Projets

Covid-19 : comment le département d'Ille-et-Vilaine s'est adapté en urgence à la généralisation du télétravail

Mona Izabelle, Déléguée générale à la transformation, et Benoît Moraillon, Directeur des systèmes numériques du département d’Ille-et-Vilaine, ont mis en place un protocole strict pour une remise des postes sécurisée contre toute contamination.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°181 !

Ce que le Covid-19 a appris aux DSI

Pendant la crise sanitaire, le business continue. Indubitablement, la crise sanitaire du Covid-19 aura eu et va continuer d'avoir un impact, probablement durant plusieurs années, sur l'économie. Plutôt que de se replier sur soi, c'est le moment de remettre à plat les processus. C'est le moment...

Découvrir

Alors que seulement la moitié des 3600 postes étaient des portables, la crise du Covid-19 a obligé le département d'Ille-et-Vilaine à déployer en urgence un parc de laptops.

Publicité« Le Département d'Ille-et-Vilaine, comme tous les Départements, est dans un contexte très délicat car il doit assurer ses missions obligatoires comme par exemple la protection de l'enfance ou la protection maternelle et infantile. Il doit aussi assurer toutes les prestations sociales en direction des Personnes âgés, personnes handicapées mais également en direction des usagers en situation difficile... » a rappelé Mona Izabelle, Déléguée générale à la transformation du département d'Ille-et-Vilaine. Le Département compte un peu plus de 4200 agents (en comptant les assistants familiaux) mobilisés sur de nombreux services que ce soit en central ou sur le terrain au plus près des usagers (maintenance de 58 collèges publics, les routes, etc...). 3500 agents sont équipés d'un PC individuel et il existe en tout 3600 postes installés.

Bien que la décision n'ait rien eu à voir avec l'actuelle crise, le département avait déjà lancé le télétravail. La moitié des agents étaient déjà équipés de portables. Un référentiel des métiers accessibles au télétravail avait été mis en place. Mais ce télétravail était dans sa phase expérimentale et concernait des volontaires, un jour par semaine. Depuis le 1er janvier 2020, le télétravail avait été élargi. Le système d'information avait été adapté à cette situation. Un VPN avait ainsi été mis en place pour accéder à des applications métier nécessitant ce type de sécurisation. D'autres applications étaient prévues pour être en ligne avec une sécurisation nativement adaptée, sans besoin impératif de recourir à un VPN.

La crise comme accélérateur d'une transformation prévue

Si les agents utilisent pour l'instant la suite Microsoft Office classique, elle avait été enrichie avec Teams. Un partage de fichiers utilisant NextCloud sur serveurs propres existait également. Benoît Moraillon a souligné : « la crise a été un accélérateur. Nous avons lancé dans le grand bain de la collaboration en ligne, sur Teams ou avec NextCloud, des utilisateurs alors que ces solutions étaient, pour nous, encore en expérimentation. » Surtout, le télétravail est passé d'une opération ponctuelle pour des volontaires à une généralisation, donc imposée, et un usage constant.

Lorsque la décision de confinement a commencé à être envisagée, entre fin Février et début Mars, le Département a tout de suite réagi. « Il existait un marché public d'équipement pour le renouvellement prévu des postes fixes en portables et nous avons alors anticipé les dotations en urgence » a indiqué Benoît Moraillon. S'appuyant sur son partenaire distributeur Pentasonic, le département s'est alors fait livrer rapidement les Toshiba Dynabook de la dotation annuelle, soit 270 postes. Benoît Moraillon s'est félicité de la réactivité de son partenaire et de la capacité des équipes à s'adapter et à répondre rapidement aux besoins des services.

PublicitéDoter en urgence et aussi en sécurité

Recevoir des centaines de cartons de PC est une chose. Que chaque agent dispose d'un poste de travail configuré, sans être contaminé, en est une autre. La DSN départementale est alors entrée en phase de gestion de crise en se mobilisant pour mettre rapidement à disposition les machines nécessaires en commençant par les personnels les plus prioritaires. Benoît Moraillon a précisé : « le plan de continuité d'activité déjà établi définissait les agents prioritaires avec différents niveaux et nous avons suivi cet ordre. »

Les équipes de la DSN ont donc constitué des ateliers pour configurer les PC à la chaîne. Chaque agent travaillait avec des gants et utilisait ensuite une lingette désinfectante pour nettoyer le PC. Enfin, chaque poste était stocké deux jours sans aucun contact avec un être humain pour éviter la persistance du moindre germe. « Le département dispose pour ses missions de médecins et nous avons fait valider le protocole par eux » a insisté Benoît Moraillon.

Une remise « sans contact »

Le PC était donc stocké dans un site de remise. Chaque agent à doter avait alors un rendez-vous individuel. En arrivant, il ne rencontrait personne. Il prenait un poste et suivait une procédure écrite pour réaliser une première connexion au SI et ainsi achever la personnalisation de son PC. Puis il repartait chez lui. Chaque rendez-vous prenait une demi-heure. « Le processus était donc très lent mais, au moins, nous avions la certitude de ne pas mettre en danger nos agents » a soupiré Benoît Moraillon.

Si tout s'est bien passé, cela a reposé tout d'abord sur une anticipation d'une évolution inéluctable vers le télétravail et la collaboration en ligne. Mais aussi sur la conception d'un plan de continuité d'activité qui prévoyait, par exemple, des rangs de priorité pour la dotation en urgence des personnels. Les décisions étaient donc déjà prises, il ne restait qu'à mettre en oeuvre. Comme disait Louis Pasteur, « la chance ne sourit qu'aux esprits bien préparés. »