Juridique

Dématérialisation obligatoire des factures au secteur public : un enjeu global de simplification

Régine Diyani, directrice de l'Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE), est confiante sur la capacité d’adaptation des entreprises à la facturation électronique.

Régine Diyani, directrice de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE), détaille les enjeux de l'obligation de dématérialiser toutes les factures adressées au secteur public. Selon la taille du fournisseur, l'échéance sera entre le 1er janvier 2017 pour les plus importants au 1er janvier 2020 pour les plus petits.

PublicitéCIO : Techniquement, où en est la possibilité d'adresser des factures dématérialisées à l'Etat et aux autres entités publiques, collectivités ou établissements ?

Régine Diyani : Le portail Chorus Pro a été mis en service en juillet 2016 pour les établissements pilotes et quelques-uns de leurs fournisseurs, volontaires. Il s'agissait notamment de valider le bon fonctionnement du process de bout en bout, en particulier jusqu'à l'intégration à Helios [la comptabilité des collectivités territoriales, NDLR]. Mi-septembre 2016, le portail Chorus Factures, qui permettait d'envoyer des factures dématérialisées à l'Etat seulement, soit environ un million de factures par an, a été fondu dans Chorus Pro.
Techniquement, Chorus Pro accepte l'EDI (flux structurés ou mixtes), le mode API (pour envoi direct via des logiciels de facturation) ainsi que le dépôt en ligne de PDF, de PDF signés et de saisies manuelles sur le portail.

CIO : Quelle est l'ampleur attendue du projet à terme ?

Régine Diyani : Notre estimation est de 90 millions de factures par an. Nous ne pouvons procéder que par estimation car, pour les collectivités locales, un même mandat de paiement peut concerner plusieurs factures. Nous estimons le nombre de fournisseurs, de même, à un million. Certains fournisseurs, comme EDF, sont communs à pratiquement toutes les entités publiques tandis que d'autres sont spécifiques à telle ou telle, typiquement le boulanger alimentant une cantine scolaire.
Rappelons que l'obligation d'adresser les factures de manière dématérialisée va être progressive. Au 1er janvier 2017, seules les grandes entreprises seront concernées, soit environ 200 groupes correspondant à 17 000 SIRET [en principe, un code SIRET correspond à un établissement, NDLR]. Notre estimation est, pour cette phase, de 30 millions de factures, soit le tiers du total.

L'obligation concerne :
- 1er janvier 2017 : grandes entreprises (selon la classification de l'INSEE) et personnes publiques.
- 1er janvier 2018 : entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés, chiffre d'affaires inférieur à 1,5 Md€ ou bilan inférieur à 2 Mds€).
- 1er janvier 2019 : petites et moyennes entreprises (moins de 250 salariés, chiffre d'affaires inférieur à 50 M€ ou bilan inférieur à 43 M€).
- 1er janvier 2020 : micro-entreprises (moins de 10 salariés, chiffre d'affaires ou bilan inférieur à 2 M€).

CIO : Quels sont les enjeux de cette réforme ?

PublicitéRégine Diyani : L'enjeu est global, aussi bien en termes de simplification interne des processus au sein de l'Etat et des autres entités publiques qu'au sein des entreprises. Une fiche d'impact de l'ordonnance sur la facturation électronique a établi des estimations de réductions des coûts selon diverses hypothèses, l'économie induite par la dématérialisation de la facturation pourrait atteindre près de 710 millions d'euros à partir de 2021.
Nous estimons que pour les destinataires de factures dématérialisées, la refonte du circuit de traitement des factures est une opportunité pour revoir le processus de commande et l'optimiser ou le simplifier. L'AIFE ne s'occupe de ce processus qu'au sein des services de l'Etat, mais toutes les entités publiques seront vraisemblablement amenées à suivre la même démarche. Par exemple, pour simplifier les facturations à l'Etat de petits montants, nous voulons développer l'utilisation des cartes achat.
Bien entendu, l'enjeu se mesure aussi en termes de développement durable. Cette mesure offre ainsi la possibilité d'économiser une grande quantité de papier.
Pour les entreprises, enfin, il s'agit à la fois de simplifier leurs propres processus internes mais aussi d'accroître la transparence sur le traitement de leurs factures. Nous allons, grâce à la dématérialisation, fiabiliser l'horodatage des dépôts de factures afin que les délais de paiement reposent sur des données incontestables. Ensuite, exactement comme on a pu le voir avec le portail destiné aux prestataires du Ministère de la Justice tous les fournisseurs vont constater par eux-mêmes une accélération du traitement de leurs dossiers et, en tous cas, mieux suivre en ligne où en est le traitement de leurs factures.
Si on regarde l'exemple des pays scandinaves, en avance sur la France à ce sujet, on a bien vu que la généralisation de la facturation électronique a été facilitée par la dématérialisation des factures adressées à l'Etat.

CIO : Les entreprises sont-elles prêtes à vous adresser leurs factures de manière dématérialisées ?

Régine Diyani : Les grandes entreprises sont parfaitement au courant. A priori, il ne devrait pas y avoir de soucis. La seule difficulté pourrait surgir des mentions obligatoires à indiquer : le SIRET de l'établissement facturé, le code du service concerné si nécessaire, ainsi que, pour l'Etat et les entités publiques le souhaitant, un numéro de commande (le numéro d'engagement juridique). Ces mentions existaient déjà dans Chorus Factures et les entreprises doivent donc simplement s'assurer de bien disposer de ces informations.
Le début d'année entraîne traditionnellement moins de factures que la fin d'année. Cela facilitera la transition. En cas de difficultés sur la mise en place des projets EDI, n'importe quelle entreprise peut commencer par déposer sous forme de PDF ou saisir sur le portail, ce qui est extrêmement aisé. Ces modes de facturation sont vite lourds dans une grande structure mais peuvent être adaptés pour les entreprises plus petites. Nous avons beaucoup travaillé avec les fédérations professionnelles pour faciliter l'évolution au sein des entreprises, surtout les plus petites.