Dossier : comment les risk managers font évoluer leurs outils informatiques

Le responsable des risques évolue vers le SaaS et l'interconnexion

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°111 !

Priorités 2016 : les données et la gestion des risques

La révolution numérique est avant tout une révolution centrée sur les données. Nouveaux modèles économiques, nouveaux services, nouvelles organisations... Les données seules sont les ressorts de toutes ces transformations. Les données doivent donc être protégées. Mais elles servent aussi à protéger...

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En quelques années, les responsables des risques en entreprises ont fortement déployé leurs responsabilités et leurs outils informatiques. Quatre d'entre eux (Global Aerospace, Faurecia, Sanofi et Virbac) témoignent sur leurs choix informatiques, le contexte où se déploie leur fonction, et les nouvelles évolutions en cours. Le SaaS prend une place de poids.

PublicitéA l'origine, il y avait Excel et uniquement ce tableur. L'origine, c'était il y a quatre ou cinq ans, quand les responsables des risques en entreprise, les risk manager,s ont commencé à consolider leur poste, souvent au niveau groupe. Etranger au monde informatique, ils ont commencé par le tableur, comme tous leurs correspondants dans l'entreprise. Très rapidement, il a fallu faire évoluer cette solution, se pencher vers les logiciels du marché, envisager l'éventualité du SaaS et privilégier la facilité d'accès, la communication entre les responsables risques des différents sites ou filiales.

En progressant dans leur fonction, les risk managers ont envisagé et adopté de nouvelles solutions informatiques conçues comme un élément quotidien de productivité. Ce qui frappe dans leur évolution c'est leur pragmatisme et l'éventail des solutions adoptées, celles du marché, mais avec des développements internes, celles de grands acteurs comme de petites start-up bien françaises. En informatique, les risk managers ne s'en laissent pas compter, mais c'est aussi une facette de leur métier !

L'AMRAE (Association pour le Management des Risques et des Assurances de l'Entreprise), rappelons-le, dresse régulièrement depuis 2007 un Panorama des systèmes d'information de gestion des risques. Ce Panorama scrute la couverture fonctionnelle des différents produits du marché. L'association souhaite également étudier les pratiques réelles des entreprises. Quatre d'entre elles, recommandés par l'AMRAE, nous ont ouvert leurs projets.

Global Aerospace : le risque aéroportuaire

Global Aerospace est un spécialiste mondial de l'assurance pour un domaine bien spécifique, celui de l'aéronautique. Il ne fait que ça. Basée à Londres, la société est implantée aux Etats-Unis, au Canada, et en Suisse. « Notre spectre est très large, nous adressons 145 aéroports français, la plus grande partie des aéroports en dehors de ceux de Paris, que ce soit en responsabilité civile, pour les constructeurs, ou les pistes, nous explique Jean Fournier directeur général de Global Aerospace pour la France. Nous sommes aussi bien sur les risques de pollution que ceux liés à la construction, spécialisés certes mais avec une palette d'activités très large. Donc tous ceux qui travaillent sur l'activité aéroportuaire en général : constructeurs, compagnies d'aviation... et maintenant les drones ».

Jean Fournier utilise principalement quatre outils. Un qui sert de pivot à la gestion des risques, la Delta RM Suite, elle est déployée pour les aéroports. « Une suite très agile, le premier module est une base, ensuite je place les nouveaux contrats, les sinistres, et surtout j'ai un partage d'informations avec mon courtier », note Jean Fournier. Derrière, Global Aerospace bénéficie d'outils statistiques pour l'analyse des risques, d'un module de gestion de crise, un autre pour la géolocalisation, et de tableurs. « Delta RM est très simple et très rapide à utiliser puisqu'il s'agit d'un mode SaaS » se réjouit le risk manager.

PublicitéMise en ligne de plus en plus rapide

Le logiciel est accessible en 24/7 du fait du mode SaaS. Pratique pour l'outre-mer, Tahiti et ses 12h de décalage, ou les Antilles qui en ont 5 à 6. Les utilisateurs où qu'ils soient se connectent et déclarent leurs sinistres en ligne. De l'autre côté, la mise en ligne des nouvelles polices se fait de plus en plus rapidement, 15 jours la première année, une semaine la suivante, en troisième année c'est 30 minutes. Les chiffres parlent d'eux-mêmes. Au fil des années, l'outil est devenu encore plus efficace, côté utilisateur, ou pour la partie administration.

Deuxième outil utilisé par Global Aerospace, OnBase, une plateforme de GED, proposée en France par Partitio. Elle permet une gestion dématérialisée des documents, s'implante elle aussi facilement sans code personnalisé. En plus, Global Aerospace utilise évidement Excel en développant ses propres macros. Une équipe de six personnes, basée à Londres, travaille sur les développements soit pour Excel soit pour des interfaces avec les équipes externes. A côté de cette équipe de développement, Global Aerospace utilise aussi une équipe réseau, également basée à Londres.

Un véritable outil de productivité

Dernier point, le logiciel en SaaS, mymeetingsondemand, de MyMeetings, une start-up française ! « Nous avons beaucoup de réunions, leur préparation et leur suivi sont facilités par ce logiciel qui s'interface avec nos outils de messagerie, témoigne Jean Fournier. Un véritable outil de productivité. Nous utilisons Meetings pour notre comité quotidien ainsi que comme canal pour gérer les fichiers des clients avec notre bureau de Londres ».

Même avec ces quatre outils, Jean Fournier se veut en veille permanente, « tout ce qui nous permet d'accroître notre productivité nous intéresse ». Le CEO group est très branché sur les outils de performances ce qui facilité cette approche. « Nous voulons abaisser nos coûts et nous intéresser à des segments de marché plus difficiles pour des assurances spécifiques ». Au sens large du thème. Il existe 500 000 appareils: avions, hélicoptères. 350 000 sont identifiés, 200 000 aux Etats-Unis. Mais nous avons à côté un million de drones. La question se pose évidemment de leur assurance et donc un jour de leur intégration dans la gestion des risques pour le monde aérospatial.

Responsable groupe à l'international

L'international est une composante encore plus essentielle chez Faurecia. Groupe industriel spécialisé dans l'équipement automobile, il compte 350 sites dans 30 pays. Michel Josset est non seulement responsable des assurances mais aussi de l'immobilier pour Faurecia, à l'échelle du groupe.

Point de départ, il y a quatre à cinq ans en arrière, l'industriel ne pouvait plus gérer ses risques avec des outils classiques comme un tableur ou la base de données Access. Les différents intervenants au sein du groupe, concernés par la gestion des risques, utilisaient chacun des bases de données et des outils différents de ceux des autres. Il fallait réintégrer ces systèmes et les homogénéiser.

En 2011, un appel d'offres voit le jour, avec examen des grands logiciels du marché et recherche d'un système global groupe pour la gestion des risques opérationnels, des assurances qui lui sont liées ainsi que des programmes de prévention. Le logiciel devait permettre d'interagir sur la gestion des risques pour les 350 collaborateurs concernés, opérationnels sur des métiers connexes : risk management proprement dit, assurance, HSE (hygiène, sécurité, environnement). Un examen qui a débouché sur le choix de WebRisk d'Effisoft.

Etre indépendant des courtiers

Ce choix présente plusieurs avantages. D'abord, il est indépendant des courtiers. Au plan fonctionnel, WebRisk permet un accès permanent des utilisateurs et un partage des informations en fonction de leurs droits d'accès. « Pour moi, l'avantage porte sur la centralisation en un seul endroit de notre gestion des risques et l'indépendance prise à l'égard des assureurs ou courtiers, souligne Michel Josset, c'est aussi la possibilité d'effectuer une seule mise à jour pour tout le monde ». De nouveaux éléments s'ajoutent : audits de prévention, polices d'assurance, classement des sinistres par police. Le responsable groupe est aussi l'opérateur de sa propre solution, le SaaS lui donne encore plus d'indépendance vis-à-vis de la DSI !

En interne, les utilisateurs bénéficient d'un portail dédié pour leur plan d'action. Le responsable groupe a également développé un SIG (système d'information géographique) pour représenter les différentes informations contenues dans la base de données. SIG et géolocalisation semblent de plus en plus indissociables de la gestion des risques.

Développer une approche transverse

Autre grand groupe, dans un domaine totalement différent : Sanofi. Le groupe pharmaceutique est doté d'une responsable groupe des risques, Anne Senez. En poste depuis un peu plus de deux ans, elle a pour but de développer une approche de la gestion des risques pour tout le groupe et pour les risques de toutes natures, vus de manière transverse. Pour faciliter cette démarche, le choix informatique s'est porté sur Devoteam et sa solution spécialisée, en SaaS, RVR Parad.

« Un choix qui relève d'abord du pragmatisme, cette solution facilite l'accès aux informations et leur utilisation, tout en nous permettant de gérer cet accès », note Anne Senez. Elle nous permet de partager l'information avec notre réseau, de personnaliser le reporting et la présentation, de favoriser tous les processus de référencement.

Faire évoluer ses outils

Quatrième exemple, celui de Max Giumelli, directeur depuis 2010 de la gestion des risques du groupe Virbac, une ETI française spécialiste de la santé animale très implantée à l'international. La notion de groupe est essentielle pour situer la position de Max Giumelli chez Virbac et l'importance de cette fonction dans l'entreprise. Son poste est en charge de la gestion de l'ensemble des risques de la société qu'ils soient d'ordre financiers, industriels, commerciaux ou autres.... Les outils informatiques utilisés par ce risk manager ont évolué depuis sa prise de fonction.

Au début, Max Giumelli, comme beaucoup de ses collègues, a souhaité utiliser Excel, « quand j'ai commencé à déployer le dispositif de gestion des risques au siège et dans les filiales, j'ai utilisé Excel et je ne voulais pas entendre parler d'outil spécifique ». Excel a été parfait pour déployer les premiers utilisateurs mais a rapidement montré ses limites au niveau pratique mais aussi en termes de sécurité.

L'augmentation du volume d'informations à traiter, les risques d'altération de fichiers, le besoin de consolider et de sécuriser les informations ont conduit le risk manager à rechercher, en partenariat avec la DSI, un outil dédié à la gestion des risques. Différents logiciels standards du marché ont été analysés et le choix s'est porté en définitive sur ArengiBox. « Très simple et orienté utilisateur, c'est la raison première de notre choix », résume Max Giumelli « je souhaitais un outil facile à paramétrer et à déployer, ne nécessitant aucun développement spécifique». Enfin, bien que la solution soit développée en mode SaaS, Virbac a pu héberger les données sur ses propres serveurs ce qui correspondait à une forte contrainte du cahier des charges.

Piloter l'ensemble du dispositif

A l'usage, ArengiBox répond parfaitement aux besoins exprimés par Virbac. « Dans ce logiciel je peux piloter l'ensemble du dispositif de gestion des risques depuis la réalisation des cartographies des risques jusqu'au suivi des plans d'actions. La prise en main par les utilisateurs se fait facilement et l'appropriation est très rapide. De plus, il n'est pas nécessaire de se déplacer dans des filiales pour assurer le déploiement ; celui-ci se fait directement via le web», note encore Max Giumelli. La solution est multilingue, français anglais, espagnol et allemand, correspondant ainsi aux besoins de couverture internationale de Virbac.

Désormais le risk manager pourra encore plus s'appuyer sur l'outil pour développer la culture de la gestion des risques à l'intérieur du groupe Virbac. La société veut notamment aller vers plus de transversalité dans l'utilisation de son outil de risk management répondant ainsi aux besoins exprimés par les utilisateurs.

L'informatique constitue bien un élément fort des responsables de risques dans l'évolution de leur métier et même dans la reconnaissance de leur fonction. Les risk managers occupent une place à part dans l'entreprise. Proches mais différents des responsables d'audit, loin des RSSI, responsables du risque informatique. Les risk managers couvrent tous les risques de l'entreprise, physiques ou informatiques, de l'incendie à l'escroquerie au président pour résumer, des pertes financières à celles concernant l'image corporate. Un rôle large mais une fonction très spécifique. Depuis 2013, leur organisation professionnelle, l'AMRAE, a d'ailleurs défini un référentiel métier. Leur rôle est important, leur position plus délicate et le changement permanent ! Les risk managers subissent par exemple une complexité règlementaire de plus en plus forte qui influence leur contrôle de risques.

La fée Excel

Les outils informatiques sont-ils d'un quelconque secours ? Longtemps les risk managers ont fait confiance à la fée Excel. Simple et largement connu. Sauf que la feuille est d'un usage très statique et trop générique. Rien de spécifique pour les risk managers qui ne veulent pas non plus d'un outil trop lourd à installer et trop long à utiliser. Ces dernières années, les risk managers ont affiné leur besoins informatiques et poussé les acteurs du marché à leur proposer des offres adéquates, de nouveaux acteurs informatiques sont venus sur le sujet. Preuve que leur métier à part mérite des outils à part.

Un outil doit être simple, permettre de visualiser les risques. Il doit aussi permettre de communiquer en interne avec les filiales et les différents sites ou avec d'autres directions, l'outil informatique est bien le reflet de la position du risk manager dans l'entreprise qui doit récupérer et redistribuer des informations, pour mieux faire face, lui-même, à l'évolution permanente des risques, et aux demandes d'autres responsables, comme celui de l'audit.