de la Mutualité Sociale Agricole a dû, comme toutes les entreprises, basculer brutalement en télétravail généralisé et permanent durant la crise du Covid-19. Au-delà des technologies nécessaires, il a fallu développer des outils et méthodes managériaux pour préserver l'organisation et ses collaborateurs.

Publicité« Heureusement, nous sommes en 2020 et pas en 2002 » plaisante Yannick Puget, chargé de mission innovation auprès de la DG de iMSA. Mais est-ce vraiment une plaisanterie ? Nous disposons aujourd'hui d'outils appropriés pour télétravailler depuis nos domiciles qui auraient cruellement manqué il y a vingt ans. Cependant, les outils ne suffisent pas. Les usages doivent être repensés, certaines solutions redimensionnées, les équipes mobilisées et des innovations managériales mises en oeuvre. C'est à ce prix que la DSI de la Mutualité Sociale Agricole, iMSA, a pu s'adapter à la crise du Covid-19.

En tant que chargé de mission innovation à la DG de iMSA, ses missions sont de quatre ordres : l'idéation (design thinking), le pilotage du laboratoire d'expérimentation, le développement de l'« intelligence collective » notamment au travers de l'intrapreneuriat (pour l'innovation technique, sociale ou métier) et enfin la défense de la marque employeur afin de favoriser l'embauche des profils requis. Il s'est donc retrouvé à accompagner le changement lié au brutal confinement de l'essentiel des collaborateurs de la MSA et surtout de iMSA.

Un interlocuteur unique sur de multiples sites

La Mutualité Sociale Agricole constitue un guichet unique pour les agriculteurs (exploitants ou salariés) et assimilés (salariés du Crédit Agricole par exemple) pour l'ensemble de la protection sociale : santé, famille, prévoyance, retraite... Yannick Puget souligne : « dès qu'il y a une évolution réglementaire en matière de protection sociale, la MSA est impactée. » Outre les 35 caisses régionales et les services communs de la MSA, iMSA gère également des régimes partenaires (caisses pour la RATP, la SNCF...). La MSA comprend 17 000 agents répartis sur tout le territoire national et iMSA un millier sur six sites (banlieues de Montauban, Lille, Nancy, Paris, Lyon et Rennes). En tant que régime unique, la MSA couvre six millions de personnes (soit environ le dixième du Régime Général) et verse environ 30 milliards d'euros de prestations par an.

Le « panorama technologique » de l'organisme est assez large. Le socle est bien sûr à base Cobol sur AIX. Il gère les traitements batch de masse comme le calcul des prestations. Au dessus se trouve un framework J2EE packagée par la MSA avec du JBoss, du Kubernetes, etc. Enfin, la couche d'interface utilisateur est développée en Angular.js. Bien entendu, la performance globale du SI est suivie avec attention, raison pour laquelle la MSA a choisi de déployer l'APM de Dynatrace. Un cluster Hadoop a également été installé pour réaliser des traitements Big Data, le premier cas d'usage étant tout simplement celui de l'analyse de logs pour la sécurité mais aussi la prédiction et la prévention d'incident (comme le calcul de la durée avant une saturation d'un volume). Par ailleurs, depuis un an, iMSA a mis en place une trajectoire vers l'agilité à l'échelle avec la méthodologie SAFE.

PublicitéUne préparation progressive au travail ubiquitaire

Depuis six mois, iMSA a basculé sa bureautique traditionnelle sur Microsoft Office365, donc en mode SaaS (avec possibilité de client lourd synchronisé). Bien entendu, ce déploiement n'avait aucun lien avec la crise du Covid-19, le but principal étant de développer la collaboration entre les différents sites. Par ailleurs, techniquement, il était possible d'accéder depuis l'extérieur aux applications métiers avec interface Angular.js sous réserve de le faire via un VPN.

La direction de iMSA souhaitait en effet permettre le télétravail ponctuel. Compte tenu de règles diverses, cela représentait une possibilité moyenne de 1 jour de télétravail par semaine (2 par mois pour les managers) pour les personnels. Sur les 18 000 collaborateurs de MSA et iMSA, il était ainsi possible d'utiliser simultanément 2500 connexions VPN.

Une bascule rapide

Dès début Mars 2020, quand la situation sanitaire du pays a commencé à se tendre, la DSI a anticipé les mesures nécessaires. Cela a commencé par commander du matériel réseau complémentaire et des licences VPN afin de passer de 2500 à 10 000 connexions simultanées. Le coeur de réseau a ainsi été adapté. « Certains télétravailleurs n'utilisent que Office365 et n'ont donc pas besoin de VPN » pointe Yannick Puget. A compter du 16 Mars, un plan d'adaptation a été déclenché qui a duré dix jours.

Les collaborateurs dotés d'ordinateurs portables ont pu les emporter et se connecter. Mais les autres ont dû attendre que les équipes dédiées rallument les postes fixes, que le VPN y soit déployé par télédistribution puis que le poste soit désinfecté. Enfin, les collaborateurs ont dû venir sur rendez-vous chercher leur machine afin d'éviter tout contact physique. Deux sites d'éditique (Rennes, Lille) continuent de fonctionner avec une activité et un effectif réduits, cette activité ne pouvant évidemment pas s'opérer en télétravail. Les capacités de l'entreprise ont ainsi été maintenues, malgré la crise, aux environs de 90 % grâce aux outils et méthodes mises en place.

Garder vivante la relation entre collaborateurs

Mais entre un télétravail ponctuel d'une fraction du personnel et un télétravail permanent quasi-généralisé, il y a une marge considérable, pas seulement sur le plan technique. Yannick Puget insiste : « face à la crise et au risque d'isolement des télétravailleurs, il est important de conserver un maximum de liens ». Comme Yammer est encore en phase pilote à la MSA, le lien a tout d'abord reposé sur deux autres outils de Office365 : Sharepoint et Teams. Il s'agissait avant tout de « rassurer les gens » et d' « adapter les consignes ». Un bulletin quotidien, vers 18h, intitulé « Maintenons le lien », sert ainsi à diffuser des informations, notamment à contextualiser les informations nationales.

C'est par ce canal également qu'est passé une animation interne pour « garder le sentiment d'appartenance ». « Cela passe, par exemple, par des petits jeux-concours comme le partage de photos du lieu où l'on travaille, de la tasse à café... » décrit Yannick Puget. En co-animation avec la direction de la communication, Yannick Puget réalise également un Live Teams radio deux fois par semaine de trente minutes à chaque fois. Cet événement en direct très suivi peut aussi être réécouté. Yannick Puget précise : « nous avons choisi la radio plutôt que la vidéo pour des raisons de bande passante ». Les deux animateurs, évidemment confinés séparément, se coordonnent par WhatsApp.

« L'innovation a du sens, même en cas de crise »

Au départ, c'est la direction générale qui était invitée à s'exprimer. Le chat inclus dans Teams permettait aux salariés de poser des questions. Et la direction générale pouvait ainsi rassurer le personnel : pas de congés imposés, pas de chômage partiel, etc. Puis, dans un second temps, l'émission a permis d'entendre le témoignage des responsables de l'adaptation de l'entreprise, témoignages très appréciés des personnels. « Comme quoi l'innovation a du sens, même en cas de crise » se réjouit Yannick Puget.

Il concède que « il n'est pas encore l'heure du bilan et il faut être prudent mais j'ai eu la satisfaction de voir que tout le monde s'est mu à collaborer de bon coeur, à tous les niveaux hiérarchiques. Tout d'un coup, il n'y avait plus de silos ou d'inertie. » De plus, bien évidemment, preuve a été faite que le télétravail complet était possible. Les salariés travaillent et sont efficaces, « parfois trop d'ailleurs » comme le souligne Yannick Puget, « et il faut se discipliner sur les horaires, ne pas envoyer de mails en dehors des horaires de travail par exemple. » Malgré tout, il reconnaît que « la machine à café manque pour ses échanges informels » et que « les séminaires d'une journée en vidéo, c'est... compliqué ! »