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Comment Système U veut diffuser les Google Apps dans tout le groupe

Les collaborateurs des magasins sont audités sur leurs pratqiues numériques

Depuis fin 2013, Système U utilise la messagerie Gmail pour ses services centraux mais veut s'ouvrir à d'autres fonctions et aux magasins du groupement.

PublicitéCréé en 2011, le GIE Iris est la DSI de Système U, groupement coopératif de 1755 magasins et 65 000 collaborateurs. Au départ, le GIE a dû unifier les différents systèmes d'information régionaux du groupe en un seul système national. C'était son premier objectif avec un budget de 60 millions d'euros sur cinq ans. Depuis fin 2013, le groupe s'est lancé dans les Google Apps (aujourd'hui Google for Work), 14 500 collaborateurs du groupe les utilisent, essentiellement dans les fonctions centrales, le but est d'étendre cette utilisation aux magasins.

Après la messagerie Gmail, Système U est passé à Hangout (en délogeant Webex), à Calendar puis à des applications tierce, avec l'intégrateur lyonnais LumApps qui a développé l'annuaire et l'intranet, expliquait Philippe Bonnet, responsable d'applications au sein d'Iris, lors du séminaire organisé au siège de Google par gPartner, filiale de Devoteam. Autre précision, le Gie Iris a également initié quelques POCs pour tester LumWork, un espace collaboratif créé par LumApps, qui s'intègre dans Google for Work ainsi que SoftWatch, autre intégrateur Google qui propose des solutions de migration vers Google Apps (ou Office 365).

Une réunion tous les 15 jours

Le plus étonnant dans le témoignage de Philippe Bonnet provient, non pas des choix de Google for Work, mais de la manière dont il l'intègre et va le diffuser dans le réseau de magasin. Iris, souligne Philippe Bonnet est accompagné par l'intégrateur G Partner, tous les quinze jours ils tiennent un atelier avec des clients (c'est-à-dire des adhérents du groupement) du GIE, par exemple sur la sécurité des Google Apps.

Mais Système U veut éviter la diffusion des Google Apps par le haut, par le Gie, il cherche donc à développer des formules d'adhésions et de participation. C'est le projet des TransfoLab, qui réunissent des collaborateurs du groupement au cours d'une matinée complète, un atelier avec une seule question à résoudre en utilisant les Google Apps. Deux sessions ont déjà été organisées avec 20 participants, une au mois de novembre 2015 et l'autre en mars de cette année. L'idée est de développer la créativité pour changer les usages. Un FabLab, espace ouvert pour tester les usages, est également disponible pour les collaborateurs qui veulent se familiariser avec les outils Google for Work.

Dernier module, l'immersion en magasin, une initiative de Google. Cinq collaborateurs d'un magasin, dont le propriétaire et associé sont interrogés sur leurs pratiques des outils numériques quotidiens et du collaboratif. Google réalise en fait un audit et un compte-rendu, où la journée de travail est restituée avec sur plusieurs points les possibilités d'amélioration par les outils Google. Philippe Bonnet cite le fameux exemple des CV reçus et entassés dans des boîtes. La solution proposée, scanner, stocker dans Drive, indexer les recherche apporte évidemment simplicité et sureté. Un associé peut le faire lui-même. C'est la démonstration par l'exemple sur laquelle mise Google pour pénétrer les entreprises.

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