Tribunes

Développer sa feuille de route pour réussir la conduite du changement

N'importe quel changement fait peur aux collaborateurs. La peur de ne pas se sentir bien, de perdre son travail. Ils peuvent vivre le changement comme un événement personnel.

PublicitéLa gestion du changement est définitivement un mot à la mode. Ce n'est pas juste un sujet brulant, mais un problème urgent qui relève de l'entreprise que cette dernière doit régler, qu'elle se restructure, lance un nouveau produit, acquière une entreprise ou introduit de nouvelles technologies. Notre environnement économique actuel contribue également à la mise sous pression des responsables du changement, afin que celui-ci s'opère correctement la première fois.

De nombreuses entreprises ont demandé à Forrester les secrets de la recette pour réussir un projet de transformation. Il n'existe pas de solution unique et nous pensons qu'un solide plan de communication est nécessaire avant, pendant et jusqu'à la fin du projet. Assurez-vous que vous êtes cohérent dans votre communication. Aidez vos collaborateurs à comprendre quel support ils auront pendant cette période de changement et sur quelles ressources ils peuvent compter en cas de besoin.

Rappelez-vous que n'importe quel changement fait peur aux collaborateurs. La peur de ne pas se sentir bien, de perdre son travail, qu'ils peuvent vivre le changement comme un événement personnel. Partagez la vision globale du projet avec les collaborateurs, mais communiquez également vos attentes, de manière à ce que l'entreprise soit en mesure d'apporter toutes les modifications nécessaires pendant le processus. Définissez les plans de formations et d'accompagnement pour montrer comment l'entreprise les adapte en fonction de l'audience.

Business Changes Can Cause Concern Throughout The Organization

La conduite de changement est une discipline, adoptez une approche disciplinée

Une planification continue et un support de la part de la direction pendant toute la durée du projet sont les clés de la réussite. Lorsque vous analyser les différentes étapes de votre plan d'actions, veillez à rester souple de manière à pouvoir effectuer des corrections en cours de projet.

De nombreuses entités de l'entreprise étant en mesure de conduire la transformation, nous estimons que les ressources humaines doivent, et le font d'ailleurs, prendre la responsabilité du projet. Parce que le changement fait partie de la vie d'une entreprise, de nombreux directeurs des Ressources Humaines ont l'expertise du développement organisationnel et ont déjà mené des projets de cette envergure. Si le changement est important, d'autres ressources, détentrices d'une expérience dans le domaine peuvent venir compléter l'équipe Ressources Humaines.

Une fois que vous avez identifié un « leader », idéalement aux Ressources Humaines, ayant l'expérience de la gestion de projet organisationnel, il ou elle doit commencer à travailler avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise. Ce « leader » doit commencer à travailler en parallèle avec le chef de projet.

PublicitéMener un sondage pour jauger l'humeur des collaborateurs concerné par le changement est une aide au déploiement de ses process. Identifiez les leaders d'opinion, et planifiez les stratégies de manière à ce qu'ils soient en ordre de marche et supportent le projet. Pour la partie stratégique, assurez-vous que l'équipe de direction communique en permanence avec les collaborateurs et ce dès le démarrage. Formez un groupe de travail composé de collaborateurs issus des différentes entités de l'entreprise, en quelque sorte les yeux et les oreilles, capables de repérer les zones, qui demandent une attention particulière.

Dans votre plan, vous devez identifier les différents constituants et les cibles du changement à chacune des étapes du projet. Par exemple, vous pouvez décider d'atteindre un taux d'adoption du changement de 60 % en 3 mois et 90% à six mois. Mesurez l'efficacité des activités menées pour conduire le changement dans votre planning en sondant et en interviewant les collaborateurs. Pour faire adopter le projet, certaines entreprises intègrent le taux d'adoption, comme un des éléments de leurs évaluations de performance. Parmi les autres activités on trouve les outils de communication comme la newsletter, les sites internet internes, les démos, ateliers d'information et sessions de formation.

La feuille de route idéale de la gestion du changement

En conclusion, pour élaborer la feuille de route idéale pour réussir la gestion du changement, Forrester recommande de garder à l'esprit les éléments suivants :

- Maintenir le support actif de l'équipe dirigeante pendant toute la durée du projet. Les cadres dirigeants ou le leader du projet doivent être systématiquement derrière le process de changement et être prêts et volontaires à communiquer aussi souvent que le chef de projet le juge nécessaire.

- Assurez-vous que les collaborateurs comprennent bien le besoin de changement. Tous les collaborateurs ne vont pas adhérer au projet dès le départ, mais ils doivent savoir et comprendre les raisons pour lesquelles il est déployé, quels en sont les résultats et les améliorations attendus, à la fois sur le plan personnel, au niveau de l'entreprise et de ses clients.

- Communiquer avec les collaborateurs et non vers eux. Utiliser différentes approches comme les sondages, interviews, newsletters, discussions, email vidéo et web conférences des dirigeants, des déjeuner-réunions informelles, campagnes marketing, pour impliquer les gens. Soyez attentif aux questions qu'ils se posent, à leurs préoccupations et suggestions.

- Affinez en permanence votre planning et vos analyses. Sachez rester suffisamment souple pour modifier et adapter les plans, en fonction des besoins, et assurez-vous de contrôler le rythme d'acceptation du changement parmi les collaborateurs. Utilisez les « supporters » du projet des différentes entités de l'entreprise, pour repérer les zones qui ont besoin d'être redressées.

- Donner de la visibilité au processus de changement. Proposer des expériences qui permettent aux collaborateurs de se sentir à l'aise avec le changement et accompagnez-les dès le démarrage et tout au long du projet.

Article rédigé par

Claire Schooley, Analyste senior chez Forrester
Claire Schooley est analyste senior au Cabinet Forrester. Elle travaille au sein de l'équipe consacrée au management des systèmes d'information. Elle couvre notamment les sujets de l'association de la stratégie, des technologies et de la gestion des talents (performance, organisation des successions, apprentissage formel et informel, recrutement...).

Claire Schooley tient un blog.