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Comment Vinci Energies a organisé sa transition vers l'ERP S/4HANA

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Depuis août 2018, S/4HANA est en production chez Vinci Energies. L'entreprise est l'une des premières à avoir migré sur la nouvelle génération d'ERP de SAP dans un marché français plutôt attentiste. Retour sur leur expérience à travers le témoignage de Florian Cazeres, à la tête de l'équipe Technology SAP chez Vinci Energies.

PublicitéSelon Jan Gilg, vice-président senior et directeur de l'offre S/4HANA chez SAP, plus de 11 500 clients seraient d'ores et déjà passés sur S/4HANA ou en cours de transition, dont 61% des entreprises du Global 2000 et 80% de celles du DAX (l'équivalent allemand du CAC40). Cependant, en France la plupart des clients de SAP se montrent encore hésitants à franchir le pas, malgré l'échéance qui se rapproche peu à peu (lors de la Convention 2019 de l'USF, SAP a confirmé l'arrêt du support de ECC en 2025).

Pour Jan Gilg, « les transformations que vivent actuellement tous les secteurs d'activité imposent d'aller vite. Les entreprises ont besoin de solutions qui leur permettent à la fois d'optimiser leurs processus opérationnels et de déployer de nouveaux modèles économiques, comme la souscription. » Pour rendre les bénéfices plus tangibles, SAP met en avant quelques chiffres émanant de gros clients, comme le fournisseur d'électricité Enel, qui a réduit ses délais de facturation de 50% en passant à S/4HANA, ou Parksons Packaging, qui est passé d'une journée à une heure pour ses clôtures mensuelles. Malgré tout, les grandes organisations, qui ont souvent lourdement investi dans l'ERP en place, peinent encore à identifier la valeur métier d'un tel projet, perçu avant tout comme une migration technique.

En amont, le déploiement d'un core model unique

Dans ce contexte globalement attentiste, Vinci Energies, l'une des premières grandes entreprises françaises à avoir effectué la migration, fait figure de pionnier, et ses retours d'expérience suscitent l'intérêt. L'entreprise, marquée par une forte croissance externe, se caractérise par une organisation très distribuée, avec plus de 1 000 entités légales. Les systèmes d'information du groupe sont gérés par une DSI centralisée, dirigée par Dominique Tessaro. Elle comporte environ 600 collaborateurs, dont 400 en interne. Environ 220 personnes travaillent sur les systèmes SAP.

Florian Cazeres dirige une équipe chargée de suivre les technologies SAP chez Vinci Energies. Il nous raconte comment s'est déroulé le projet de migration et détaille les raisons à l'origine du projet. « Nous avions un paysage très hétérogène en termes de solutions de gestion, avec des systèmes SAP ECC, Oracle, Agresso, Microsoft... Dès 2013, nous avons décidé de rationaliser ces environnements, en déployant un core model unique, live depuis début 2015. »

Vinci Energies a choisi de construire ce core model sur SAP ECC, en conservant seulement la solution Microsoft Dynamics pour les petites filiales. En 2016, l'entreprise a fait le choix de remplacer la base de données de l'ERP, passant sur la base en mémoire SAP HANA. A ce moment-là, le groupe avait déjà en ligne de mire la migration sur S/4HANA, qu'il commence à préparer dans la foulée. En septembre 2017, le projet de migration démarre, avec pour objectif de basculer fin juillet 2018. « Nous avons réalisé la migration en trois jours. Dès le mois d'août, 600 sociétés du groupe dans 11 pays utilisaient le nouveau système, représentant 9,5 milliards d'euros de chiffre d'affaires », relate Florian Cazeres.

PublicitéVinci Energies a mis en place une suite ERP complète, qui couvre la finance, la comptabilité, la gestion des projets, les ressources humaines (gestion des temps et paie), les ventes et expéditions, la gestion des stocks et achats, ainsi que le service client. Aujourd'hui, le core model, dénommé Codex, est déployé dans 700 filiales et 15 pays. Près de 32 000 utilisateurs travaillent sur la version 1709 de S/4HANA, installée sur site.

Une migration présentée comme un projet technique

« Le projet était piloté par la DSI. Nous voulions migrer afin de pouvoir ensuite proposer des scénarios innovants et apporter des bénéfices pour les métiers. Effectuer cette migration tôt nous a permis de bénéficier de l'accompagnement de l'éditeur », explique Florian Cazeres. « Nous n'avons pas cherché à survendre le projet : la DSI a identifié quelques scénarios clefs où il était possible d'obtenir des bénéfices concrets. », ajoute-t-il. Le premier gain était d'ordre technique, avec une augmentation de la capacité de notre base de données, de 3 à 4 téraoctets. Vinci Energies a également rebâti le processus de reporting trimestriel sur S/4HANA. « A l'issue du projet, celui-ci était 60 fois plus rapide », témoigne Florian Cazeres. La migration a aussi permis de rendre la page d'accueil du portail compatible avec le navigateur Chrome, de plus en plus utilisé dans le groupe.

Florian Cazeres a relevé cinq défis rencontrés pendant la migration : le premier était la reprise de 18 années d'historique de données financières. « Quand nous avons activé le modèle de comptabilité New GL en 2015, nous avons été confrontés à plusieurs incohérences. Il a fallu effectuer un gros travail de nettoyage. » Des enjeux de qualité des données sont également apparus sur les données de référence des bases de clients et de fournisseurs. Troisième défi, l'impact important de la migration sur les développements spécifiques existants. « Si on reprend le code tel quel, le reporting continue de fonctionner sur S/4HANA, mais parfois de façon plus lente. Les développeurs ont dû comprendre le nouveau modèle de données pour recréer des vues spécifiques », précise Florian Cazeres. Fiori, la partie Mobile de SAP, a aussi été impactée : dans certains cas, il a fallu réinstaller les versions des applications, ou alors adapter les applications pour les rendre compatibles avec S/4HANA. Enfin, plusieurs chantiers techniques étaient nécessaires en amont de la migration, pour mettre en place les bonnes versions de HANA, du système d'exploitation ou de Fiori.

Préparer le terrain pour l'innovation

Maintenant que S/4HANA est en place, la DSI peut travailler sur l'innovation. Une mission dont est chargée l'équipe de Florian Cazeres. « Il est assez difficile de porter la transformation dans une organisation IT classique. Pour suivre le rythme de l'éditeur, il faut créer une structure à part. Mon équipe regroupe des consultants, des développeurs et des architectes. Nous suivons les évolutions technologiques autour de SAP, afin d'identifier des opportunités pour les métiers et d'accélérer l'innovation. »

Dans cette optique, plusieurs représentants de Vinci Energies sont venus au TechEd cette année. « Notre priorité maintenant, c'est d'embarquer les métiers. Nous travaillons notamment sur l'automatisation du processus de réconciliation des factures, ainsi que sur le reporting en temps réel, l'une des premières demandes des utilisateurs », relève Florian Cazeres. Pour l'automatisation, l'entreprise explore le potentiel de technologies comme le Machine Learning avec SAP Leonardo, ou bien la RPA (Robotic Process Automation), avec la solution de Blue Prism. Sur le reporting, la DSI a déployé plusieurs tableaux de bord, très appréciés des opérationnels, en utilisant les fonctionnalités analytiques embarquées dans S/4HANA. « Grâce à ces outils, nous mettons à la disposition de nos responsables d'affaires des tableaux de bord en temps réel, où ils peuvent visualiser leurs indicateurs personnalisés, les échéances de facturation, les éventuels retards... Nous voulons également profiter des possibilités offertes par Fiori 3 pour personnaliser davantage les interfaces et pousser des informations aux utilisateurs, grâce aux notifications, et aux alertes basées sur des seuils », détaille Florian Cazeres.

Si le système ERP du groupe n'a clairement pas vocation à basculer sur le cloud, l'entreprise a cependant déployé plusieurs solutions cloud de SAP en complément de S/4HANA sur site, optant pour une stratégie hybride. Vinci Energies utilise notamment SAP Cloud Platform sur la plateforme multi-cloud Cloud Foundry, afin d'intégrer ses différents environnements et de profiter des technologies associées. Elle a aussi déployé SAP Analytics Cloud pour le reporting stratégique auprès des différentes directions, ainsi que la suite C/4HANA pour toute la gestion des interventions chez les clients du groupe.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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