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Comment Sanofi a optimisé sa gestion des contrats

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Le groupe pharmaceutique Sanofi a eu recours à Icertis Contract Intelligence Platform pour outiller sa démarche d'harmonisation de la gestion des contrats au niveau mondial en étant accompagné par Wavestone.

PublicitéA l'origine filiale pharmaceutique du pétrolier Elf Aquitaine créée en 1973, Sanofi (issu de « Santé Omnium Financier ») a, suite à un très grand nombre d'acquisitions et de fusions en plus d'un fort développement interne, aujourd'hui une présence mondiale dans les médicaments comme dans les vaccins. Avec une capitalisation supérieure à 100 milliards d'euros, un chiffre d'affaires d'environ 36 milliards d'euros, un résultat annuel net de 12,3 milliards et plus de 100 000 collaborateurs, le groupe est un acteur majeur de son secteur. La taille et la complexité du groupe amènent bien sûr des difficultés courantes comme l'harmonisation des pratiques entre entités à travers le monde. En particulier, en 2017, la gestion des contrats engageant la société (achats et autres contrats commerciaux surtout) devait être optimisée. Il en a découlé une démarche de transformation portant autant sur l'outillage de cette gestion que sur les process associés puis sur la création d'une entité dédiée, le Centre d'Excellence de Gestion des Contrats.

En 2017, il n'existait aucune base centralisée des contrats. Il arrivait qu'aucune gestion électronique de ceux-ci ne soit mise en oeuvre dans certaines entités du groupe, entraînant des difficultés d'accès aux documents contractuels qui, pourtant, engagent le groupe. « Plus de 65 systèmes de gestion des contrats ont été recensés par la direction juridique qui a arrêté de compter à ce niveau là » se souvient Céline Arquizan, à l'époque responsable du projet d'harmonisation et aujourd'hui responsable stratégie et développement du Centre d'Excellence de Gestion des Contrats. Parmi ces 65 solutions, certaines devaient être rapidement remplacées en raison de leur obsolescence technique. A cette époque, le groupe a décidé de mettre en oeuvre une globalisation de chaque fonction support, notamment les achats et le juridique. Une remise à plat de la gestion contractuelle a donc été naturellement décidée.

Un projet avant tout d'outillage et d'harmonisation procédurale

Dans un premier temps, Sanofi a décidé de revoir les process de gestion contractuelle et d'outiller ceux-ci avec un logiciel unique au niveau groupe. Il s'agissait d'harmoniser entre toutes les entités des règles de base comme qui fait quoi et quand lorsqu'un contrat est négocié. De plus, il fallait aussi garantir une conformité aux règles internes comme aux prescriptions légales et sécuriser juridiquement la contractualisation. Céline Arquizan précise : « nous voulions réduire nos temps de cycle, tracer les étapes, être en mesure d'auditer l'exécution des process... » Parmi les éléments fondamentaux au lancement du projet, il y avait notamment la mise en place d'une base de données unique pour tous les engagements contractuels du groupe afin d'en assurer la visibilité.

PublicitéEn 2017, Sanofi a commencé par construire son cas d'usage et donc formaliser exactement son besoin. Puis, il a lancé un appel au marché d'une part auprès d'une dizaine d'éditeurs (dont Icertis), d'autre part en publiant un appel d'offres ouvert auquel cinq autres éditeurs ont répondu. Une équipe pluridisciplinaire a alors examiné les offres et retenu la solution Contract Intelligence Platform d'Icertis. « Conformément à la stratégie générale de Sanofi, il s'agit d'un SaaS » précise Sandrine Fleischman, responsable du Centre d'Excellence de Gestion des Contrats de Sanofi. Le contrat a été conclu pour une durée de cinq ans sous la forme d'un forfait « entreprise » dont le coût est sans lien direct avec le volume de contrats ou le nombre d'utilisateurs. Tous les contrats conclus par Sanofi en matière de SaaS incluent des clauses sur la localisation des données, leur sécurité, etc.

Phase exploratoire pour les modules d'intelligence artificielle

Parallèlement, Sanofi a sélectionné Wavestone pour l'accompagner. Le contrat a été signé en juin 2017, le projet effectivement mis en route en septembre et un premier lancement en mode pilote opéré sur le périmètre achats en France et aux Etats-Unis en mars 2018. Le périmètre a ensuite été progressivement étendu à la fois sur le plan géographique et fonctionnel. En 2020, la totalité du périmètre achat a été achevé. Le périmètre des contrats commerciaux (fusions-acquisitions, distribution, etc.) a alors été débuté. La création d'une entité dédiée à la gestion globale et harmonisée des contrats, le Centre d'Excellence de Gestion des Contrats, a, elle, eu lieu en 2019. Il s'agit d'un centre de service partagé rattaché en tant que tel à la direction financière du groupe même si elle possède des membres dans tous les pays, à proximité des différentes directions juridiques locales.

D'un point de vue fonctionnel, Sanofi utilise aujourd'hui la solution avant tout comme une gestion électronique de documents améliorée. En plus de la gestion du workflow complet et des droits d'accès, la solution d'Icertis assure des reportings, des notifications (dates d'expiration, de renouvellement, etc.) et la signature électronique des contrats via un module Adobe eSign. Au delà de ce qui avait été prévu par Sanofi en 2017, Icertis propose des modules et des fonctionnalités actuellement explorés par le groupe pharmaceutique. En particulier, l'intelligence artificielle développée par l'éditeur pourrait être utilisée pour piocher des informations dans les contrats et automatiser certaines procédures. Céline Arquizan mentionne ainsi la possible automatisation de reportings comptables liés aux engagements contractuels prévus par la norme IFRS 16. L'IA pourrait aussi servir à analyser les contrats pour faciliter le pilotage contractuel notamment dans la création de la liste des obligations contractuelles. Ce pilotage pourrait s'avérer précieux dans le cas du transfert d'une entité (cession ou acquisition) avec les contrats associés.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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