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Comment le Club Med a modernisé un processus clef grâce au cloud et au low code

De gauche à droite, Pierre Deparis, responsable applications métier support (finance/RH) et Jérémy Eudeline, manager SI financier au Club Med, ont témoigné sur leur projet HomAIR, réalisé avec le cloud et la plateforme APEX d’Oracle.

Pour unifier son processus de gestion des marges sur l'achat et la refacturation des transports, le Club Med s'est appuyé sur la plateforme low code APEX et le cloud d'Oracle, accompagné par son partenaire Sqorus.

PublicitéLors d'un webinaire organisé conjointement par Oracle et l'AUFO le 19 janvier 2022, le Club Med a présenté plus en détail son projet HomAIR, pour lequel il a obtenu le trophée de l'adaptation et de l'anticipation et le trophée coup de coeur du public en juin 2021, lors des Trophées Oracle des Clubs Utilisateur. Ce projet stratégique visait à optimiser la gestion des marges sur les réservations aériennes et la refacturation de ces achats aux clients, dans le contexte difficile de la crise sanitaire.

« La crise du Covid-19 s'est révélée à la fois globale, longue et douloureuse. En 72 ans d'existence, le Club a dû pour la première fois fermer l'ensemble de ses resorts en avril 2020 », a rappelé Pierre Deparis, responsable applications métier support (finance/RH) au Club Med en introduction. Dans ce contexte, le Club Med a lancé un plan d'action massif pour recentrer sa stratégie, piloter plus finement ses coûts et gagner en efficacité, tout en veillant à ne pas freiner le rebond. « Grâce à cela, nous avons réussi en 2021 à rénover quatre villages et à en ouvrir quatre nouveaux », indique Pierre Deparis. Si la pandémie a mis un coût d'arrêt à de nombreux projets IT et digitaux, ceux présentant un retour sur investissement rapide et facilitant le pilotage des coûts sont en revanche montés en tête de liste. Ce fut le cas du projet HomAIR, qui concernait un processus clef pour la gestion des marges et la trésorerie : en effet, le cycle de réservation des transports représente en temps normal 300 000 lignes de factures et 21% des coûts opérationnels du groupe. La crise sanitaire a entraîné un nombre sans précédent d'événements à traiter, avec de multiples annulations, reports et changements de transports. Le Club Med avait besoin d'une solution adaptée pour gérer cet afflux massif de données, l'existant ne suffisant plus. « Il s'agissait d'abord de gérer l'obsolescence de notre système historique, tant sur le plan fonctionnel que technique. Ensuite, il fallait centraliser les informations, pour ne plus avoir qu'un seul environnement là où le système en place reposait sur trois outils différents. Enfin, il fallait déployer un core model, tout en restant capable de prendre en compte les spécificités à l'échelle locale, comme la gestion multidevise dans certains pays », décrit Pierre Deparis. À cela s'ajoutait un quatrième enjeu, la rapidité de mise en oeuvre, qui devenait impérative.

Du spécifique avec des briques standard

Le Club Med a alors lancé un appel d'offres afin de trouver une solution répondant à ses critères, avec un planning très ambitieux et un budget relativement serré en raison de la crise. « Nous avions également la volonté de mettre les métiers au coeur du projet, dans une démarche de co-construction », souligne Jérémy Eudeline, manager SI financier au Club Med. Les équipes de contrôle de gestion transport de la BU Europe Afrique ont notamment pris part à la démarche afin d'apporter cette vision métier, rejointes un peu plus tard par la comptabilité. Les besoins exprimés par le groupe portaient davantage sur des aspects fonctionnels que technologiques selon Jérémy Eudeline. « D'un point de vue technique, nous n'avons pas mis beaucoup de barrières : quelques prérequis de sécurité sur les échanges, les données. Notre cahier des charges exprimait avant tout des besoins métiers, fonctionnels, mais nous avions toutefois envie d'une application moderne, avec une ergonomie qui donne envie de l'utiliser. » Le Club Med souhaitait également privilégier ses partenaires historiques pour ce projet, après avoir dû interrompre la plupart des prestations en mars 2020. « Nous avions envie de retravailler avec eux. Nous avons donc resollicité uniquement les partenaires dans notre sphère, pour finalement retenir la proposition de Sqorus », indique Jérémy Eudeline. La soutenance de ce dernier a en effet été particulièrement appréciée, grâce à la présentation d'un prototype qui a « conquis les métiers ». D'autres aspects ont également compté, comme le respect du planning et du budget souhaités. « Ils proposaient également une méthodologie agile, avec des itérations, qui permettait de faire monter le métier à bord », ajoute Jérémy Eudeline.

PublicitéLa solution proposée par Sqorus reposait sur le cloud Oracle (OCI, Oracle Cloud Infrastructure), mais aussi sur la plateforme low code de l'éditeur, Oracle Application Express (APEX). « Au début, nous nous sommes posé la question d'une solution on-premise, mais nous l'avons assez vite écartée quand nous avons vu tout ce que cela impliquait au niveau de la mobilisation des ressources internes, de l'achat de serveurs », confie Pierre Deparis. Avec le choix d'une solution cloud, l'équipe technique et le RSSI ont bien entendu été impliqués, mais dans une moindre mesure qu'avec un projet sur site. « Nous avons gardé un focus métier, en nous affranchissant totalement des aspects techniques », pointe le responsable applications métier support. En termes de produits, l'équipe a perçu très vite les capacités de la plateforme low code Oracle, pour le reporting, l'analytique et l'ajustement des processus. « Nous faisons en quelque sorte du spécifique, qui répond à notre besoin, mais avec les briques standard de la solution », résume Jérémy Eudeline. À travers ce projet, le Club Med se projetait également à plus long terme, en évaluant le potentiel de l'offre PaaS (platform-as-a-service). « Nous pensions aussi à demain en faisant ce projet, aux enjeux que nous avons avec d'autres outils. C'était pour nous une première façon de tester le cloud d'Oracle, de voir ses possibilités, par exemple sur la connexion SSO ou sur l'intégration », explique Jérémy Eudeline.

Des données disponibles rapidement

Entre le moment où le projet a démarré et la livraison du premier lot, 2-3 mois se sont écoulés. « Ce premier lot était notre MVP (minimum viable product), là où nous avions un enjeu de planning, et nous avons tenu ces délais », souligne Jérémy Eudeline. Au fur et à mesure que l'équipe a appris à connaître la solution et ses capacités, d'autres cas d'usage sont arrivés - comme la consolidation des données dans une seule devise, pour donner aux achats une vision globale de la consommation avec nos fournisseurs, comme les compagnies aériennes. Aujourd'hui, le projet intègre 21 pays et compte 50 utilisateurs répartis partout dans le monde. « Le bénéfice majeur c'est l'unification, le fait d'avoir toutes les données d'un même processus dans un environnement unique. Nous traitons environ 230 000 billets par an, dont plus de la moitié ont été modifiés ou annulés avec la crise. Pour les utilisateurs, le bénéfice c'est la rapidité de traitement de ces données, ainsi que la restitution, avec l'apport du reporting et des KPI », estime Jérémy Eudeline. Celui-ci note également un autre bénéfice, la facilité avec laquelle l'outil peut évoluer, sa capacité à changer. « Dans le projet, il y avait 8 lots initiaux. Après un an d'utilisation, nous avons lancé un nouveau lot pour améliorer certaines choses et aussi étendre le périmètre à d'autres cas d'usage. C'est un outil qui va vivre et évoluer rapidement », insiste Jérémy Eudeline. De son côté, Pierre Deparis souligne aussi l'ergonomie d'Apex, avec la facilité d'apprentissage et de prise en main. « Certains utilisateurs rentrent aujourd'hui dans la solution par l'analytique plutôt que par le transactionnel, renversant un peu l'ordre habituel des choses », pointe également le responsable applications métier support.

Après HomAIR, le Club Med a lancé deux autres projets sur la plateforme APEX : le premier, lancé en janvier 2022, pour développer un nouvel outil de suivi budgétaire pour la direction, et l'autre pour la direction développement et construction, pour suivre les engagements financiers sur les projets de construction.