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Comment les méthodes agiles ont accéléré le déploiement de l'aide à la décision à l'Université Paris Dauphine

François Madjlessi, Directeur du Numérique / CDO de l’Université Paris Dauphine, a mis en place des outils pour accompagner la dématérialisation du processus d’admission.

L'Université Paris Dauphine a accéléré le traitement des dossiers d'admission grâce à des outils d'aide à la décision développés en mode agile.

Publicité« L'Université Paris Dauphine reçoit, en Mars, 50 000 dossiers de candidatures et 3000 étudiants sont admis au mois de Juin » indique François Madjlessi, Directeur du Numérique / Chief Digital Officer de l'Université Paris Dauphine. Il explique : « nous avons donc trois mois pour instruire les dossiers et donner à chacun une réponse. » Ce processus obéit à des règles strictes et vise à admettre, bien entendu, les meilleurs candidats. Pour optimiser et accélérer le processus, de nouveaux outils d'aide à la décision ont été mis en place en utilisant les méthodes agiles.

Il s'agit bien d'aide à la décision car, pour des raisons autant éthiques que légales, le recours exclusif aux algorithmes est prohibé. Le jury est simplement éclairé sur les points essentiels de chaque dossier et voit ainsi sa prise de décision facilitée. Mais le jury reste absolument souverain, l'intelligence artificielle étant juste une aide au tri pour l'admissibilité. « Il y a quelques années, les dossiers papiers étaient traités par caisses entières et notre objectif était aussi de tout dématérialiser » raconte François Madjlessi.

Efficacité et rapidité

Les dossiers sont, techniquement parlant, stockés dans une base Sharepoint. Les traitements sont opérés avec des algorithmes transcrits en Java et Javascript. Mais ces algorithmes devaient être des aides véritables pour chaque jury. François Madjlessi relève donc : « pour éviter un échec global, nous avons opté pour une co-construction, par petits pas, avec des livraisons régulières. » Là où certaines universités ont mis neuf ans à développer ce genre d'outils pour aboutir à un produit mécontentant les enseignants, l'Université Paris-Dauphine n'a mis que deux ans pour son propre projet et qui donne satisfaction.

« La méthode a cassé le mur entre les SI et les enseignants » se réjouit François Madjlessi. Le bilan qu'il tire est très positif : « c'est la démonstration que l'approche agile est parfaitement adaptée au secteur public. Et, pour nous, en plus, nous formons ainsi les étudiants autant que les enseignants à l'agilité. » Cela dit, même si l'approche est également une manière de maîtriser les coûts, le désir des enseignants et des autres métiers de mettre partout de l'agilité suite à une bonne première expérience n'est pas nécessairement pertinent. « Cela n'est pas toujours possible ou adapté » reconnaît François Madjlessi.